Zeven ontboezemingen van een collectioneur en één prangende vraag

 

In de afgelopen tijd heb ik samen met een leuk team voor 18 bibliotheekorganisaties in Gelderland collectieplannen gemaakt. Daarbij heb ik nogal wat gezien van collecties. Een paar observaties ga ik met u delen. Wat viel mij op, wat maakte me blij en wat deed mij de wenkbrauwen fronsen? Zeven observaties.

Observatie 1: CD-collecties bijna compleet verdwenen
Na alle 18 bibliotheekinstellingen bezocht te hebben, kon ik concluderen dat er nog twee vestigingen waren die CD's bleven aanschaffen. Twee van de 91 vestigingen waar we voor werken. Nog opvallende is dat het niet de grootste vestigingen zijn: Wageningen en Ermelo.  Arnhem is gestopt bij de overgang naar Rozet en CODA heeft onlangs besloten om ook te stoppen met de CD-collectie.

Nu is afscheid nemen van oude vormen niet erg, mits je ook een goede andere invulling geeft. Want is er geen vraag meer naar muziek? Welnee, ik zie meer 'oortjes' dan ooit om me heen.

Gelukkig hebben we instellingen als de Musidesk en Muziekweb. Maar ik krijg toch een angstig gevoel dat de toegang tot dit soort collecties toch echt zo maar kan verdwijnen. En dat terwijl we in provinciale netwerken vaak met elkaar belijden dat we gezamenlijk toegang willen blijven bieden tot alle vormen van kennis en informatie.

Uiteraard roept u hier dat internet deze markt heeft overgenomen. Met alle piraterij van dien. Maar bibliotheken hebben wel degelijk een mooie aanzet voor emuziek bij Muziekweb. Dat licht zetten we wel compleet onder de korenmaat. Even uit uw hoofd: weet u waar emuziek staat op uw eigen website? En heeft u de dienst al eens uitgeprobeerd? Nee? Dan is het hoog tijd dat u dat gaat doen. En als we dat gedaan hebben moeten we deze dienst veel beter met elkaar over het voetlicht brengen.

Observatie 2: DVD-collecties: leengeld maakt het verschil
Bijna elke bibliotheek heeft speelfilms voor volwassen en jeugd. Sommige bibliotheken vragen leengeld, andere niet. Het verschil is opmerkelijk. Bij bibliotheken zonder leengeld zijn deze collecties vitale onderdelen geworden. De uitleenfrequentie ligt tussen 8 en 12. Geen bibliotheek denkt erover om ermee te stoppen.

Anders is dat bij bibliotheken die leengeld vragen. Daar blijft de uitleenfrequentie steken tussen de 2 en 3 keer per jaar. En bij die bibliotheken heb ik de eerste geluiden gehoord om te stoppen met de aanschaf van DVD's.  Soms adviseer ik om het leengeld dan eraf te halen. Sommige bibliotheken zijn echter dan weer bang dat deze collectie te hard gaat lopen en te veel van het collectiebudget op zal slokken.

Een opmerkelijk verschil.

Observatie 3: Strips
Sommige mensen denken dat de best lopende collectie wel de streekromans zal zijn. Dat is niet waar. Het zijn de B-stripboeken. De uitleenfrequentie van deze collectie ligt in bijna elke bibliotheek boven de 10.  Wie meer uitleningen wil halen, kan dit eenvoudig doen door meer strips aan te schaffen. Over strips en steekromans wordt weleens minachtend gedaan. Ik denk dat dat volledig ten onrechte is. Voor strips geldt dat dit een collectieonderdeel is waar we ook veel jongens mee aan het lezen houden. Dit collectieonderdeel heeft een heel toeleidend karakter naar andere delen van de bibliotheek. Voor streekromans geldt dat we vooral oudere lezers nog heel veel letters en woorden laten lezen. Ik weet zeker dat dit een bezigheid is, die gekenmerkt kan worden als hersengymnastiek.

Observatie 4: Daisy
Nog een opmerkelijke afvaller: Daisy-roms. Een aantal jaren geleden nog met een mooie startsubsidie van Aangepast Lezen geïntroduceerd. En nu constateer ik dat bijna alle bibliotheken zijn gestopt met het aanschaffen van Daisy-roms. De reden: je bent verplicht vast te leggen van klanten dat ze leesgehandicapt zijn. Bibliotheken zien deze eis niet zitten en haken massaal af. De uitgevers met hun koudwatervrees hebben deze dienst na een enthousiaste start dus finaal de nek om gedraaid.

