Hoe ver zijn de Vlamingen eigenlijk met hun bibliotheeksysteem? Een update

Medio vorig jaar schreef een reeks artikelen over onze slimme Vlamingen gasten bij Bibnet die toen net hun onderzoek naar een gezamenlijk bibliotheeksysteem hadden afgerond. Een paar weken geleden was ik opnieuw bij ze op bezoek. Hoe staat het er bij ze voor? Want hun situatie is voor Nederland alleen maar interessanter geworden sinds ook de KB heeft aangegeven een soortgelijk onderzoek te willen doen. Waarbij ik gelijk toegeef dat ik daar mede schuldig aan ben.

Samen met Dennis Eijsten praatte ik bij met Johan Mijs en Peter de Keyser. Zij maken deel uit van het projectteam dat u hierboven ziet.  De uitkomsten geef ik u hieronder.

Praten, praten, praten
Na de afronding van het onderzoek vorig jaar en de bespreking hiervan, is dit voorjaar een groot traject gestart samen met de bibliotheken. Het doel? Nou, vooral goed afstemmen wat precies verwachtingen zijn, bekijken op welke punten en plekken samenwerking mogelijk en nodig is om tot slot te komen tot de opzet van het 'programma van eisen' dat voor de aanbesteding gebruikt kan worden.

Het team van Johan heeft in de afgelopen maanden 14 werkbezoeken, 5 workshops en 6 infosessies georganiseerd. 

In de workshops is bijvoorbeeld gekeken naar welke onderdelen identiek kunnen worden ingeregeld voor alle bibliotheken. Dan gaat het om zaken als: overal een identiek bonnetje,verlengen zonder fysieke aanwezigheid van het boek,  het automatisch over laten gaan van de ene lenerscategorie naar de andere. Dat lijken kleine zaken maar wie zich nu realiseert dat dat tientallen keren apart geregeld is in systemen, ziet ook hoeveel dubbel werk we eigenlijk doen op dit punt. Nou ja, een heel proces dus om dat breed met elkaar te bespreken. 

Dat geldt ook voor het lidmaatschap: hebben we een centraal bestand van leden waarbij we een koppeling kunnen maken met de gemeentelijke basisadministratie of is elk ledenbestand toch echt afzonderlijk van elkaar. Dat staat overigens weer los van wie die leden zijn want ook in een gezamenlijk bestand kunnen leden gewoon lokaal lid zijn. Maar je ziet dat de emotie snel mee kan spelen in zo'n discussie. Toch hebben ze een mooie eerste uitkomst getuige het lijstje hieronder. 

Alles bij elkaar levert dat nu een beeld op van wat de bibliotheken gezamenlijk willen en wat ze zelfstandig willen houden. En dat zijn natuurlijk belangrijk vertrekpunten voor een gezamenlijk systeem en de inrichting daarvan. 

Procesbeschrijvingen

Ook heeft men voor alle voorkomende (geautomatiseerde) processen in bibliotheken schema's gemaakt voor automatisering. Dat zijn tientallen van dit onderstaande schema's 

Ik hoor u denken? Is dat zo belangrijk? Nou, ook hier moet je je realiseren dat er nu tientallen verschillende systemen zijn en in veel van die systemen zijn deze schema's net even anders. Ook dat trek je gelijk in één systeem of het systeem moet in elke vestiging processen anders ondersteunen. 

Exitregeling

Tegelijkertijd met deze informatieronde voor bibliotheken wordt gewerkt aan een exitregeling voor de bestaande systemen. Er zijn nu meerdere leveranciers in Vlaanderen en in het gunstigste geval komt slechts één van de bestaande leveranciers terug in het toekomstige bibliotheeksysteem. 

Ook in Nederland kennen wij de situatie dat de conversie van de ene leverancier naar de andere niet altijd even gemakkelijk gaat. De verliezende leverancier lijkt niet altijd even sportief (de leverancier noemt dit overigens zakelijk). Samen met juristen wordt nu al voor de keus daarom een exitregeling met alle bestaande partijen getroffen.  

Planning

Er wordt dus een hoop werk verzet in Vlaanderen. Nuttig werk. Allemaal voorwerk om de aanbesteding goed en met veel draagvlak in te gaan. Die planning ziet er als volgt uit.

Na de zomervakantie start men met de 'echte' aanbesteding met de publicatie van de opdracht en het lastenboek. Daarna volgt beoordeling en gunningsfase. Begin 2017 zou dan bekend moeten zijn wie in Vlaanderen het nieuwe bibliotheeksysteem gaat leveren. 

Wie hier de voorgestelde planning van M&I tegen aan houdt, ziet dat er een kleine vertraging is gekomen ten opzichte van het destijds gepubliceerde onderzoeksrapport. Maar echt veel is het niet. En dan hebben ze ook nog eens de fusie naar CultuurConnect gedaan in die periode. Men houdt dus flink tempo in Vlaanderen. Ik zie ook hoeveel tijd en aandacht ze er aan besteden om dit goed te doen. 

Saillant detail: de aanbesteding loopt parallel aan het  onderzoek in Nederland. In Nederland worden eind 2016, begin 2017 de resultaten verwacht. In Vlaanderen wordt dan de aanbesteding afgerond. Dat worden dus spannende maanden.

De plaatjes die ik hierboven gebruikt heb, komen uit de presentatie die Johan mij toestuurde en die op een openbare plek staan. Het is nog wel interessant om zijn presentatie nog eens na te kijken. 

En verder? Beperkt IBL in Vlaanderen

We kunnen dus nog veel leren van de Vlamingen en ik ben blij met de kennis die ze delen. Toch zijn er ook zaken die zij wel weer van ons kunnen leren of overnemen.

Zo vond ik het bijvoorbeeld opvallend dat de mate van IBL in Vlaanderen echt van een heel andere omvang is dan in Nederland. Ik ben gewend dat elke provincie transportbusjes heeft en dat in ieder geval binnen de provincie er een zeer frequente uitwisseling van materialen is. Dat is in Vlaanderen nauwelijks het geval: er rijden geen provinciale transportbusjes en ook de processen zijn daar dus veel minder op ingericht.

Vakantiebieb, Ebookplatform en WAAS naar Vlaanderen?

Ook op het gebied van ebooks kijken de Vlamingen met enige jaloezie naar Nederland. Hoewel het ons misschien nog steeds niet snel genoeg gaat, staat er ondertussen toch maar mooi een Vakantiebieb en Ebookplatform voor alle bibliotheken. Daar is door velen jaren hard voor geknokt, er is zelfs een uitname uit het gemeentefonds voor gedaan. Maar in vergelijking met andere landen begint Nederland echt koploper te worden op dit gebied. Zouden we de Vakantiebieb en het ebookplatform niet samen met de Vlamingen kunnen exploiteren?

Verder hebben alle bibliotheken in Vlaanderen nog lokale of provinciale CMS-systemen voor hun websites. In Nederland werkt een ruime meerderheid van bibliotheken met de gezamenlijke Website As A Service (WAAS). Ik kan me voorstellen dat dat in combinatie met het gezamenlijke bibliotheeksysteem in Vlaanderen dat ook nog wel interessant kan zijn. 

Beter een goede buur dan een verre vriend?

Voor mij en Dennis was het weer een leerzaam dagje in Brussel. Zo zie je maar, goede informatie is soms dichterbij dan we denken. Laten we die Vlamingen maar koesteren als goede buren. Volgens mij zit er nog veel samenwerking in het vat.