Het mijnenveld van de bibliotheeksystemen?

Op dinsdag 24 januari presenteerde Marc van den Berg, sectorhoofd innovatie en ontwikkeling en plaatsvervangend directeur van de Koninklijke Bibliotheek, de uitkomsten van het onderzoek naar een landelijk bibliotheeksysteem. Hoewel ik over dit onderwerp al veel geschreven heb, past het mij dit keer niet om er artikelen lang op in te gaan. Waarom niet? Nou, omdat ik deel uitmaakte van het team dat het onderzoek deed en zelfs aan de wieg van dit onderzoek heb gestaan. Met andere woorden: een kritische houding kunt u hier van mij niet verwachten.

Maar mijn mond houden kan ik toch ook niet. Ik zal er een paar woorden aan wijden en paar dingen aanwijzen waarvan ik denk dat het interessant is om daar het lampje eens op te zetten.

Mijnenveld?
Sommige mensen zeggen dat de wereld van de bibliotheeksystemen een mijnenveld is. In ieder geval een gebied waar het voorzichtig manoeuvreren is. Bibliotheken die zelfstandig automatiseren (ik werkte ooit bij zo'n bibliotheek) ontlenen namelijk een bepaalde mate van autonomie aan zo'n systeem.  Dan gaat het om het gevoel dat men het helemaal zelf kan inrichten en innovaties ook volledig zelfstandig kan uitvoeren. Ja, ook alles zelf betalen. Dat ook. En nooit toegeven dat je meer betaalt dan een ander uiteraard.

Verder sturen de bibliotheeksystemen heel veel processen in bibliotheken. Het gaat zoals een systeem het wil. Een overstap naar een ander systeem betekent dan ook dat ontzettend veel processen opnieuw bekeken moeten worden. Daar worden we als bibliotheken redelijk 'merkentrouw' van en roepen we al snel: 'mijn systeem is de beste'. Sommige mensen zeggen zelfs dat de bibliotheeksystemen kenmerken hebben van fundamentalistische geloofsrichtingen.

En tot slot: elke bibliotheek heeft er een mening over, terwijl ze lang niet altijd zelf de contractpartner zijn met een leverancier. Dat is vaak weer een provinciale ondersteuningsinstelling die dit in opdracht van een groep bibliotheken doet.

Simpel is het dus niet. En binnen dat mijnenveld geeft het rapport aan dat bibliotheken een collectief systeem mogelijk is en dat dat het operationeel zou kunnen zijn vanaf  2019. De keurig geformuleerde eindconclusie luidt dan ook:

"Op basis van dit onderzoek concluderen de onderzoekers dat een landelijk bibliotheeksysteem voor Nederland technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar is. Met een landelijke bibliotheeksysteem kan het netwerk van openbare bibliotheekorganisaties voordelen behalen, in het bijzonder het versnellen van innovatie en het behalen van efficiency- en ketenverbetering binnen de branche. Voorwaarde is dat de bibliotheken bereid zijn processen en functionaliteiten te harmoniseren zodat alle bibliotheken gebruik maken van een ‘standaard’ systeem." 

Iemand noemde het een 'wollige' conclusie. Dat zal, maar wie bovenstaande veld ziet, moet die opinie denk ik toch bijstellen. De conclusie beweegt binnen de meest maximale ruimte die op dit moment mogelijk is. En laten we wel wezen,  Denemarken en Vlaanderen gingen ons al voor. Onmogelijk is het zeker niet. Maar het vraagt wel wilskracht en stuurmanskunst.

Een basissysteem mét schoolbibliotheken en een impliciete keus voor vernieuwing
In het rapport worden vier scenario's geschetst om te komen tot een landelijk systeem: 1) houden zoals het is, 2) modulaire opbouw, 3) basissysteem en 4) breed bibliotheeksysteem.  Beredeneerd wordt uitgelegd waarom gekozen wordt voor een basissysteem. Overigens wordt wel benoemd dat ook schoolbibliotheken al binnen dit systeem vallen. Dat is dus geen aanvullende functionaliteit. Iets waar veel bibliotheken op dit moment óf veel voor betalen óf waar men kiest voor een niet geïntegreerde oplossing vanwege de kosten.

Dat basissysteem is impliciet ook een keus voor vernieuwing. Tijdens het proces waren er bibliotheken die aangaven dat systemen vooral ook ruimte moeten bieden voor allerlei nieuwe functies.  Een enkele bibliotheek was zelfs zo stellig dat deze aangaf in het geheel geen bibliotheeksysteem meer te willen. Dat lijkt me met bijna 80 miljoen uitleningen (160 miljoen transacties) wellicht te vroeg maar duidelijk is dat er allerlei nieuwe functies bijkomen. De vraag is echter: komen die in het bibliotheeksysteem of naast en gekoppeld met het bibliotheeksysteem.