Observatie 5: D-collecties
En dan nog mooi nieuws om mee af te sluiten: in Young adults wordt geïnvesteerd. In elke bibliotheek is een zogenaamde D-collectie in opbouw. Soms apart gepresenteerd bij de jeugdafdeling, soms apart bij de volwassenen en soms geïntegreerd bij de volwassenen. Bij het afscheid van VOB-directeur Jan-Ewout van der Putten werd dit door hem nog vurig bepleit dat dit er moest komen. En jawel, in veel bibliotheken staan nu mooie collecties voor deze cross-over literatuur.

Observatie 6: Waar zijn de ebooks?
In alle gesprekken met bibliotheken ging het altijd over fysieke boeken, dvd, cd's en andere media. Zijdelings kwamen ebooks ter sprake. Maar er is geen koppeling met al die ebook-initiatieven van Bibliotheek.nl. Het zou een zegen zijn als daar vanuit de inkoopcommissie met meer aandacht naar gekeken zou worden. Ik heb de indruk dat zelfs bibliothecarissen de bomen in het ebookbos kwijt beginnen te raken. Want met een ebookeregallerij, een Gutenbergcollectie, een Public Libary Online en een vakantiebieb-app hebben we best wat in handen maar het zijn ook allemaal verschillende platforms. Zucht.

Observatie 7: Papier is geduldig
Voor mij is in ieder geval helder dat collecties van lokale bibliotheken allang niet meer op zichzelf staan. Bibliotheken hebben elkaar nodig. Waar komen anders nog CD's of DVD's vandaan? Wij vinden het vanzelfsprekend dat de Centrale Discotheek Rotterdam wel blijft bestaan. Dat is een misvatting. Als iedereen denkt dat de ander wel zijn verantwoordelijkheid neemt, kan het zo maar zijn dat je in een provincie of als land geen CD's meer hebt. Dat er verschillende overheidslagen aan meefinancieren maakt het wat complexer maar ontslaat niet van die gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Kortom, er is op papier een collectie Nederland. Maar in de praktijk is er geen echte sturing. En ik vermoed dat in de provinciale directieoverleggen van bibliotheken, de collecties geen vast punt zijn op de agenda. En dat is wel bijzonder. Want na personeel en gebouw is dit wel het op twee na grootste budget van bibliotheken. 

Eén pragende vraag
Met een Nationale Bibliotheek Catalogus voor de deur waarin we onze collectie weer wat groter maken voor de burgers en waarin alle digitale ontwikkelingen samen komen, met krimpende budgetten waarmee steeds slimmer georganiseerd moet worden en in een wereld die steeds digitaler wordt, stel ik mij de vraag: sturen we hier wel genoeg op? Innoveren we wel genoeg met dat nog steeds grote collectiebudget? Ondanks alle innovatie, denk ik, dat dit een terrein is waarop te weinig landelijke afstemming plaats vindt. Maar wie moet je hiervoor aan tafel vragen? Doet u mij eens een suggestie.

Hoe overleef ik zonder AI's?

 

Veel bibliothecarissen volgen het boekenaanbod via het AI-pakket van de NBD. Op die manier zie je een heel groot deel van de boektitels die uitkomen. Tegelijk heb je er een leuke recensie  erbij van iemand die je vertelt of het wel of niet geschikt is voor een bibliotheek.

Bibliothecarissen die stoppen met zelf aanschaffen door de komst van centraal collectioneren of gewoon door een veranderend takenpakket, voelen zich dan ook nog wel eens onthand. Want hoe volg je dan nog het boekenaanbod?

Twee boekenliefhebbers uit het team Centraal Collectioneren uit Gelderland, Gerda van den Berg en Jacqueline Dulos, maakten deze presentatie: Hoe overleef ik zonder AI-pakket? En in een dertigtal sheets geven ze allerhande tips hoe je jezelf makkelijk op de hoogte kunt houden via sites, facebook of gewoon via de krant.

Gisteren gaven ze deze presentatie met verve voor de contactpersonen voor Centraal Collectioneren in Gelderland. En met veel succes. De presentatie schenken we u graag, het praatje moet u er helaas bij bedenken. En dat was zeker de moeite waard.

