Zeven observaties bij de voortgang van het Vlaamse bibliotheeksysteem

De afgelopen week woonde ik  in Brussel een informatiesessie bij van de Vlaamse bibliotheken. De Vlamingen, ik heb er al vaak over geschreven, zijn bescheiden maar maken ondertussen vele meters. Met het onderzoek naar een Vlaams bibliotheeksysteem zitten zij op dit moment in een fase die ongeveer één tot twee jaar voor ligt op de Nederlandse situatie. En daarmee is Vlaanderen zeer interessant om goed te volgen.

En zo zat ik temidden van bijna 100 Vlaamse bibliotheekcollega's te luisteren naar de voortgang. Ik geef u een paar van mijn observaties van die bijeenkomst.

Observatie 1: Stevige aanbesteding
De Vlamingen zitten inmiddels ver in hun aanbesteding. Uiterlijk 15 mei moeten leveranciers hun offertes inleveren. Dan volgen presentaties door de leveranciers en eind juli moet de beslissing zijn gevallen. Als alles meezit gaan de Vlamingen dus in 2018 starten met de migratie. Kijk, daar wordt stevig doorgepakt!

De aanbesteding is overigens gebaseerd op een zogeheten 'Bestek'. In Nederland zouden we dat het Programma van Eisen noemen of het aanbestedingsdocument noemen. Dat document vindt u op deze keurige pagina, net als veel andere interessante informatie.  Het 'bestek' bevat bijvoorbeeld een vrij complete beschrijving van wat een bibliotheeksysteem allemaal moet kunnen: hoe je moet kunnen uitlenen, hoe een lid moet kunnen inschrijven, hoe je titel- of exemplaargegevens muteert maar ook wordt gevraagd naar beschikbare helpdesk en regelingen rond intellectueel eigendom. Het is een document wat ons in Nederland, als wij ook verder kunnen, nog veel van over kunnen nemen. Daar is echt al heel veel denkwerk verricht. Leveranciers zullen echt een tijdje zoet zijn om dit allemaal goed aan te leveren.

Er zijn vijf partijen die ene offerte in deze gunningsfase kunnen aanbieden. Dat zijn:

• Brocade/Cipal
• Infor samen Cevi
• Ex Libris samen met KU Leuven
• OCLC met HKA
• Systematic

Deze vijf kwamen uit een eerdere selectiefase waarin men al moest bewijzen dat men deze klus aan zou kunnen en men een deugdelijk product had dat op hoofdlijnen zou moeten kunnen functioneren.

Observatie 2: Maak onderscheid tussen operationeel en innovatie
Het Vlaams Bibliotheeksysteem maakt onderscheid tussen wat een systeem moet kunnen vanaf de eerste dag  dat het operationeel is wat de ontwikkelagenda is voor de komende jaren. Die ontwikkelagenda is ondergebracht in tien projecten. Die projecten zijn echt superconcreet. Daar kunnen wij in Nederland nog wel wat van leren. Dat heeft ook te maken met het feit dat het Vlaams Bibliotheeksysteem plotseling geen rekening meer hoeft te houden met allerlei verschillende systemen. Het gaat niet meer over koppelen maar over ontwikkeling binnen het systeem.

Projecten in de doorontwikkeling zijn bijvoorbeeld een nieuwe doorontwikkeling op de frontend, een API ter vervanging van het SIP-protocol en de inrichting van de statistiekmodule.

Een ander onderwerp dat ik er graag even uitlicht is  de koppeling met de basisregistratie door de overheid. De Vlaamse bibliotheken maken onderdeel uit van de lokale overheid. Een koppeling met de Gemeentelijke BasisAdministratie (het heet in Vlaanderen het Rijksregister) ligt voor de hand. Als je een lid inschrijft kun je dan automatisch de gegevens overhalen van deze burger. Ook tussentijdse wijzigingen in de GBA zouden op termijn dan doorgegeven kunnen worden. Dit gaat via een koppeling met het platform Magda. Deze koppeling wordt nog niet verwacht bij de oplevering van het Vlaamse systeem maar zeker op niet al te lange termijn beschikbaar komen. 

Observatie 3: Over de kracht van standaardiseren

In het haalbaarheidsonderzoek dat in Vlaanderen is uitgevoerd was al geconstateerd dat het nodig zou zijn om een aantal zaken nog verder te standaardiseren. Een deel van die uitkomsten werd gedeeld op deze bijeenkomst maar ook concreet gemaakt. Zo komt er een standaardlijst met abonnementen die een bibliotheek kan aanbieden. Dat zullen er enkele tientallen zijn en bibliotheek kan zelf bepalen welke echt worden aangeboden aan publiek. De prijs van elk abonnement kan de lokale bibliotheek zelf vaststellen. Het is een standaardisatie die ook in de Nederlandse projectgroep voorbij is gekomen en wellicht ook voorgesteld zal worden. 

Verder werd het proces van inschrijven van leners beschreven en daar werd plotseling zichtbaar hoe handig het is als je maar één lenersbestand hebt. 1 op de 7 inwoners verhuist elk jaar. Soms buiten de eigen gemeente. Hoe handig zou het zijn dat die gewoon 'meeverhuist' naar de volgende bibliotheek. 

Ook werd aangegeven hoe je mededelingen over een lener die ook buiten de eigen bibliotheek leent, zou kunnen doorzetten naar andere bibliotheken of naar het hele netwerk. 

