Zeven observaties bij de voortgang van het Vlaamse bibliotheeksysteem

De afgelopen week woonde ik  in Brussel een informatiesessie bij van de Vlaamse bibliotheken. De Vlamingen, ik heb er al vaak over geschreven, zijn bescheiden maar maken ondertussen vele meters. Met het onderzoek naar een Vlaams bibliotheeksysteem zitten zij op dit moment in een fase die ongeveer één tot twee jaar voor ligt op de Nederlandse situatie. En daarmee is Vlaanderen zeer interessant om goed te volgen.

En zo zat ik temidden van bijna 100 Vlaamse bibliotheekcollega's te luisteren naar de voortgang. Ik geef u een paar van mijn observaties van die bijeenkomst.

Observatie 1: Stevige aanbesteding
De Vlamingen zitten inmiddels ver in hun aanbesteding. Uiterlijk 15 mei moeten leveranciers hun offertes inleveren. Dan volgen presentaties door de leveranciers en eind juli moet de beslissing zijn gevallen. Als alles meezit gaan de Vlamingen dus in 2018 starten met de migratie. Kijk, daar wordt stevig doorgepakt!

De aanbesteding is overigens gebaseerd op een zogeheten 'Bestek'. In Nederland zouden we dat het Programma van Eisen noemen of het aanbestedingsdocument noemen. Dat document vindt u op deze keurige pagina, net als veel andere interessante informatie.  Het 'bestek' bevat bijvoorbeeld een vrij complete beschrijving van wat een bibliotheeksysteem allemaal moet kunnen: hoe je moet kunnen uitlenen, hoe een lid moet kunnen inschrijven, hoe je titel- of exemplaargegevens muteert maar ook wordt gevraagd naar beschikbare helpdesk en regelingen rond intellectueel eigendom. Het is een document wat ons in Nederland, als wij ook verder kunnen, nog veel van over kunnen nemen. Daar is echt al heel veel denkwerk verricht. Leveranciers zullen echt een tijdje zoet zijn om dit allemaal goed aan te leveren.

Er zijn vijf partijen die ene offerte in deze gunningsfase kunnen aanbieden. Dat zijn:

• Brocade/Cipal
• Infor samen Cevi
• Ex Libris samen met KU Leuven
• OCLC met HKA
• Systematic

Deze vijf kwamen uit een eerdere selectiefase waarin men al moest bewijzen dat men deze klus aan zou kunnen en men een deugdelijk product had dat op hoofdlijnen zou moeten kunnen functioneren.

Observatie 2: Maak onderscheid tussen operationeel en innovatie
Het Vlaams Bibliotheeksysteem maakt onderscheid tussen wat een systeem moet kunnen vanaf de eerste dag  dat het operationeel is wat de ontwikkelagenda is voor de komende jaren. Die ontwikkelagenda is ondergebracht in tien projecten. Die projecten zijn echt superconcreet. Daar kunnen wij in Nederland nog wel wat van leren. Dat heeft ook te maken met het feit dat het Vlaams Bibliotheeksysteem plotseling geen rekening meer hoeft te houden met allerlei verschillende systemen. Het gaat niet meer over koppelen maar over ontwikkeling binnen het systeem.

Projecten in de doorontwikkeling zijn bijvoorbeeld een nieuwe doorontwikkeling op de frontend, een API ter vervanging van het SIP-protocol en de inrichting van de statistiekmodule.

Een ander onderwerp dat ik er graag even uitlicht is  de koppeling met de basisregistratie door de overheid. De Vlaamse bibliotheken maken onderdeel uit van de lokale overheid. Een koppeling met de Gemeentelijke BasisAdministratie (het heet in Vlaanderen het Rijksregister) ligt voor de hand. Als je een lid inschrijft kun je dan automatisch de gegevens overhalen van deze burger. Ook tussentijdse wijzigingen in de GBA zouden op termijn dan doorgegeven kunnen worden. Dit gaat via een koppeling met het platform Magda. Deze koppeling wordt nog niet verwacht bij de oplevering van het Vlaamse systeem maar zeker op niet al te lange termijn beschikbaar komen. 

Observatie 3: Over de kracht van standaardiseren

In het haalbaarheidsonderzoek dat in Vlaanderen is uitgevoerd was al geconstateerd dat het nodig zou zijn om een aantal zaken nog verder te standaardiseren. Een deel van die uitkomsten werd gedeeld op deze bijeenkomst maar ook concreet gemaakt. Zo komt er een standaardlijst met abonnementen die een bibliotheek kan aanbieden. Dat zullen er enkele tientallen zijn en bibliotheek kan zelf bepalen welke echt worden aangeboden aan publiek. De prijs van elk abonnement kan de lokale bibliotheek zelf vaststellen. Het is een standaardisatie die ook in de Nederlandse projectgroep voorbij is gekomen en wellicht ook voorgesteld zal worden. 

Verder werd het proces van inschrijven van leners beschreven en daar werd plotseling zichtbaar hoe handig het is als je maar één lenersbestand hebt. 1 op de 7 inwoners verhuist elk jaar. Soms buiten de eigen gemeente. Hoe handig zou het zijn dat die gewoon 'meeverhuist' naar de volgende bibliotheek. 