Over Badr, harde kaften en centraal collectioneren

 

Deze week passeerden we in Gelderland we weer een mijlpaal in centraal collectioneren. Eerder vertelde ik al het verhaal van de nieuwe uitdaging en  van de eerste week. We begonnen met 40 vestigingen, na twee weken stegen we naar 60 en deze week volgt bijna het sluitstuk met nog eens ruim 30 vestigingen. Opnieuw een brug over. In dit blogje vertel ik maar eens wat je in zo'n weekje mee maakt. En bij elke grote stap is telkens de vraag: a bridge too far?

Voorbereidingen

In de weken rondom mijn vakantie had ik alle nieuwe bibliotheekstichtingen bezocht en daar gesprekken gevoerd. Met deze bibliotheken bouw ik hun collectieplan om naar de rationeel collectiemodule. Ondertussen werkte het collectieteam zich in samen met de hulp van de betrokken bibliotheken. Overigens ging voor dit team gewoon de aanschaf door en gingen we tussendoor ook nog een beetje op vakantie. Een gezellige drukte zeg ik dan. Maar ik kan me voorstellen dat andere mensen er supernerveus van zouden worden of gillend gek.

 

Ook bij deze sprong moest er nog wat gesleuteld worden aan de techniek van de collectiemodule. En dan blijkt toch weer dat - ondanks het feit dat we niks nieuws in  gebruik nemen - er toch nog even wat hapert. Gelukkig ontdekt Jeannet - onze technische steun en toeverlaat - toch nog snel het euvel en opnieuw zijn we toch weer precies op tijd klaar.

En dan van start...

Het collectieteam werkt op dinsdag en donderdag. Er wordt op dinsdag gestart met nog een kort overleg. We bekijken de laatste wijzigingen, geven elkaar nog wat tips en het team gaat op weg. Met 30% meer vestigingen dan de week ervoor. We houden er rekening mee dat het team wat extra uren moet werken die week.

 

Eigenlijk start het vlekkeloos. De techniek is bekend en werkt.  Hier merk je dat we nu toch al 9 weken op weg zijn met dit team. Er ontstaat een eerste routine. Toch valt de aanschaf nog even stil.  Want er blijkt iets raars met een locatiecode. HEE zou 's Heerenberg zijn, maar volgens mij kennen we die ook als Heerde... Tijdens een pauze zetten we dat recht. De codes worden aangepast. Gelukkig is voor beide vestigingen niks mis gegaan.

 

Even later meldt een collega dat er niet besteld kan worden voor Velp. Zij blijkt de enige met dat probleem te zijn. Blijkt een bevoegdhedenkwestie te zijn. Ook hier een palletje wat net niet goed staat.

Badr, harde kaften en deelwerken

Ondertussen wordt er ook gewoon gegrapt: het boek 'Badr' wordt aangeboden door de NBD. Met harde kaft.... Om beter mee te kunnen slaan.

 

Ook zit de deelwerkenlijst van Biblioservice Fryslan deze week bij de bestellingen. Voor niet-bibliothecarissen: de deelwerkenlijst is een handig boekwerkje om alle titels van boekseries (zoals de Grijze jager) in na te kijken. De vraag is: welke vestigingen willen die hebben? We vragen het de contactpersonen van de stichtingen en krijgen snel antwoord. Ik vind het overigens wel verbazingwekkend dat ze die deelwerkenlijst niet ook online aanbieden. Lijkt me wel handig.

 

 Op donderdag blijkt dat extra werken niet nodig lijkt te zijn. De extra vestigingen lijken gewoon binnen de gestelde tijd meegenomen te kunnen worden. Dat is mooi. Ondertussen ontdekken we nog even een fout met wat bestelde DVD's voor een bibliotheek. De betreffende bibliotheek krijgt een excuusbericht van ons. Ook wij maken fouten en zeker in het begin met zoveel vestigingen zie je wel eens iets over het hoofd. Het hoort erbij en we leren ervan.

De eerste collectioneur meldt donderdagmiddag om half drie dat ie klaar is. Het jeugdaanbod heeft deze week de meeste tijd nodig. Zij hebben heel veel series die deze week nagekeken moeten worden. De eerste collectioneurs die klaar zijn, gaan de de jeugdaanschaffers helpen.

Om half vijf kent het systeem een korte storing. En heel even lijkt het erop dat we toch het avondscenario uit de kast gaan halen. Maar een kwartier later kan - opnieuw - Jeannet ons melden dat het alles weer werkt.