Maar ook bijvoorbeeld een standaardlijst voor de kasverkoop in bibliotheken. Die wordt nu ook door elke bibliotheek apart ingevuld. Nou ja, een hoop kleine dingen dus waar veel mensen op veel plekken toch druk mee zijn. 

Observatie 4: Eén zoekinterface 

Geen onderdeel van de aanbesteding of het Vlaamse Bibliotheeksysteem maar hij kwam toch een aantal keer voorbij: alle Vlaamse bibliotheken gebruiken dezelfde zoekinterface. En dat is eigenlijk toch wel verrekte handig. Want die zoekinterface moet straks gekoppeld worden met het Vlaamse bibliotheeksysteem. En als dat allemaal verschillende leveranciers zijn, krijg je het daar nog knap druk mee. De aquabrowser vervult in Vlaanderen zowel de rol van index als van zoekinterface. De interface is lokaal instelbaar maar alle koppelingen zijn uniform en wijzigingen zijn daardoor voor alle bibliotheken door te voeren. 

In Nederland hebben we wel de index landelijk beschikbaar (NBC+) maar niet de zoekinterface. Als Nederland echt werk wil maken van een landelijk bibliotheeksysteem dan zou ik er een groot voorstander van zijn om ook die zoekinterface te standaardiseren. 

Observatie 6: Hoe de catalogus verdween uit Vlaanderen

Over indexen gesproken. In de aanbesteding wordt ook aangegeven hoe men om wil gaan met de OpenVlacc (ongeveer de NBC+ van Vlaanderen). Het eengemaakt bibliotheeksysteem zal in de beginfase nog kopiëren uit het OpenVlacc. Maar op termijn zal men de OpenVlacc en de titelindex uit het landelijk bibliotheeksysteem in elkaar schuiven. En daarmee verdwijnt in feite de lokale catalogus uit Vlaanderen. En dat is wel bijzonder want in Vlaanderen maakt men nog veel meer werk van catalogiseren. Dat komt omdat men veel minder kan terugvallen op het werk dat in Nederland door de NBD wordt gedaan. In Nederland zien we zelf bijna niet meer hoe efficiënt we dat hebben geregeld. 

Observatie 7: Het gaat niet over de prijs

Tot slot: het gaat in Vlaanderen niet over de prijs van het systeem. Veel gesprekken in Nederland gaan daar wel over. Hetgeen uiteraard het vooroordeel bevestigd dat wij op de penning zijn in Nederland. Dat het daar in Vlaanderen minder over gaat is dat de budgetten van de provincies (die tot nu tot het overgrote deel van de kosten betaalde) worden overgeheveld naar Vlaams niveau. De rekening zal dus wellicht voor het overgrote deel bij Cultuurconnect terecht komen. Nu waren niet alle Vlaamse bibliotheken aangesloten bij die provinciale systemen dus daar zal nog wel iets voor verzonnen zijn, maar in grote lijnen ligt het wel zo.

Er zijn in Nederland ook wel eens mensen geweest die zeiden dat dit geld maar naar het niveau van de KB moest worden getild. Net zoals bij de ebooks is gebeurd met een uitname uit het gemeentefonds. Maar anders dan bij ebooks is er geen standaardbedrag in lokale of provinciale begrotingen te vinden dat gecentraliseerd kan worden. En aangezien het ook niet een directe taak is voor de KB in de WSOB zie ik dat ook nog niet gebeuren. Wie echter de Vlamingen bezig ziet, zal niet kunnen ontkennen dat één bibliotheeksysteem het werk van de KB voor de digitale bibliotheek toch wel eenvoudiger zou maken.

Tot slot: Wat de Vlamingen nog kunnen leren van de Nederlanders
Wij kunnen veel leren van de Vlamingen. Ze flikken dit toch maar mooi en zijn ondertussen gewoon uit de startblokken. Petje af dus voor het team van Johan Mijs. Toch zijn er nog wel een aantal zaken die de Vlamingen weer van ons kunnen leren.

Eén van de zaken die mij opviel is dat het collectie- en catalogiseerproces in Vlaanderen veel minder is gestandardiseerd dan in Nederland. Door de titelaanlevering door de NBD zijn de cataloguswerkzaamheden in Nederland tot een minimum beperkt en variëren we ook nauwelijks meer met alternatieve plaatsingen. Ook het werken met centraal collectioneren is in Nederland eerder regel dan uitzondering. In Vlaanderen staat dat echt in de kinderschoenen.

Tot slot viel mij op dat veel van de verbeteringen in de projecten worden gezocht binnen het bibliotheeksysteem terwijl we in Nederland daar toch al veel meer om heen durven te programmeren. Ik ben er zelf nog niet helemaal uit wat nu beter is. Ik zie het pragmatisme en tempo van de Vlamingen. En ik zie het principiële en de hang naar autonomie over eigen systemen in Nederland.

Het was me een genoegen zo tussen honderd vakgenoten in Vlaanderen te zitten. Collega's waar we in Nederland nog veel plezier van kunnen hebben.

Dank aan u allen daar voor wat u mij leerde en graag tot een volgende keer!

Wie de presentaties van deze bijeenkomst wil zien, kan deze hier vinden.

