Hoe bibliotheken steeds meer netwerkorganisaties worden

Ik loop al een tijdje mee in bibliotheekland en heb veel zien veranderen. Bibliotheken kantelen van klassieke naar maatschappelijk educatieve bibliotheken. In veel provincies zijn destijds basisbibliotheken gevormd en heeft opschaling plaats gevonden.

Nauwelijks opschaling
Aan Overijssel is dat destijds voorbij gegaan. Daar waren drie goede redenen voor: 1) er was een stevige netwerksamenwerking tussen de Overijsselse bibliotheken, 2) er was een ontwikkeling van Kulturhusen waarbij bredere lokale organisaties ontstonden en 3) er was net een herindeling achter de rug. Dat heeft tot consequentie dat in Overijssel met iets meer dan 1.000.000 inwoners er nog bijna evenveel bibliotheekorganisaties zijn als gemeenten (24 bibliotheken, 25 gemeenten).

Bont palet aan nieuwe samenwerking
Tegelijkertijd laat bovenstaande kaartje zien dat de bibliotheken andere vormen van samenwerking hebben gevonden.

Gezamenlijk management: de directie- of MT-functie wordt gedeeld.
Kulturhus: Organisatie waarbij meerdere cultuur, zorg of welzijnsinstellingen samenwerken onder één management, al dan niet gefuseerd.
Basisbibliotheek: Eén bibliotheekorganisatie die werkt voor meerdere gemeenten. Bijna altijd een fusie van meerdere bibliotheken
Stadkamer: Hier hebben we er nog maar één van maar in Overijssel maar dat is een gecombineerde cultuurinstelling. Vergelijkbare instellingen in Nederland zijn Cultura Ede, BplusC in Leiden en het Cultuurgebouw in Haarlemmermeer.

In het plaatje zie je de hoofdvorm terug maar er zijn zeker combinaties mogelijk. Zo zit de basisbibliotheek Salland in Olst ook het kulturhus het Holstohus.

Juiste mix van samenwerking

Het landkaartje helemaal bovenaan verandert meerdere keren per jaar. Bibliotheken zijn hard op zoek naar de juiste wijze van organiseren. Zo is de bibliotheek in Enschede bezig met een onderzoek naar samenwerking met cultuurpartners in de stad. Zelf begeleid ik een aantal stichtingen die nu nog als 'stand-alone' benoemd zijn naar gezamenlijk management. Mooie initiatieven zitten nu bijvoorbeeld bij de bibliotheken in Oldenzaal, Hengelo en Hof van Twente die naast gezamenlijk management ook gaan zoeken naar gezamenlijk organiseren. Dit alles zonder fusie.

Opschalen in de bibliotheekkolom is allang niet meer een toverwoord. Belangrijk in de huidige tijd is om zowel op de kleine schaal goed te kunnen organiseren (tot op het niveau van kleine kernen) en tegelijkertijd schaalvoordeel door samenwerking te realiseren. Samenwerken met de dorpsraad maar ook samenwerken met het provinciale netwerk van biblliotheken.

Naar hybride samenwerkingsvormen: ook met burgers en techniek

Meer en meer ontstaan daar hybride samenwerkingsvormen waarbij fusies, samenwerkingen en allianties door elkaar lopen. Wie maatschappelijk rendement wil halen, heeft niet genoeg aan klassieke organisatievormen.

Kijk maar eens naar bovenstaande staatje met samenwerkingspartners uit de rapportage basisvaardigheden. Een flink rijtje professionele partners en vrijwilligersorganisaties. Alleen door open te staan voor samenwerking met al deze verschillende vormen ontstaat een flinke massa waarmee maatschappelijk effect in zicht komt.

Individuele burgers of groepen van burgers zijn dan ook steeds vaker een onderdeel van die samenwerking. En datzelfde geldt voor slimme techniek: zonder Klik en Tik en Digisterker was het niet mogelijk om stevige digitale coalities op lokaal niveau neer te zetten. Er ontstaat een driehoeksverhouding tussen professionele partners, burgers en techniek.