Om zes uur wordt de laatste bestelling genoteerd en het systeem afgesloten. Langzaam wordt het stil in de werkruimte. Volgende week opnieuw, alleen dan met een halve dag minder omdat we dan nog een stukje training erbij doen. Elke week is weer anders.

Van opstart naar monitor
En ik realiseer me dat dit project met deze stap langzaam naar een nieuwe fase gaat: van opstart naar het monitoren van de voortgang. Maar voor nu weet ik dat onze teamleden: Liesbeth Postma, Margot Dros, Gerda van den Berg, Paul Visser, Heleen Lunenborg, Jacqueline Terwijn en Jacqueline Dulos weer een knap staaltje werk hebben geleverd!

Eén van ons....

In deze tijd bezoek ik veel bibliotheken. Om met bibliothecarissen te praten over Centraal Collectioneren. Het gesprek gaat er dan over dat dat taken worden overgedragen aan een team in Arnhem. Vaak praat ik  met bibliothecarissen die jarenlang hun collectie hebben opgebouwd. Met hart en ziel. En die taak - die ze soms als hart van hun werk beschouwen - dragen ze over een aan team op provinciaal niveau.

Dat mensen zo lang dit werk al doen en vaak ook met zoveel liefde, maakt me voorzichtig. Je ziet dat elke collectie een eigen kleur en toon had. De kleur en toon van de bibliothecaris. Dat maakt zo'n gesprek over overdracht van taken niet altijd makkelijk. Eén van die gesprekken ging over welke boeken je wel of niet moest hebben. De bibliothecaris in kwestie vond dat je echt een soort canon van de literatuur in elke bibliotheek moest hebben. Een opvatting die je in alle zucht naar zo hoog mogelijke uitleencijfers  niet zo heel vaak meer tegen komt.

Ik legde uit hoe ik zelf vroeger als bibliothecaris aanschafte en hoe ik daar zelfs soms mee worstelde. Het viel even stil: 'Oh, dus je bent één van ons?' was het antwoord, doelend op mijn bibliothecarissendiploma. Inderdaad, dacht ik, en ik ben er trots op.



De eerste bestelweek in Gelderland...

Vorige week kende het team Centraal Collectioneren van Gelderland zijn eerste bestelweek. Met negen stichtingen en 40 vestigingen. Na een maandje voorbereiding ging men aan de slag. Hoe gaat nou zo’n eerste bestelweek? We gunnen u een blik in de werkruimte van de collectioneurs…

 

De aanschafweek begint met een kort overleg. Hebben we alle spullen? Doet alles het? Zijn er nog dingen waar we speciaal op moeten letten? En dan begint het team. Een team dat trouwens letterlijk op halve kracht draait. Een deel is op vakantie, zoals in alle bibliotheken.

 

Het grote schema dat bij ons aan de muur hangt wordt de eerste uren veelvuldig geraadpleegd: hoe zat het ook al weer met de abonnementen?, hoeveel mocht Nijkerk ook al weer aanschaffen? Op een ander schema houden we bij voor welke stichtingen, we welke bestellingen al hebben afgerond.

 

Ondertussen beginnen de teamleden hun eerste bestellingen te doen. Soms in voor hen nieuwe systemen. Teamleden helpen elkaar daarbij. De een heeft veel ervaring in Wise de ander in VSmart.  De eerste uren gaan dan ook vooral op om voor jezelf te ontdekken wat een prettige werkwijze is.

 

Af en toe klinkt er een zucht als we weer een technisch foutje hebben gemaakt. Die nieuwe systemen voelen echt als opnieuw leren fietsen.

 

Ondertussen schuift Eliza Kroes van de Rijnbrinkgroep aan. Een aantal bibliotheken is gewend om bij haar te bestellen.  Heleen die de AVM doet, loopt samen met haar de bestellingen door en stemt die af met het NBD-aanbod.  Dat is een handige samenwerking. Daar gaan we nog plezier aan beleven.

 

Ergens in de middag van de eerste besteldag roept één van de teamleden: ik begin het leuk te vinden! En ze bedoelt daarmee dat ze het gevoel heeft dat ze de systemen voldoende kan overzien om haar werk goed uit te voeren.