Hoe ver zijn de Vlamingen eigenlijk met hun bibliotheeksysteem? Een update

Medio vorig jaar schreef een reeks artikelen over onze slimme Vlamingen gasten bij Bibnet die toen net hun onderzoek naar een gezamenlijk bibliotheeksysteem hadden afgerond. Een paar weken geleden was ik opnieuw bij ze op bezoek. Hoe staat het er bij ze voor? Want hun situatie is voor Nederland alleen maar interessanter geworden sinds ook de KB heeft aangegeven een soortgelijk onderzoek te willen doen. Waarbij ik gelijk toegeef dat ik daar mede schuldig aan ben.

Samen met Dennis Eijsten praatte ik bij met Johan Mijs en Peter de Keyser. Zij maken deel uit van het projectteam dat u hierboven ziet.  De uitkomsten geef ik u hieronder.

Praten, praten, praten
Na de afronding van het onderzoek vorig jaar en de bespreking hiervan, is dit voorjaar een groot traject gestart samen met de bibliotheken. Het doel? Nou, vooral goed afstemmen wat precies verwachtingen zijn, bekijken op welke punten en plekken samenwerking mogelijk en nodig is om tot slot te komen tot de opzet van het 'programma van eisen' dat voor de aanbesteding gebruikt kan worden.

Het team van Johan heeft in de afgelopen maanden 14 werkbezoeken, 5 workshops en 6 infosessies georganiseerd. 

In de workshops is bijvoorbeeld gekeken naar welke onderdelen identiek kunnen worden ingeregeld voor alle bibliotheken. Dan gaat het om zaken als: overal een identiek bonnetje,verlengen zonder fysieke aanwezigheid van het boek,  het automatisch over laten gaan van de ene lenerscategorie naar de andere. Dat lijken kleine zaken maar wie zich nu realiseert dat dat tientallen keren apart geregeld is in systemen, ziet ook hoeveel dubbel werk we eigenlijk doen op dit punt. Nou ja, een heel proces dus om dat breed met elkaar te bespreken. 

Dat geldt ook voor het lidmaatschap: hebben we een centraal bestand van leden waarbij we een koppeling kunnen maken met de gemeentelijke basisadministratie of is elk ledenbestand toch echt afzonderlijk van elkaar. Dat staat overigens weer los van wie die leden zijn want ook in een gezamenlijk bestand kunnen leden gewoon lokaal lid zijn. Maar je ziet dat de emotie snel mee kan spelen in zo'n discussie. Toch hebben ze een mooie eerste uitkomst getuige het lijstje hieronder. 

Alles bij elkaar levert dat nu een beeld op van wat de bibliotheken gezamenlijk willen en wat ze zelfstandig willen houden. En dat zijn natuurlijk belangrijk vertrekpunten voor een gezamenlijk systeem en de inrichting daarvan. 

Procesbeschrijvingen

Ook heeft men voor alle voorkomende (geautomatiseerde) processen in bibliotheken schema's gemaakt voor automatisering. Dat zijn tientallen van dit onderstaande schema's 

Ik hoor u denken? Is dat zo belangrijk? Nou, ook hier moet je je realiseren dat er nu tientallen verschillende systemen zijn en in veel van die systemen zijn deze schema's net even anders. Ook dat trek je gelijk in één systeem of het systeem moet in elke vestiging processen anders ondersteunen. 

Exitregeling

Tegelijkertijd met deze informatieronde voor bibliotheken wordt gewerkt aan een exitregeling voor de bestaande systemen. Er zijn nu meerdere leveranciers in Vlaanderen en in het gunstigste geval komt slechts één van de bestaande leveranciers terug in het toekomstige bibliotheeksysteem. 

Ook in Nederland kennen wij de situatie dat de conversie van de ene leverancier naar de andere niet altijd even gemakkelijk gaat. De verliezende leverancier lijkt niet altijd even sportief (de leverancier noemt dit overigens zakelijk). Samen met juristen wordt nu al voor de keus daarom een exitregeling met alle bestaande partijen getroffen.  

Planning

Er wordt dus een hoop werk verzet in Vlaanderen. Nuttig werk. Allemaal voorwerk om de aanbesteding goed en met veel draagvlak in te gaan. Die planning ziet er als volgt uit.

Na de zomervakantie start men met de 'echte' aanbesteding met de publicatie van de opdracht en het lastenboek. Daarna volgt beoordeling en gunningsfase. Begin 2017 zou dan bekend moeten zijn wie in Vlaanderen het nieuwe bibliotheeksysteem gaat leveren. 

Wie hier de voorgestelde planning van M&I tegen aan houdt, ziet dat er een kleine vertraging is gekomen ten opzichte van het destijds gepubliceerde onderzoeksrapport. Maar echt veel is het niet. En dan hebben ze ook nog eens de fusie naar CultuurConnect gedaan in die periode. Men houdt dus flink tempo in Vlaanderen. Ik zie ook hoeveel tijd en aandacht ze er aan besteden om dit goed te doen. 

Saillant detail: de aanbesteding loopt parallel aan het  onderzoek in Nederland. In Nederland worden eind 2016, begin 2017 de resultaten verwacht. In Vlaanderen wordt dan de aanbesteding afgerond. Dat worden dus spannende maanden.

De plaatjes die ik hierboven gebruikt heb, komen uit de presentatie die Johan mij toestuurde en die op een openbare plek staan. Het is nog wel interessant om zijn presentatie nog eens na te kijken. 