Het einde van de stand-alone-bibliotheek...
Een klassieke bibliotheek die alleen het bibliotheekwerk organiseert is een organisatievorm die we steeds minder zullen zien. Als die straks nog bestaat is het bibliotheek die meerdere allianties heeft en daardoor een bouwsteentje is in een breder lokaal raderwerk om samen maatschappelijke en educatieve uitdagingen aan te gaan: iedereen geletterd, iedereen digitaal vaardig, een vangnet voor iedereen om de hoek, toegang tot relevante kennis. Deventer staat hier bijvoorbeeld nog als stand-alone-bibliotheek maar is door haar wijkwinkel-alliantie al zo'n radertje.

Maar niet het einde van de bibliothecaris
De stand-alone-bibliotheek mag misschien op zijn eind lopen maar dat geldt allerminst voor de bibliothecaris. Hoewel die wellicht vroeger tussen de kasten liep, loopt zij (en soms een hij) steeds vaker tussen allerlei organisaties en groepen burgers door. Nog altijd met informatie en kennis als belangrijke brandstof.

Toch puzzelt mij deze samenwerkingen mij nog wel. Hoe zorg je dat de horizontale lokale samenwerking en de verticale bibliotheeksamenwerking allebei goed functioneren. Welke vormen passen daar het beste bij? Het is boeiende speurtocht waar ik me tegenwoordig bijna dagelijks in begeef. Puzzelt u even mee? Ik ben benieuwd wat u allemaal tegen komt.

Wat bibliotheken kunnen leren van de Brexit : 5 bescheiden tips en daarna gewoon weer aan het werk...

De Britten kozen afgelopen week met een nipte meerderheid voor het verlaten van de Europese Unie. Lijkt me nog een lastige keuze voor burgers: want kijk maar eens met wat voor filmpjes bijvoorbeeld het Brexit-kamp kwam en probeer de drogredenen maar eens te vinden als burger. En laten we eerlijk zijn: als ze  dit referendum in Nederland zouden houden, durven wij met elkaar niet de hand in het vuur te steken dat er bij ons anders gestemd zou worden. Onderbuik en ratio lopen kris-kras door elkaar. 

Maar het goede nieuws:  Bibliotheken kunnen nog veel leren van de Brexit. Want sinds de invoering van de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen (de bibliotheekwet) zijn de bibliotheken officieel een stelsel. Een stelsel waarbij lokale bibliotheken, provinciale ondersteuningsinstellingen en de Koninklijke Bibliotheek de deelnemers vormen. Een club met ongeveer 160 deelnemers en met 160 verschillende financiers die het allemaal maar met elkaar moeten zien te rooien. In vergelijking daarmee is de Europese Unie - met slechts 28 deelnemers - een overzichtelijk klasje, niet waar? 

Waar zijn de Brexiteers in bibliotheekland?

Maar zijn er in ons midden dan ook bibliotheken die er uit willen stappen? Nou, niet zozeer bibliotheken maar wel gemeenten die flirten met commerciële aanbieders die geen deel uitmaken van het bibliotheekstelsel. De gemeenten Waterland en Buren kozen voor de Karmacbibliotheek en onlangs besloot ook de gemeente Lopik hiermee in zee te gaan.

De keuze door deze kleine gemeenten is altijd ingegeven door bezuinigingen. Gemeenten geven aan vooral een goedkope klassieke bibliotheek te willen hebben. Ze hebben nauwelijks boodschap aan de collectie Nederland, ondersteuning met de Bibliotheek op School of ondersteuning in het sociaal domein. Bibliotheken wijzen hun gemeenten er vervolgens op dat het versmallen van de opdracht aan de bibliotheek 'gevaarlijk' is en dat  uitstappen uit het stelsel leidt tot extra maatschappelijke kosten. Zie hier, een soortgelijke discussie tussen 'Brexit' en 'Bremain'

De kunst van samenwerken

Met andere woorden: het is niet vanzelfsprekend dat samenwerkingsverbanden 'zo maar' blijven voortbestaan. Samenwerken is een werkwoord. Wie daar meer over wil leren moet vooral de 'bijbel van samenwerking' lezen: 'Leren samenwerken tussen organisaties' van Kaats en Opheij. Zij omschrijven vijf gebieden waaraan in samenwerking gewerkt moet worden om samenwerking in stand te houden en zich te laten ontwikkelen: gezamenlijke ambitie, onderkenning van belangen, investeren in relaties, professionele organisatie en goede procesvoering. Wat kunnen bibliotheken met die wetenschap nu leren van de Brexit? Ik liep het boek nog eens door en komt tot vijf bescheiden tips.