 

En dan wordt het plotseling heel rustig in de werkkamer. Een serene rust.  Blijkbaar heeft iedereen voldoende informatie en wordt er hard gewerkt. De eerste krulletjes van onderdelen die afgerond zijn, verschijnen op het planbord.

 

Aan het eind van de dag koppelen we terug en maken de planning voor de tweede dag.

 

Het vervolg is wat hectischer. Het is wat puzzelen met de inzet. En jawel, naast koffie halen, mag  ik  zowaar ook nog een klein deel van de aanschaf doen. Mijn oude vakgebied: non-fictie. Leuk om te zien hoe het nu gaat en dat het ook nog veel lijkt op hoe ik het destijds deed.

 

Nog één keer een kort overleg over de laatste onderdelen.  De laatste eindjes worden verdeeld. Nog een race tegen de klok. Maar om half zes ’s avonds – nog alleszins netjes – tikken we de laatste bestelling in het systeem.  Het laatste kringeltje op onze flap wordt gezet. Die laatste bestelling is trouwens het boekje: ‘Babykleertjes breien’, besteld voor vijf vestigingen. Misschien wel een mooie symbolische titel voor een team dat net een bevalling achter de rug heeft….

 

Een nieuwe uitdaging: Centraal Collectioneren tussen maatwerk en confectie

Eind april schreef ik mijn afscheidsblog van Bibliotheek Hengelo. Een bijzondere en leuke tijd, veel beleefd en veel geleerd. Met zelfs een beetje weemoed de deur dicht getrokken. Op weg naar de horizon. De weg leidde mij naar het westen: Inmiddels ben ik een maandje verder en ben ik in een geheel nieuw landschap terecht gekomen: Gelderland.

Centraal Collectioneren in Gelderland
Nadat ik in Hengelo gestopt was als interim-directeur, ben ik aan de slag gegaan als projectleider en interim-teamleider voor Centraal Collectioneren in Gelderland. Bijna alle Gelderse bibliotheken doen mee aan het centraliseren van het collectieproces.

Ik neem het proces over van Erica de Winter van Bibliotheek Rivierenland die al veel voorwerk voor mij heeft gedaan. Aan mij de taak om met het nodige tempo de Gelderse bibliotheken verder te helpen. Een bijzonder project dat manoeuvreert tussen spannende techniek, verschillende systemen, een startend en compleet nieuw team, hoge verwachtingen bij directies en medewerkers bij bibliotheken die ongetwijfeld zeer benieuwd zijn wat dit team gaat aanschaffen. Kortom, een omgeving waar ik me absoluut niet hoef te vervelen.

1 juli
Deze maand start het nieuwe team op (zie foto) en per 1 juli gaan ze daadwerkelijk aanschaffen voor de eerste bibliotheken. Nog veel uit te zoeken, nog veel te leren en nog veel te communiceren.

Tussen confectie en maatwerk
Gelderland is niet de eerste provincie waar dit gebeurt. Volgens mij zijn er al soortgelijke teams in Overijssel, Utrecht en Friesland. Zie ik dan nog iemand over het hoofd? En eerlijke gezegd denk ik dat deze teams in de toekomst nog wel met elkaar te maken krijgen. Wat Gelderland volgens mij wel bijzonder maakt, is, dat dit centraal collectioneren niet met één bibliotheeksysteem gaat maar met meerdere.

En in dit proces zie je dan ook wel weer de veelkleurigheid van bibliotheekwerk. Iedereen heeft zijn eigen processen, systemen en leveranciers. Het spanningsveld tussen confectie en maatwerk. Tussen efficiency en effectiviteit. Die grote kluwen mag ik samen met dit team gaan ontwarren.

Nou ja, deze week is het team begonnen. Een leuk team met verschillende achtergronden en kwaliteiten. Na een paar weken toch wel solitair voorbereiden, is dat ook wel weer lekker: veel mensen en prikkels om je heen.

Op naar 1 juli!

Op de foto: met de klok mee,  Heleen Lunenborg (Cultura), Margot Dros (Bibliotheek Arnhem), Paul Visser (Bibliotheek West-Achterhoek), Jacqueline Terwijn (Bibliotheek West-Achterhoek), Mark Deckers (Rijnbrinkgroep), Gerda van den Berg (Bibliotheek Arnhem), Liesbeth Postma (Bibliotheek  NoordVeluwe), Jacqueline Dulos (Bibliotheek Arnhem)