En verder? Beperkt IBL in Vlaanderen

We kunnen dus nog veel leren van de Vlamingen en ik ben blij met de kennis die ze delen. Toch zijn er ook zaken die zij wel weer van ons kunnen leren of overnemen.

Zo vond ik het bijvoorbeeld opvallend dat de mate van IBL in Vlaanderen echt van een heel andere omvang is dan in Nederland. Ik ben gewend dat elke provincie transportbusjes heeft en dat in ieder geval binnen de provincie er een zeer frequente uitwisseling van materialen is. Dat is in Vlaanderen nauwelijks het geval: er rijden geen provinciale transportbusjes en ook de processen zijn daar dus veel minder op ingericht.

Vakantiebieb, Ebookplatform en WAAS naar Vlaanderen?

Ook op het gebied van ebooks kijken de Vlamingen met enige jaloezie naar Nederland. Hoewel het ons misschien nog steeds niet snel genoeg gaat, staat er ondertussen toch maar mooi een Vakantiebieb en Ebookplatform voor alle bibliotheken. Daar is door velen jaren hard voor geknokt, er is zelfs een uitname uit het gemeentefonds voor gedaan. Maar in vergelijking met andere landen begint Nederland echt koploper te worden op dit gebied. Zouden we de Vakantiebieb en het ebookplatform niet samen met de Vlamingen kunnen exploiteren?

Verder hebben alle bibliotheken in Vlaanderen nog lokale of provinciale CMS-systemen voor hun websites. In Nederland werkt een ruime meerderheid van bibliotheken met de gezamenlijke Website As A Service (WAAS). Ik kan me voorstellen dat dat in combinatie met het gezamenlijke bibliotheeksysteem in Vlaanderen dat ook nog wel interessant kan zijn. 

Beter een goede buur dan een verre vriend?

Voor mij en Dennis was het weer een leerzaam dagje in Brussel. Zo zie je maar, goede informatie is soms dichterbij dan we denken. Laten we die Vlamingen maar koesteren als goede buren. Volgens mij zit er nog veel samenwerking in het vat.

De bibliotheeksystemen zijn dood! Leve het bibliotheeksysteem! (tenminste... in Vlaanderen) : deel 3

Vandaag gaan we het eens hebben over hoe men nu in Vlaanderen verder gaat. Want ik hoor u denken: leuk zo'n rapport, maar gaan ze er ook echt wat mee doen? Dat lijkt zeker het geval te zijn. Het rapport geeft een planning van wat er de komende jaren moet gebeuren. Die ziet u hierboven. Aangezien het de Vlaamse overheid is die aan zet is - en niet de vijf provincies - kan besluitvorming relatief eenvoudig. Draagvlak kon nog wel eens een ander vraagstuk zijn maar daar kom ik nog op terug.

Medio 2019 operationeel
Als je bovenstaande planning volgt zou er eind 2016 een aanbesteding hebben kunnen plaatsvinden voor één bibliotheeksysteem in Vlaanderen. Het document 'deelrapport fase4: Uitwerking meest haalbare scenario' geeft hiervoor al een aardige aanzet. Zo is hier bijvoorbeeld in terug te vinden wat allemaal beschreven moet worden om de aanbesteding in gang te zetten (het zogenaamde lastenboek). Voor migratie wordt anderhalf jaar uitgetrokken, waarna in 2019 de reguliere beheerfase zou kunnen starten.

Voorbereidingsfase?
Parallel aan de aanbestedingsfase zit ook de voorbereiding. Voor mij is nog wel een vraag of in die voorbereidingsfase ook niet flinken stappen moeten worden gezet in het uniformeren van onderstaande processen.

Hoewel de besluitvorming voor de aanschaf van een systeem wel op centraal niveau genomen kan worden is bovenstaande uniformering iets waar vele bibliotheken een mening over zullen hebben en die flink veel extra tijd kunnen vragen. Kijk maar naar het traject voor de Natonale BibliotheekPas in Nederland.

Het rapport schrijft bijvoorbeeld over de uniformering van het lenersbestand:

Door consolidatie van de lenersadministratie ontstaat er één Vlaams lenersbestand. Indien gewenst zal geregeld moeten zijn dat de bibliotheken in eerste instantie alleen hun eigen leden zien. Het eengemaakt lenersbestand biedt in principe mogelijkheden de dienstverlening aan het publiek buiten de grenzen van de eigen bibliotheek aan te bieden, bijvoorbeeld door gastgebruik (lenen in andere bibliotheek). Verschillen in reglementen tussen de gemeenten maken dat echter voorlopig nog lastig te realiseren, tenzij zij daar afspraken over gemaakt hebben. Ook de verschillende soorten passen belemmeren het gebruik van de diensten van een andere dan de eigen bibliotheek. Op termijn zou de lenersadministratie zo ingericht kunnen worden dat een lener diensten kan gebruiken van:

• één bibliotheek (waar hij ingeschreven is);
• een cluster van bibliotheken (die onderlinge afspraken hebben);
• alle bibliotheken (als dat zo zou afgesproken worden).

Het lijkt er dus op dat men kiest voor een getrapte en groeiende vorm van samenwerking en dus niet voor een afgedwongen landelijk samenwerkingsmodel.