Tip 1: Blijven investeren in gezamenlijke ambitie
De kern van samenwerking zit in een stevige gezamenlijke ambitie. Weten waar je met elkaar naar toe wilt. Bibliotheken hebben met het rapport Cohen best een gezamenlijke stip op de horizon gekregen. Maar het is een horizon waarvan grote bibliotheken zouden kunnen zeggen dat ze het alleen kunnen en waarvan kleine gemeenten kunnen zeggen dat 'al die nieuwigheid' niet hoeft.

Een verdere uitwerking van die ambitie waardoor een gezamenlijke prikkel ontstaat om verder te gaan met elkaar is wel nodig. En die is er ook met de de gezamenlijke innovatieagenda. Te meer omdat deze ook besproken zal worden met de provincies (via IPO) en de gemeenten (via VNG) waardoor ook vanuit de financiers een gezamenlijk kader kan ontstaan.

Thema's zijn nu benoemd in die innovatieagenda maar nu zal aankomen op het realiseren van concreet resultaat. Resultaat dat alleen gezamenlijk bereikt kan worden: zorg dat laaggeletterdheid verdwijnt uit Nederland, zorg dat bibliotheken gezamenlijk de essentiële hulpstructuur van de samenleving zijn en borg tegen veel lagere kosten de collectie Nederland. Dat soort perspectieven. Wie als stelsel verder wil, moet op dit punt blijven investeren.

Tip 2: Oog houden voor lokale belangen
Er is heel veel variatie tussen de financieringsniveaus van en de opvattingen over bibliotheekwerk bij de meer dan 300 gemeenten in Nederland. Bij bezuinigingen lijkt het soms alsof de gemeente 'de vijand' is geworden van de bibliotheek. Maar dat kan natuurlijk helemaal niet. De gemeente is de lokale opdrachtgever die er soms voor kiest om met veel minder geld verder te gaan.

Overstappen op een commerciële aanbieder betekent dan automatisch uit het stelsel stappen. Bibliotheken verdedigen zich dat men dan geen IBL meer heeft, niet meer kan 'gastlenen' en dat men geen ebooks meer heeft. Maar - zoals je ook ziet bij de Brexit - alleen angst is onvoldoende om je te verdedigen tegen deze fratsen.

Waarom geen oplossing zoeken juist in de samenwerking? Bibliotheken die te maken krijgen met bezuinigen, krijgen bijna geen bijval van andere bibliotheken. Bezuinigingen moet je zelf oplossen, lijkt het beeld. Terwijl je ook juist dan de samenwerking zou kunnen zoeken: hoe kan het stelsel gezamenlijk bezuinigingen te lijf gaan? Kun je samen sterker blijven door samen naar oplossingen te zoeken. Op dit punt heeft ons stelsel echt nog wat te leren.

Tip 3: Niet top-down maar wederzijds organiseren
Veel burgers zien Brussel als een grote bureaucratische molen waar tienduizenden ambtenaren werken. En zo zouden we ook naar bibliotheekwerk kunnen kijken: een grote KB en heel veel lokale directeuren. Nou, probeer daar maar een snel oplossingen voor elkaar te krijgen. Hier ligt een uitdaging in het organiseren van de samenwerking. Best lastig maar zeker niet onmogelijk.

Mijn tip: hou de organisatie licht. Overleg niet alleen met directeuren maar vooral met de mensen die op lokaal en provinciaal niveau uitvoeren. Waarom is de Bibliotheek op school zo succesvol? Ik denk dat dat komt omdat er een samenwerking is waar juist weinig directeuren in zitten maar juist veel consulenten en managers die het kunnen regelen. Waarom gaat de samenwerking met de Belastingdienst zo snel? Ik denk dat daar het zelfde antwoord geldt.  Organiseer met wederzijds enthousiasme en gun elkaar verantwoordelijkheid.