Ook werd aangegeven hoe je mededelingen over een lener die ook buiten de eigen bibliotheek leent, zou kunnen doorzetten naar andere bibliotheken of naar het hele netwerk. 

Maar ook bijvoorbeeld een standaardlijst voor de kasverkoop in bibliotheken. Die wordt nu ook door elke bibliotheek apart ingevuld. Nou ja, een hoop kleine dingen dus waar veel mensen op veel plekken toch druk mee zijn. 

Observatie 4: Eén zoekinterface 

Geen onderdeel van de aanbesteding of het Vlaamse Bibliotheeksysteem maar hij kwam toch een aantal keer voorbij: alle Vlaamse bibliotheken gebruiken dezelfde zoekinterface. En dat is eigenlijk toch wel verrekte handig. Want die zoekinterface moet straks gekoppeld worden met het Vlaamse bibliotheeksysteem. En als dat allemaal verschillende leveranciers zijn, krijg je het daar nog knap druk mee. De aquabrowser vervult in Vlaanderen zowel de rol van index als van zoekinterface. De interface is lokaal instelbaar maar alle koppelingen zijn uniform en wijzigingen zijn daardoor voor alle bibliotheken door te voeren. 

In Nederland hebben we wel de index landelijk beschikbaar (NBC+) maar niet de zoekinterface. Als Nederland echt werk wil maken van een landelijk bibliotheeksysteem dan zou ik er een groot voorstander van zijn om ook die zoekinterface te standaardiseren. 

Observatie 6: Hoe de catalogus verdween uit Vlaanderen

Over indexen gesproken. In de aanbesteding wordt ook aangegeven hoe men om wil gaan met de OpenVlacc (ongeveer de NBC+ van Vlaanderen). Het eengemaakt bibliotheeksysteem zal in de beginfase nog kopiëren uit het OpenVlacc. Maar op termijn zal men de OpenVlacc en de titelindex uit het landelijk bibliotheeksysteem in elkaar schuiven. En daarmee verdwijnt in feite de lokale catalogus uit Vlaanderen. En dat is wel bijzonder want in Vlaanderen maakt men nog veel meer werk van catalogiseren. Dat komt omdat men veel minder kan terugvallen op het werk dat in Nederland door de NBD wordt gedaan. In Nederland zien we zelf bijna niet meer hoe efficiënt we dat hebben geregeld. 

Observatie 7: Het gaat niet over de prijs

Tot slot: het gaat in Vlaanderen niet over de prijs van het systeem. Veel gesprekken in Nederland gaan daar wel over. Hetgeen uiteraard het vooroordeel bevestigd dat wij op de penning zijn in Nederland. Dat het daar in Vlaanderen minder over gaat is dat de budgetten van de provincies (die tot nu tot het overgrote deel van de kosten betaalde) worden overgeheveld naar Vlaams niveau. De rekening zal dus wellicht voor het overgrote deel bij Cultuurconnect terecht komen. Nu waren niet alle Vlaamse bibliotheken aangesloten bij die provinciale systemen dus daar zal nog wel iets voor verzonnen zijn, maar in grote lijnen ligt het wel zo.

Er zijn in Nederland ook wel eens mensen geweest die zeiden dat dit geld maar naar het niveau van de KB moest worden getild. Net zoals bij de ebooks is gebeurd met een uitname uit het gemeentefonds. Maar anders dan bij ebooks is er geen standaardbedrag in lokale of provinciale begrotingen te vinden dat gecentraliseerd kan worden. En aangezien het ook niet een directe taak is voor de KB in de WSOB zie ik dat ook nog niet gebeuren. Wie echter de Vlamingen bezig ziet, zal niet kunnen ontkennen dat één bibliotheeksysteem het werk van de KB voor de digitale bibliotheek toch wel eenvoudiger zou maken.

Tot slot: Wat de Vlamingen nog kunnen leren van de Nederlanders
Wij kunnen veel leren van de Vlamingen. Ze flikken dit toch maar mooi en zijn ondertussen gewoon uit de startblokken. Petje af dus voor het team van Johan Mijs. Toch zijn er nog wel een aantal zaken die de Vlamingen weer van ons kunnen leren.

Eén van de zaken die mij opviel is dat het collectie- en catalogiseerproces in Vlaanderen veel minder is gestandardiseerd dan in Nederland. Door de titelaanlevering door de NBD zijn de cataloguswerkzaamheden in Nederland tot een minimum beperkt en variëren we ook nauwelijks meer met alternatieve plaatsingen. Ook het werken met centraal collectioneren is in Nederland eerder regel dan uitzondering. In Vlaanderen staat dat echt in de kinderschoenen.

Tot slot viel mij op dat veel van de verbeteringen in de projecten worden gezocht binnen het bibliotheeksysteem terwijl we in Nederland daar toch al veel meer om heen durven te programmeren. Ik ben er zelf nog niet helemaal uit wat nu beter is. Ik zie het pragmatisme en tempo van de Vlamingen. En ik zie het principiële en de hang naar autonomie over eigen systemen in Nederland.

Het was me een genoegen zo tussen honderd vakgenoten in Vlaanderen te zitten. Collega's waar we in Nederland nog veel plezier van kunnen hebben.

Dank aan u allen daar voor wat u mij leerde en graag tot een volgende keer!

Wie de presentaties van deze bijeenkomst wil zien, kan deze hier vinden.