Dat het landschap van bibliotheksystemen in Nederland niet altijd even overzichtelijk is, toont bijgaande overzicht van Johan Stapel. In totaal hebben we bijna 50 installaties van bibliotheeksystemen.
Op deze plek hebben we het al vaker gehad over de mogelijkheid om de veelheid aan bibliotheeksystemen een beetje terug te snoeien en de digitale infrastructuur wat overzichtelijker te houden. Vlak voor de Kerst kreeg ik daar een paar onverwachte maar niet de minste medestanders bij: Jet Bussemaker en Sander Dekker.
Bussemaker en Dekker: Onderzoek vergroting efficiency bibliotheeksystemen
Beiden stuurden een brief naar de Koninklijke Bibliotheek als reactie op het beleidsplan van de KB 'De kracht van het netwerk'. Een afschrift van de brief ging naar alle leden van de Tweede Kamer
De minister schrijft in haar brief aan de Koninklijke Bibliotheek:
De bibliotheekbudgetten staan in veel gemeenten onder druk. In deze context is het van belang dat bibliotheken de beschikbare budgetten zoveel mogelijk kunnen inzetten voor de maatschappelijke opgaven en dat uitgaven voor ondersteunende processen zo beperkt mogelijk kunnen blijven. In de bibliotheeksector is een groot aantal verschillende bibliotheeksystemen in gebruik. Er zijn twijfels over de efficiency van deze historisch gegroeide situatie. Wij geven u in overweging, in vervolg op het rapport ‘Aansluiting landelijke digitale infrastructuur en lokale bibliotheeksystemen’, te onderzoeken in hoeverre de doelmatigheid kan worden vergroot door toe te werken naar één collectief systeem van shared services. De Wsob geeft daar een aanzet voor. Op basis van de netwerkbepalingen verwacht de wet namelijk dat deelnemers aan het bibliotheeknetwerk ondersteunende processen zodanig inrichten, dat daarmee de collectiviteit van het netwerk wordt versterktRekenen we het vast uit op de achterkant van een sigarenkistje?
Nu verwacht ik zelf dat de KB op dit punt wel met onderzoek zal komen. Dat zal ongetwijfeld uitgevoerd worden door prima bureaus en het zal ongetwijfeld een goed verhaal opleveren.
Maar kunnen we het ook vandaag al berekenen? Is er met een beetje goede wil al niet snel een berekening te maken over die efficiency? De rapporten uit Vlaanderen bevatten onder andere een openbaar rapport over de kosten van het bibliotheeksysteem in verschillende provincies. Hierboven ziet u een tabel met gegevens uit dat rapport. Daarin kunt u lezen dat in Vlaanderen het bibiotheeksyteem (licenties, personeel, apparatuur etc.) € 0,76 per inwoner kost.
Ik heb geen reden om aan te nemen dat de kostenstructuur in Nederland lager ligt dan die in Vlaanderen. Ik heb zelfs het vermoeden dat het iets hoger ligt. Maar laten voor de aardigheid maar eens uitgaan van die € 0,76 per inwoner.
Bibliotheeksystemen kosten € 13 miljoen en daarvan zou je € 2 miljoen kunnen besparen
Nederland kent 17.000.000 inwoners. Wie dat vermenigvuldigt met € 0,76 per inwoner komt uit op een bedrag van nagenoeg € 13 miljoen per jaar.
Is er heel veel te verdienen bij samenvoeging naar één systeem? De Vlaamse rapporten zijn daar heel voorzichtig in en kiezen dat ook niet als uitgangspunt. Wat we wel kunnen leren is dat de uitgaven sterk verschillen van plek tot plek. Op de ene plek is dus veel meer te besparen dan op de andere plek.
Ook in ander verband - de samenwerking tussen universiteitsbibliotheken en OCLC Worldshare, een soortgelijk traject - toont aan dat besparing verdraaid lastig te realiseren is.
Mijn conclusie is dat die besparing dus beperkt zal zijn. Ik schat in dat je jaarlijks maximaal 15% kunt besparen op die € 13 miljoen. Het kan wat meer zijn, het kan wat minder zijn.
Wie dat doorrekent komt op een besparing van maximaal € 2 miljoen per jaar.
Die € 2 miljoen per jaar is een structureel bedrag waar je niet aan voorbij kunt maar ook een bedrag waar je 160 stichtingen voor op één lijn moet zien te krijgen die lang niet allemaal dezelfde besparing hebben. Mijn verwachting is dan ook dat je op basis van deze besparing lang niet iedereen over de streep krijgt.
Focus op andere winst
Toch is dit maar het halve verhaal. Want welke winst valt er nog meer te halen uit één bibliotheeksysteem. De Vlamingen beginnen telkens hun verhaal over één systeem dat ze met al die afzonderlijke systemen telkens 3 jaar nodig hadden om elke landelijke vernieuwing weer gekoppeld te krijgen aan al die losse systemen. Versnelling van implementatie is naar mijn gevoel een grotere opbrengst dan het financiële voordeel.
Verder zou je bij één systeem ook de provinciale transportsystemen veel beter op elkaar kunnen laten aansluiten. De systemen bepalen nu vaak de grenzen van de samenwerking op dit gebied. In Gelderland en Overijssel kunnen we daar over meepraten.
Ook op collectie- en catalogusgebied zou je kunnen versnellen. Nu zie je net als bij transport dat samenwerking rond centraal collectioneren vaak belemmerd wordt door systeemgrenzen. Verder kent elk systeem zijn eigen catalogusbeheer en laden we allemaal de NBD-titels in. Daar zit winst.
En wat te denken van vraagstukken rondom Gastlenen en de Nationale BibliotheekPas of een gezamenlijke database van klantgegevens? Het lijken mij vraagstukken die een stuk vlotter kunnen gaan en goedkoper uitgevoerd met één systeem.
Wie dus wil berekenen waar winst zit in tijd, geld en kwaliteit zal dus breder moeten onderzoeken dan alleen de kosten van het bibliotheeksysteem.
Zien jullie nog meer punten waar je naar zou moeten kijken als je dit onderzoekt? Ik hou me aanbevolen. Helpen we onszelf en het ministerie snel aan de juiste informatie.
Mede namens Jet en Sander, alvast dank!