Nieuwe rol voor Bibnet
Het rapport staat ook goed stil bij de nieuwe verhoudingen die ontstaan doordat er een landelijk systeem komt. Het rapport geeft aan dat

'wanneer de Vlaamse overheid de provinciale bevoegdheden overneemt deze dan bij deze overdracht ook moet zorgen voor het eigenaarschap en de operationele continuïteit van de provinciale systemen en hun beheerteams die dan nog een tijdje moeten blijven werken, Vervolgens zal gewerkt moeten worden aan een centrale beheerorganisatie voor het nieuwe Vlaamse bibliotheeksysteem waarin het logisch lijkt die vanuit de huidige provinciale teams te laten ontstaan.'

Vanuit de provinciale teams wordt dus organisch een nieuw team geformeerd. In de haalbaarheidsstudie zelf wordt gemeld dat bovenstaande nog een flink opdracht voor Bibnet zal zijn. Hierbij zal het van het uiterste belang zijn dat de afstand tussen Bibnet en de lokale bibliotheken kort is en de inzet ransparant en dienstbaar.

Een ander deel van het succes van de migratie zal zijn hoe men omgaat met het verschil tussen 'innovatieve' bibliotheken en 'volgende' bibliotheken. Met name de innovatieve bibliotheken zouden het beklemmend kunnen vinden om in (nog) grotere systemen te komen en daardoor minder vrijheid te hebben voor vernieuwing. Dit wil men oplossen door nadrukkelijk (extra) ruimte te maken voor experimenten en vernieuwing, juist ook met die voorlopers.

Een ontmoeting met Bibnet
Naar verwachting volgen er nog één of twee blogjes over dit rapport. Ondertussen heb ik een afspraak met Bibnet en zal ik ze deze week treffen in Brussel en praten we bij. Mijn doel daarbij is om vooral ook te spiegelen met de Nederlandse situatie. Want dat we een indrukwekkend rapport te pakken hebben, dat mag nu al wel duidelijk zijn.

De bibliotheeksystemen zijn dood! Leve het bibliotheeksysteem! (tenminste... in Vlaanderen) : deel 2

De onaangename werkelijkheid...
Ik ga u vandaag teleurstellen. Want ik waar zelf altijd beweerde dat het opbreken van het bibliotheeksysteem in modules - de zogenaamde decompositie - goed zou werken, geeft het rapport MxI/Partners mij ongelijk. Vandaag neem ik u mee in de technische haalbaarheidsstudie van dit onderzoek. Het gaat dan om het deelrapport van fase 3. En ik waarschuw maar vast, het is een lang stuk maar elke letter waard...

Huidige situatie

De huidige situatie laat zich vertalen in bovenstaande plaatje. Zes losse provinciale systemen die elk verbonden zijn met de grijze componenten er om heen. Dat kunnen zowel lokale als landelijke componenten zijn. Zeer vergelijkbaar met de Nederlandse situatie waarbij bij ons OpenVlacc en E-books samen als NBC+ zou kunnen worden bestempeld.

Overigens meldde ik gisteren dat het gaat om 6 provinciale systemen, maar dat is niet geheel correct. Karin Zwiggelaar van MxI/Partners meldde dat het gaat om 6 provinciale systemen en daarnaast nog 20 gemeentelijke installaties. Nog best complex dus en daarmee wordt de situatie voor Nederlanders alleen maar interessanter om te volgen.

Drie scenario's 
Het rapport geeft aan dat er drie mogelijke scenario's zijn. Het eerste scenario is het het continueren van het bestaande scenario met verschillende systemen. Je zou dan moeten zoeken naar verdere  optimalisatie tussen de systemen.

Een tweede scenario is het onderstaande.

Dit scenario lijkt sterk op decompositie van systemen waarover in Nederland vaak gesproken wordt. Losse modules die van verschillende leveranciers kunnen zijn en die onderling verbonden worden.

Tot slot het derde scenario, 2B geheten. Dat gaat uit van één geïntegreerd systeem voor heel Vlaanderen. En dat ziet er dus als volgt uit.

Afweging van scenario's

Tja, en hier zie je de Nederlandse gedachte van decompositie van systemen wel onderuit gaan. De conclusie is dan ook dat men losse modules 'niet haalbaar acht' Het scenario brengt extra risico's, regie en integratiekosten met zich mee die niet opwegen tegen de mogelijke voordelen. Het rapport geeft aan dat er geen referentie is voor een dergelijk systeem.

U snapt, dat is voor mij wel even voedsel om te herkauwen. MxI/Partners kiest heel nadrukkelijk voor scenario's met een te overzien risico. Het is voor mij te vroeg om dat scenario al helemaal weg te strepen maar een flinke waarschuwing is het wel: wie verder wil met decompositie doet er goed aan er nog eens heel goed naar te kijken.

Welk systeem?
Het wordt nog spannender want ook hier hield het rapport nog niet op. Men heeft onderzocht dat als je een geïntegreerd systeem hebt, je ook nog verschillende keuze hebt: zelf bouwen, regionale partner of een internationale partner.

Dat overzicht ziet er als volgt uit.

Dit plaatje geeft een diffuus beeld. Het toont aan dat zelfbouw geen optie is en dat er een lichte neiging bestaat voor een regionale marktpartij. Voor elk van de opties is de technische complexiteit een probleem.

Maar het rapport gaat nog verder....

Welk systeem?
In het rapport zelf wordt akelig nauwkeurig overzicht gegeven van alle systemen die zo ongeveer wereldwijd verkrijgbaar zijn. Bij de afweging lijken vier partijen de eerste keus te zijn.