Tip 4: Successen samen vieren en eerlijk evalueren
Het bibliotheekcongres is een mooi voorbeeld hoe de sector samen bibliotheekwerk 'viert'. Alleen voor die gezamenlijkheid van het stelsel heb je dit soort evenementen nodig. Maar 'vieren' we het bibliotheekwerk ook genoeg samen met gemeenten? Voeden we hen genoeg in gezamenlijkheid?  De bibliotheken staan sinds enkele jaren op het VNG-congres maar van mij mag dat nog wel wat groter.

Ondanks het feit dat het bouwen van digitale infrastructuur niet eenvoudig is en vaak vertragingen kent, zijn er ook hele mooi cijfers om te laten zien. Zoals bijvoorbeeld Raymond Snijders kwartaal na kwartaal laat zien over ebooks. Dit soort cijfers moeten we veel breder uitdragen. Liggen deze cijfers ook bij wethouders en gedeputeerden?

Naast het vieren van succes, hoort hierbij ook het eerlijk evalueren. Werkt iets niet? Wees dan eerlijk, leg het op tafel en biedt een alternatief. In die zin vond ik de keus van de KB rondom het datawarehouse een moedige stap.

Tip 5: Laat je niet gijzelen door de Brexiteer
Als laatste: luister goed naar de belangen en doe daar recht aan maar laat je niet gijzelen. Als belangen op geen enkele manier overlappen of aansluiten, houdt het gewoon op.  Maar meestal is manipulatief gedrag in netwerken een teken dat ambities niet helder genoeg zijn of niet voldoende geïnternaliseerd. Men weet dan onvoldoende waarom men samenwerkt en als dat gebeurt wordt samenwerking een rituele dans. Leuk als je van dansen houdt maar niet als je iets wilt bereiken.

Tot slot
Vijf bescheiden tips. Want op dit gebied ben ik niet zo van de grote woorden en van allerlei 'organisatiedingen'. Wel van het lekker concreet samenwerken en mooie resultaten bereiken.  En misschien is dat eigenlijk wel tip nummer 6. Want wie dat in het oog houdt, werkt vaak heel vanzelfsprekend samen met anderen.

Voor mij is helder dat bibliotheken in Nederland samen een essentiële hulpstructuur kunnen zijn voor een snel veranderende samenleving. Minder laaggeletterden, meer participerende burgers, meer creatievelingen. In heel Nederland. Niet alleen in grote steden, ook op het platteland. Niet alleen voor Nederlanders met een goede opleiding maar ook voor die vluchteling die niet vooraan stond op school. Geen onbereikbaar perspectief maar een haalbaar doel dat met concrete resultaten door samenwerking te bereiken is.

Het S-woord, hardlopen en bibliotheken

Gisteren liep ik de halve marathon in mijn eigen woonplaats. En plotseling viel me iets op wat me ik in al die jaren wel had gezien maar wat niet tot me was doorgedrongen. Het gaat over het S-woord: samenwerken. En dat is toch wel bijzonder, want er is nauwelijks een meer individuele sport te bedenken dan hardlopen.

S-woord en hardlopen
Ooit vertelde ik voor een groep bibliotheekmedewerkers dat ik mijn beste hardlooptijd onder zeer slechte omstandigheden had gelopen. Ook een halve marathon en er stond windkracht 8 op het parcours. Een parcours dat ook nog eens bestond uit lange rechte wegen waarvan een deel vol in de wind. Bij een halve marathon is het deelnemersveld vaak niet zo groot. Lopers lopen dan ook al snel een eindje uit elkaar. Die dag was dat niet het geval. Iedereen ging in groepjes lopen, zodat je met elkaar uit de wind loopt. Doordat je met een groepje loopt, hou je niet alleen elkaar uit de wind maar je motiveert elkaar ook om hetzelfde tempo te houden. Wie moe is, dwingt zichzelf nog even aan te pikken, want wie de groep verlaat weet dat zijn motivatie een flinke duw krijgt waardoor snel tempo verliest.