Op dit moment werkt de KB bijvoorbeeld aan een marketingplatform dat hier natuurlijk goed op kan aansluiten. Niet in datzelfde systeem maar wel afgestemd op elkaar.

Kosten
Er wordt in het rapport wel iets gezegd over een mogelijke prijs van het bibliotheeksysteem. Die zou tussen 40 en 50 cent per inwoner kunnen zitten. Maar daar worden nog allerlei opmerkingen bij gemaakt en zelfs dat dat nader onderzocht moet worden.

Interessanter naar mijn mening is het om nog eens goed naar de bijlage te kijken. Daar zit een vrij aardige analyse in van de kosten van biblliotheeksystemen. Gemiddeld besteden bibliotheken € 1,- per inwoner aan het bibliotheeksysteem (in totaal € 17.000.000,- in heel Nederland). Maar er zit een stevige variatie in naar onder en boven. Hoe groot die exact is, is niet bekend omdat in het onderzoek dat niet voor alle bibliotheken is onderzocht. Het is interessant om die calculatie nu voor de eigen organisatie te gaan maken en bovenstaande schema daarbij te gebruiken. Daarmee voorkom je dat je veel verborgen kosten vergeet.

Wie dus € 1,- per inwoner vergelijkt met die 40 tot 50 cent ziet dus dat er voor de sector als geheel  toch wat te winnen moet zijn. De kunst is dan om het voor iedereen interessant te maken. Ook voor partijen die wellicht aan de onderkant van deze prijs zitten. Maar dat er wat te winnen valt, mag duidelijk zijn.

Vlaanderen
Ondertussen is men in Vlaanderen aan de aanbesteding begonnen. Die moet ergens rond de zomervakantie afgerond worden. Stel dat het in Nederland nu aan het eind van dit jaar of ergens in 2018 helder is dan wordt het ook nog interessant om nog eens naar samenwerking met Vlaanderen te kijken. Want zou het interessant zijn om bijvoorbeeld IBL en collectiebeheer ook grensoverschrijdend te laten gaan. Niet de collectie Nederland maar de collectie Nederland en Vlaanderen dus. Hoe groter de netwerkcollectie is, hoe beter de dienstverlening zou moeten kunnen zijn.

Interactief proces
De Koninklijke Bibliotheek heeft al aangekondigd dat er een vervolgtraject komt. Om met de woorden van de website te spreken:

"Er moet nog een aantal onderwerpen helder worden voordat bibliotheken zich kunnen committeren: de invulling van de regievoering, de precieze uitwerking van de noodzaak tot standaardisering, de financiering van een collectief systeem en de richtprijs en de voorwaarden waaronder bibliotheken kunnen deelnemen."

Het traject was tot nu toe vormgegeven met een brede stuurgroep en een brede projectgroep. De projectgroep waar ik aan deelnam was een mooie mix van kwaliteiten van bibliotheken, POI's en KB. Al pratend kwam je bijna altijd tot goede of acceptabele oplossingen. Daarnaast zijn verschillende informatiesessies georganiseerd waar telkens 50 tot 70 bibliotheken aan deelnamen en die met goede aanvullingen kwamen in het onderzoek. Ik heb daarvan genoten. En ik kijk dus ook wel uit naar het vervolg.

Denemarken, Vlaanderen en nog een handje Europese regio's gingen ons al voor. Ik ken de tijd nog dat er meer dan 100 bibliotheekinstallaties waren (zo eind jaren '90 van de vorige eeuw). Dat zijn er nu nog maar 45. Bibliotheken werken meer samen dan ooit als het gaat over allerlei programma's zoals Bibliotheek op school en Basisvaardigheden. Alle bibliotheken gebruiken een landelijk logo of hebben een goede reden om ervan af te wijken. We delen een mooi gezamenlijk systeem voor ebooks waar best wat aan te verbeteren valt maar waar iedereen in kan en gebruik vna kan maken.  Tja, zo bekeken is het geen mijnenveld maar een mooie kans.

Het is aan de sector zelf: zien we samen een kans en hoe moet die er uit zien?  De ruimte is er. De vraag of we hem samen in willen vullen. Ik doe graag weer mee om die vraag te beantwoorden.

Download hier het rapport en de bijlagen

Zes waarnemingen rond een bibliotheeksysteem in de cloud

Ik schreef er al eens eerder over: een bibliotheeksysteem in de cloud. Iemand noemde het ook al gekscherend: Bibliotheeksysteem-as-a-service. Met andere woorden, je onderhoudt niet meer je eigen bibliotheeksysteem maar je neemt het af als een dienst zoals Google-apps.