Dat zijn Info, Ciblis, HKA en Ex Libris. Hun score ziet er als volgt uit.

Het rapport doet geen uitspraak over deze systemen. Daar is het nog veel te vroeg voor. Wel wordt er nog op gewezen dat er twee grote internationale partijen zijn die ook nog meegenomen kunnen worden: Polaris en Evergreen. Evergreen is een Open Source pakket en het grote zusje van het in Nederland wel bekende KOHA. 

Diepe buiging

Nou, veel informatie of niet? En dit is dan nog maar een summier uittreksel. Het is helder dat de Vlaamse jongens en meisjes niet over één nacht ijs gingen.  Een diepe buiging dus voor het vele werk. En ik denk dat we daar in Nederland maar ons voordeel mee moeten doen.

Meld ik me begin volgende week weer met het vervolg. Dan zal het gaan over hoe je hier verder mee moet en tot een goed eind moet brengen.

Beste wensen van Vlaamse vrienden

Onze Vlaamse vrienden van Bibnet stuurden aan hun relaties wel een hele mooie eindejaarswens rond. Ik ben wel een fan van Bibnet omdat ze vaak met allerlei creatieve oplossingen komen en hun mogelijkheden zo goed uitnutten.

Zo ook hier. Ik moest even ontdekken hoe ze dit gedaan hadden. Maar even later had ik het door. Ze hebben slim gebruik gemaakt van de Mydiscoveres-optie van hun zoekmachine.

Benieuwd naar de hele kerstwens? Klik dan hier.

Complimenten aan onze Vlaamse vrienden en ik kom in het volgende jaar graag eens bijpraten.

Drie onderwerpen waar u besmuikt over doet...

Vandaag ga ik het hebben over drie dingen waar iedereen wat besmuikt over doet: 1) Belgen, 2) de Aquabrowser en 3) rechtenvrije eBooks. De Belgen hoeven we niet serieus te nemen omdat ze geen regering hebben. De Aquabrowser wordt beschimpt om zijn complexiteit. En van rechtenvrijd eBooks zeggen al die "duurbetaalde kenners” dat onze klanten er niet op zitten te wachten.

DBNL-widget
Elke dag start ik op met mijn iGooglepagina. En naast allerlei blogs, staat daarop ook altijd de widget van de Digitale Bibliotheek van Nederland (DBNL). Elke dag een andere titel. Nee, niet de nieuwste titels maar wel altijd titels die ik best de moeite waard vind. Best leuk hoor, rechtenvrije eBooks!

7.000 eBooks
Wie er op doorklikt komt uit in de Aquabrowser van onze Vlaamse collega’s. En die ziet dat er dan een lijst is met bijna 7.000! eBooks die de Vlamingen aanbieden aan hun klanten. En voor de Hollanders: gratis en voor niets. Al meer dan een jaar draait deze dienst. En inmiddels bij een groot deel van de Vlaamse bibliotheken. Gewoon in een aquabrowser zoals wij ook allemaal hebben.

Die 7.000 titels zijn niet de meest populaire titels. Het zijn geen titels uit de kop van de lange staart. Maar was het niet het TNO-rapport dat destijds ook al adviseerde om voor de korte termijn te starten met de "shoulder" van deze long tail. En trouwens: wie doet er nog wat met de TNO-rapport? Of zijn we dat allemaal al weer gewoon vergeten?

Binnenkort openen wij in Nederland onze eBookeregalerij met maar liefst 25! eBooks. Klassiekers die iedereen gelezen moet hebben. U begrijpt dat onze Vlaamse collega’s nog even hard lachen om dit aantal. Overigens is ook de eregallerij ontwikkeld samen met DBNL.

Lange termijn en korte termijn
Tja, als je dit zo hoort, welk gevoel krijg je dan?

Ik hoor grote verhalen over allerlei digitale infrastructuur in ons land. Prima. Ik hoor grote verhalen over het inkopen van populaire eBooks bij uitgevers. Prima. En ik ben ervan overtuigd dat over twee jaar de situatie echt anders zal zijn. Maar niet morgen en zeker niet vandaag. En welke bibliotheek wil zo lang wachten?

En trouwens, het staat mij bij dat er een innovatieproject van OC&W was waarbij DBNL 1.250 romans beschikbaar zou maken voor de Nederlandse bibliotheken. Het ging om een bedrag van ik dacht ruim € 600.000,-. Heeft iemand daar nog wat van gehoord en weet iemand wat daar uit gaat komen?

Volg de Vlamingen!
Ik stel voor dat we zo spoedig mogelijk het initiatief van onze Vlaamse collega’s van Bibnet volgen en die titels van de Digitale Bibliotheek van Nederland (DBNL) toevoegen aan onze Aquabrowsers. En straks uiteraard toevoegen aan onze Open Index. Ik neem de handschoen graag op.

En voorlopig maar even geen Belgenmoppen meer… Geen regering maar wel resultaat.

Misschien wel de slimste gast bij Bibnet : deel 4 en slot

Bibliotheekportalen: concept en planning

View more presentations from Bibnet vzw.

Vandaag ga ik nog één keer in op mijn bezoek aan Bibnet. En ditmaal gaat het over misschien wel de slimste gast van Bibnet: Rosemie Callewaert.