Samenwerken doe je voor jezelf en je helpt toevallig ook nog een ander
Sindsdien weet ik dat het lopen in groepjes evident voordelen heeft. En gisteren betrapte ik mezelf erop dat ik daar ook automatsich op let. De eerste kilometers kijk je om je heen: wie loopt er ongeveer even snel? En gisteren zag ik dat meer mensen dat deden. Er wordt niet gepraat maar heel stilletjes worden er groepjes gevormd. Tot de derde kilometer liep ik alleen en daarna ontstond een groepje van ongeveer zes lopers. Vooraan liepen een man en een vrouw die duidelijk bij elkaar hoorden. Daar achter 'hingen' nog vier lopers. De man en de vrouw liepen een strak tempo dat ze de hele wedstrijd volhielden. Bij de waterposten viel het soms even uit elkaar. Iemand staat even stil, anderen lopen door. Maar binnen een paar honder meter zat dit groepje weer bij elkaar. Tot ongeveer elf kilometer na de start. Twee lopers moeten lossen.

Mart en ik
Bij kilometer veertien zetten de man en de vrouw licht aan. De andere loper en ik moeten ze laten gaan. Meter voor meter lopen ze weg. Ook nu wordt er niet gesproken. Ze gaan gewoon. We blijven met z'n tweeën over. Hij heet Mart - zie ik aan zijn shirt - en is ongeveer oud als ik. We maken een bocht en draaien de wind in. Ik zeg tegen hem dat we niet meer naast elkaar lopen maar even om elkaar heen gaan draaien. Om de beurt vangen we de wind. En verdraaid, we lopen langzaam weer in op de twee andere lopers.

Bij kilometer zestien zit een kasseienweggetje, een vals plat en een zandweg. De man en de vrouw lopen weer bij ons weg. Mart vraagt of er een nog waterpost komt, hij heeft dorst. Ik weet dat die over een kilometer komt. Even denk ik dat hij afhaakt. Ik haas hem naar de waterpost. Daarna komen de zwaarste kilometers, nummertje achttien en negentien. Er zit nog een klimmetje de brug op bij kilometer negentien. Mart trekt me omhoog en bij de afdaling, loopt hij bij me weg. Hij finisht dertig seconden voor mij.

Na de finish kom je elkaar nog even tegen, met een bezweet lichaam geef je elkaar een hand en bedankt elkaar voor de hulp. En daarna ga je weer ieder zijn weg. Soms kom je elkaar bij een volgende wedstrijd weer tegen.

Eigen belang en wederzijds belang liggen in elkaars verlengde
Het zijn gelegenheidscoalities. Stille samenwerkingen. Ieder wil zijn eigen resultaat halen maar weet ook dat de hulp van een ander daarbij weleens cruciaal kan zijn. Door samen te werken maak ik niet alleen gebruik van een ander maar die ander heeft ook iets aan mij. Want zonder elkaar kun je geen groepje vormen. Eigen belang en wederzijds belang liggen in elkaars verlengde.

Hardlopen en bibliotheken
Bibliotheken lijken wel wat op hardlopers: ze worden lokaal gefinancierd en hebben geen directe verplichting om zich te verbinden met andere bibliotheken uit andere plaatsen. Tegelijkertijd weten bibliotheken van nature dat als een ze een topprestatie willen neerzetten, ze wel moeten samenwerken. Je moet samen ontwikkelen, samen exploiteren en elkaar soms uit de wind houden in barre tijden. Bibliotheken vormen een keten die op lokaal niveau tot de beste maatschappelijke rendementen moet komen. Net als hardlopers kun je in de uitvoering slim van elkaar gebruik maken, maar uiteindelijk telt je eigen eindtijd.

De wedstrijd die bibliotheken lopen is vergeven van tegenwind, kasseienweggetjes en venijnige klimmetjes.  Kijk naar de partners om je heen, zoek elkaar stilletjes op en maak gebruik van elkaars kracht.

Gezamenlijk haal je indvidueel de beste prestatie.

Foto: www.mprofe.com