De eerste bestelweek in Gelderland...

Vorige week kende het team Centraal Collectioneren van Gelderland zijn eerste bestelweek. Met negen stichtingen en 40 vestigingen. Na een maandje voorbereiding ging men aan de slag. Hoe gaat nou zo’n eerste bestelweek? We gunnen u een blik in de werkruimte van de collectioneurs…

 

De aanschafweek begint met een kort overleg. Hebben we alle spullen? Doet alles het? Zijn er nog dingen waar we speciaal op moeten letten? En dan begint het team. Een team dat trouwens letterlijk op halve kracht draait. Een deel is op vakantie, zoals in alle bibliotheken.

 

Het grote schema dat bij ons aan de muur hangt wordt de eerste uren veelvuldig geraadpleegd: hoe zat het ook al weer met de abonnementen?, hoeveel mocht Nijkerk ook al weer aanschaffen? Op een ander schema houden we bij voor welke stichtingen, we welke bestellingen al hebben afgerond.

 

Ondertussen beginnen de teamleden hun eerste bestellingen te doen. Soms in voor hen nieuwe systemen. Teamleden helpen elkaar daarbij. De een heeft veel ervaring in Wise de ander in VSmart.  De eerste uren gaan dan ook vooral op om voor jezelf te ontdekken wat een prettige werkwijze is.

 

Af en toe klinkt er een zucht als we weer een technisch foutje hebben gemaakt. Die nieuwe systemen voelen echt als opnieuw leren fietsen.

 

Ondertussen schuift Eliza Kroes van de Rijnbrinkgroep aan. Een aantal bibliotheken is gewend om bij haar te bestellen.  Heleen die de AVM doet, loopt samen met haar de bestellingen door en stemt die af met het NBD-aanbod.  Dat is een handige samenwerking. Daar gaan we nog plezier aan beleven.

 

Ergens in de middag van de eerste besteldag roept één van de teamleden: ik begin het leuk te vinden! En ze bedoelt daarmee dat ze het gevoel heeft dat ze de systemen voldoende kan overzien om haar werk goed uit te voeren.

 

En dan wordt het plotseling heel rustig in de werkkamer. Een serene rust.  Blijkbaar heeft iedereen voldoende informatie en wordt er hard gewerkt. De eerste krulletjes van onderdelen die afgerond zijn, verschijnen op het planbord.

 

Aan het eind van de dag koppelen we terug en maken de planning voor de tweede dag.

 

Het vervolg is wat hectischer. Het is wat puzzelen met de inzet. En jawel, naast koffie halen, mag  ik  zowaar ook nog een klein deel van de aanschaf doen. Mijn oude vakgebied: non-fictie. Leuk om te zien hoe het nu gaat en dat het ook nog veel lijkt op hoe ik het destijds deed.

 

Nog één keer een kort overleg over de laatste onderdelen.  De laatste eindjes worden verdeeld. Nog een race tegen de klok. Maar om half zes ’s avonds – nog alleszins netjes – tikken we de laatste bestelling in het systeem.  Het laatste kringeltje op onze flap wordt gezet. Die laatste bestelling is trouwens het boekje: ‘Babykleertjes breien’, besteld voor vijf vestigingen. Misschien wel een mooie symbolische titel voor een team dat net een bevalling achter de rug heeft….