Gezamenlijke kracht
Rosemie is verantwoordelijk voor de opzet van bibliotheekportalen. Net zoals in Nederland vogelde elke bibliotheek in Vlaanderen dit tot voor kort zelf uit. Overal zag het er dus anders uit en overal was het aanbod ook anders. En als je eens wat nieuws wilde toevoegen, tja, dan moest dat natuurlijk overal op een andere manier. In Vlaanderen heeft men ervoor gekozen om soortgelijke bibliotheekportalen te maken. Provinciale catalogi werden samengevoegd onder de aquabrowser en op identieke wijze doorzoekbaar. Als er nu iets nieuws moet worden toegevoegd kan dat snel geregeld worden voor alle bibliotheken. Het is dan ook niet gek dat in Vlaanderen nu ook de roep ontstaat om gezamenlijk content in te kopen.

Lokale bibliotheek centraal
Maar met een gezamenlijk verhaal ben je er niet. De lokale bibliotheek is een belangrijk uitgangspunt. Het bibliotheekportaal wordt dus altijd vertaald naar de eigen bibliotheek. Het lijkt een beetje op alle Aquabrowserskins die wij in Overijssel gebruiken. De provincies Antwerpen en West-Vlaanderen worden op dit moment uitgerold. In de verwachting dat daarna de andere provincies mee gaan doen.

Wat ik sterk vind aan dit verhaal is dat het Vlaamse beleid zo sterk verknoopt wordt met het lokale beleid. Wat op Vlaams niveau bedacht wordt, is op die manier snel lokaal beschikbaar. Ik heb het gevoel dat die keten in Nederland nog wat langer is.

En waar zit de geïnteresseerde burger?
Prachtig, hoor ik u denken. Hebben ze leuk gedaan. Maar hebben ze ook gedacht aan al die geïnteresseerde burgers die gewoon lekker googlen in plaats van die fijne zoekmachine van de bibliotheek te gebruiken?

Tja, hier hebt u misschien een punt. De Vlamingen hebben – evenals de Nederlanders hoor – nog geen open index die door Google meegenomen kan worden.

Toch staan ze zeker niet met lege handen. Ze hebben namelijk een slimme truc toegepast. Wie bijvoorbeeld zoekt in google.be op de schrijver Tom Lanoye vindt op de eerste pagina toch maar mooi de bibliotheek. Dat hebben ze gedaan door gebruik te maken van schrijverdossiers die rijk gemetadateerd zijn. En dus goed gevonden worden door Google. Van daaruit worden zoekers doorgeleid naar de Vlaamse bibliotheken.

“Obvious web 2.0”
Zo’n slimme oplossing voor zoeken in Google vind ik kenmerkend voor Bibnet. Ze zijn sterk in het gebruik maken van beschikbare web2.0-toepassingen. Toepassingen die niet duur zijn en waar geen ingewikkelde invoering voor nodig is.

Zo kunnen ook zeggen dat alle boeken zijn voorzien van geotagging. Die zijn dus terug te vinden in Googlemaps. Dat hebben ze gedaan door de alle bibliotheken te voorzien van een Googlemapslocatie. Wie vervolgens de catalogus koppelt aan die locatie, heeft alle boeken voorzien van geotags. Dat vind ik nou met slim handelen!

De slimste gast, is het sterkste team
Zo kunnen we veel leren van de Vlamingen. Wat mij bij blijft is dat ze een duidelijke visie en uitvoeringstrategie hebben. Ze durven centraal te organiseren wat centraal moet gebeuren. Maar tegelijkertijd blijven ze voldoende dicht bij de lokale bibliotheek. En tot slot maken ze gewoon uitermate slim gebruik van web2.0-toepassingen die er al zijn.

Rosemie is een slimme gast. De slimste gast, is echter niet een persoon, maar het team dat daar aan het werk is. Met een duidelijk doel en met gevoel voor de bibliotheken. Je kunt zien dat de mensen elkaar goed aanvullen. Een mooi samenspel tussen Bibnet en lokale bibliotheken. Het was een genot om zo een dag mee te kijken. Voldoende om over na te denken en leuk om contact te houden.

Slimme gasten daar bij bibnet : deel 3

Een blik op het dashboard van Cabrio

View more presentations from Bibnet vzw.

Oh, ik ben nog lang niet klaar met bibnet. Ditmaal ga ik in op de presentatie van Koen Calis van de Bibliotheek Brugge. Brugge werkt met de zogeheten Cabrio Aquabrowser. Een versie waarbij de voorkant van de aquabrowser niet gevuld is met een leeg zoekscherm maar met een etalage.

Maar goed daar ging het in de presentatie niet over. Brugge heeft in de persoon van Koen Calis eens wat statistische cijfertjes op een rij gezet over het gebruik van hun site en zoekmachine. Dit als evaluatie van de invoering van de aquabrowser.

Ik pik er een paar uitkomsten uit die ik opmerkelijk vind.

61% bereid bibliotheekbezoek thuis voor
Uit het onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de bezoekers het bezoek aan de bibliotheek thuis voorbereid. Dat kan natuurlijk zijn om te kijken of men niet voor niets naar de bibliotheek gaat. Of om te kijken of de boeken al bijna te laat zijn. Wat is nou de consequentie van zo'n uitkomst? Nou, dat we klanten vooral tips moeten geven van wat interessant is. Dat thuis voorbereiden bepaalt of men wel of niet gebruik gaat maken van de fysieke vestiging. Belangrijke functie dus.