De commissie Digitale Bibliotheek van de Vereniging Openbare Bibliotheken sprak vanochtend met Marc van den Berg en Thomas Place van de Universiteit van Tilburg (UvT). Zij vertelden wat hun overwegingen waren bij de overstap naar een Worldshare Management System (WMS) van OCLC. Zij zullen dit najaar de eerste universiteitsbibliotheek in West-Europa die dit in gebruik gaat nemen. En het was interessant om kennis te nemen van hun overwegingen.

De wereld van de universiteitsbibliotheken is wel wat anders dan die van de openbare bibliotheken maar op andere onderdelen bijvoorbeeld heel vergelijkbaar.

Wij kunnen het niet meer zelf…
De UvT heeft lange tijd vele systemen zelf gemaakt. En men constateert dat het hen niet lukt om het huidige tempo van de ontwikkelingen goed bij te houden. Er is zoveel kennis nodig om bij te blijven dat dit alleen grotere spelers nog lukt. Om die reden wil men de komende jaren alle eigen systemen afbouwen en onderbrengen in de cloud. Deels deed men dat al omdat men catalogiseert via OCLC.

OCLC wordt via een Worldshare Management System (WMS) niet alleen de catalogus maar ook de zogeheten ‘integrator’. Een index waar alle benodigde informatie bij elkaar komt. Dat proces lijkt erg op de Nationale Bibliotheek Catalogus die thans voor openbare bibliotheken wordt gebouwd. De hele interface van de UvT komt daarmee in de cloud te staan.

Tegelijkertijd heeft men nog een lokaal bibliotheeksysteem: het toch wat verouderde LBS3 van OCLC. Alleen uitleentransacties komen nog hier terecht en het beheer van het ledenbestand.

Eigenlijk zit het kernproces al in de cloud…
Wie zich realiseert dat ergens tussen de 60% en 90% van alle documenten in de universitaire wereld een digitaal document is en niet een fysiek document is, weet dat het Worldshare Management System eigenlijk belangrijker is dan het fysieke bibliotheeksysteem.

Zes waarnemingen
De UvT verwacht dit najaar live te gaan met dit systeem. En ja, er moet nog wel wat gebeuren. Maar opvallend in hun strategie vond ik een zestal zaken en die deel ik graag met jullie. Ook om eens te horen hoe jullie er tegen aan kijken.

1. Grote integrators
Op de eerste plaats gaven ze aan dat alleen grote integrators die kunnen. En het liefst integrators die zo dicht mogelijk tegen Google aan zitten. Het liefst zat men gewoon volledig in Google Scholar. Wie nu iets wil, moet een partij hebben die kan onderhandelen met Google Books maar die tegelijkertijd schakelt met Springer en Elsevier. Kortom, met de grote informatieboeren in deze wereld.

2. Explosie van data
Op de tweede plaats zag ik de explosie van de data. Vanuit hun huidige systeem met 6 miljoen items gaan ze met OCLC naar een paar honderd miljoen items. De data groeit exponentieel en toch willen we alles via een hele simpele interface en met één gang doorzoekbaar houden.

3. Afbouw en centralisatie van handelingen
Op de derde plaats: er is een duidelijke afbouw en centralisatie waarneembaar van alle handelingen rondom een catalogus en metadata. Men wil dit niet meer zelf doen. Als een uitgever een boek maakt, laat deze dan zelf de gegevens aanleveren. Datzelfde geldt voor gegevens van tijdschriften of adressen van leveranciers. Beheerwerk centraliseert of verdwijnt.

4. Net zo hard ploeteren met eBooks
Op de vierde plaats: universiteitsbibliotheken zijn verder met digitale informatie zoals tijdschriftartikelen maar ze ploeteren net zo hard om de rechten als openbare bibliotheken. Er is nog geen universiteit die een goede deal heeft voor heel veel eBooks, laat staan dat de uitgevers eensgezind zijn over bijvoorbeeld het gebruik van een Digital Right Management System.

5. Boek verdwijnt
Op de vijfde plaats: gewone boeken gaan verdwijnen in de universiteitsbibliotheek. En dat moment is aangebroken op het moment dat het bovenstaande punt is opgelost. Op dat punt wijken openbare bibliotheken echt nog af. Het gebruik van boeken zal daar echt nog langer stand houden.

6. Dichterbij dan je denkt
Op de zesde plaats: de cloud is dichterbij dan je denkt. De UvT is met ingang van dit jaar overgestapt op Google Apps voor alle studenten. Die maken gebruik van Gmail en GoogleDocs. Hier komt geen eigen beheer meer aan te pas. Grote aantallen die snel fluctueren. Interne informatie waar we tien jaar geleden van zeiden dat die altijd achter een firewall moest zitten.

Het kan verkeren. Ik vraag me af wat er straks niét in de cloud zit.

Ook leuk om de lezen: de verslagen van Johan Hoenink over ILS2020 dat vorige week plaats vond onder regie van Bibliotheekhuis Limburg.