31% gebruikt de catalogus alléén thuis
Een nog opmerkelijker gegeven is dat 31% van de gebruikers de zoekmachine annex catalogus alléén thuis gebruikt. Dat kan drie dingen betekenen. De eerste mogelijke verklaring is dat gebruikers thuis zoeken, het boek reserveren en klaar laten zetten en het vervolgens op komen halen. Runshoppers heet dat in vakjargon. Die komen niet voor het gebouw en de collectie. Die komen in de bibliotheek omdat daar klaar staat wat ze hebben willen. Deze trend zie ik bij steeds meer bibliotheken. In de afgelopen jaren hebben veel bibliotheken in Overijssel het reserveren gratis gemaakt. Dit heeft geleid tot vele kasten met reserveringen die wachten op de klant. Aan deze service is duidelijk behoefte.

De tweede verklaring is nog simpeler. Een groot deel van de klanten verlengt de boeken via internet. Dan hoef je zelfs niet naar de bibliotheek. Logisch dus dat mensen dit dan alleen thuis gebruiken.

Een laatste verklaring is dat een klein deel van de klanten de zoekmachine ook louter als informatiebron gebruikt. Met meer digitale bronnen behoort dat natuurlijk tot de mogelijkheden. Denk aan digitale bronnen als krantenartikelen, dossiers of muziekfragmenten.

Website als cruciaal marketinginstrument
Tja, er nog veel meer over al deze cijfers te zeggen. Bijvoorbeeld dat uit deze cijfers blijkt dat het overgrote deel van de klanten niet meer terug wil naar een ouderwetse catalogus. Ook kunnen de meeste mensen overweg met het vergrote aanbod.

Maar de allerbelangrijkste conclusie voor mij is dat de website de drukste vestiging is geworden van alle bibliotheken. Als we de bezoekers optellen op al die websites zijn dat er meer dan in onze fysieke vestigingen komen. En ze zijn er razend actief. Kijk maar naar de verlengingen.

Tegelijkertijd bepalen steeds meer klanten op basis van de website en zoekmachine of ze wel of niet gebruik gaan maken van de diensten van de bibliotheek. Als het hier dus fout gaat, ziet u ze dus niet eens in uw vestiging. Alle reden dus om hier veel werk te maken van het goed helpen van uw klanten en ze te verleiden tot gebruik van fysieke of digitale diensten.

De tijd dat een ICT'er of een bibliothecaris de website er een beetje bij doet, is dus definitief voorbij. En ik mag hopen dat er ook geen goedbedoelende buurmannen of neefjes nog aan het werk zijn voor uw site. Daar is het echt te serieus voor geworden. Uw website vormt een belangrijke spil in het behalen van uw maatschappelijke resultaten.

Koen, heeft dat misschien niet met precies zo veel woorden gezegd. Maar dat is wat ik haal uit zijn goede statistieken. Waarvoor dank!

Slimme gasten daar bij bibnet : deel 1

In Nederland zeggen we wel eens dat Belgen dom zijn . En Belgen zeggen dat wij gierig zijn. Ik geloof dat beiden niet kloppen. Vandaag was ik in Brussel bij een doe- en denkdag. Georganiseerd door bibnet, de Vlaamse tegenhanger van ons Bibliotheek.nl.

Ik was onder de indruk van wat ik zag. 200 enthousiaste bibliotheekcollega’s die ik niet kende. Ik voelde me een klein jongetje dat voor het eerst naar de grote school ging. Grappig om te constateren dat je zo gewend bent aan je eigen bibliotheekomgeving.

De komende tijd ga ik zeker een paar blogjes wijden aan dit congres. De overeenkomsten met Nederland zijn zo evident dat ik nog velen kan aanraden om eens kennis te maken met onze collega's in Vlaanderen. Van mij mag bibnet een stand hebben op ons congres in Maastricht. Kan iemand dat even doorgeven aan Naomi?

Tja, waar te beginnen? Ik begin met een leuk initiatief van de Bibliotheken van Antwerpen. Zij zijn hun bibliotheeksite gaan bouwen met de blogsoftware Wordpress. Velen die 23dingen hebben gedaan kennen dit. Maar kun je daar hele websites mee bouwen dan? Jazeker.

Kijk maar eens op de website van de plaats Bornem, één van de bibliotheken van Antwerpen. Maar kijk tegelijkertijd maar eens naar de website van Westerlo. Dat lijkt toch verdacht veel op dezelfde site of niet. Tegelijkertijd werken vele verschillende bibliotheekmedewerkers er aan mee. Een open systeem. Ze proberen zo de kennis die ze anders alleen aan de balie konden geven aan klanten ook te geven aan mensen via internet. Geen superduur initiatief vermoed ik, maar wel met een hele creatieve en innovatieve inzet. Slim bedacht en uitgevoerd.

Alle websites zijn onderling verbonden, kennen een gezamenlijke mogelijkheid om te publiceren. Maar kunnen in elke plaats toch anders zijn. Ieder heeft zijn eigen gezicht terwijl de kracht van gezamenlijkheid ten volle benut wordt.

Waren wij in Nederland niet bezig met een White Label Website en met landelijke huisstijl? Volgend week gaat Deventer online met de eerste white label website. Maar ach, arm Deventer. De Vlamingen zijn ons allang voor.

Slimme gasten daar bij bibnet. Hou ze in de gaten en laten we kennis delen. Wordt vervolgd.