vrijdag 19 februari 2016

Dagboek van de samenwerking met de Belastingdienst

Gisteren ondertekenden staatssecretaris Wiebes van Financiën en Lily Knibbeler,  directeur van de Koninklijke Bibliotheek een samenwerkingsovereenkomst. Huh, ministerie van Financiën? Jazeker, de staatssecretaris is namelijk ook de baas van de Belastingdienst. In de afgelopen tijd heb ik me samen met Maaike Toonen hier flink druk voor gemaakt. Ik geef hier het dagboek van een samenwerking die in luttele maanden tot stand komt.

November 2015
In oktober is Maaike Toonen gebeld. Er meldt zich iemand van de Belastingdienst. Maaike schrikt zich rot: 'is er iets mis met mijn aangifte?'. Dat blijkt niet het geval. Twee programmamanagers van de Belastindienst, Nienke Willems en Wendy de Vreede, willen graag praten over mogelijke samenwerking met de bibliotheken. 

Maaike vraagt of ik mee aanschuif bij het gesprek. Dat eerste gesprek is een feest van wederzijdse herkenning. Wendy en Nienke schetsen dat ze bezig zijn om met maatschappelijke organisaties en met burgerinitiatieven om burgers te willen ondersteunen bij het zaken doen met de digitale overheid. Wij schetsen een beeld van waar bibliotheken mee bezig zijn: kantelend van uitleenbibliotheek naar maatschappelijke bibliotheek waarbij we steeds vaker samenwerken met lokale organisaties en burgerinitiatieven. .

Beide partijen verlaten met een goed gevoel de tafel. De afspraak is elkaar snel weer te ontmoeten en dan te kijken wat we samen zouden kunnen doen.

December 2015
In de aanloop naar de volgende afspraak bereid ik met Maaike een korte presentatie voor: wat zouden bibliotheken kunnen betekenen voor de Belastingdienst? Wat hebben we met elkaar allemaal al in huis? Dat blijkt best veel te zijn. Iets simpels als PC's met internet op honderden plekken in het land blijkt een goed aanbod te zijn voor de Belastingdienst. Wij kijken daar vaak al aan voorbij als bibliotheek. Voor ons is dat heel gewoon. Ook het feit dat landelijk Digisterker en Klik en Tik - twee pakketten om te werken met computers en digitale overheid - al zijn ingekocht is een prima aanbod. En veel bibliotheken doen dit al of zijn voornemens die binnenkort te starten.

Verder willen we kijken naar een netwerk van spreekuren. Spreekuren die door maatschappelijke organisaties of burgerinitiatief kan worden ingevuld. In den lande zijn daar een flink aantal voorbeelden van. Dat zal niet in elke bibliotheekvestiging maar een groeiend netwerk waarbij we in een aantal jaar dit in elke bibliotheekstichting hebben, lijkt een wenkend perspectief. 

We bespreken het aanbod in een tweede gesprek. Dat valt in goede aarde. Een basisaanbod staat en we besluiten een derde afspraak te maken om naar  de implementatie te gaan kijken. Wat is nodig om het te realiseren?

Januari 2016
Dat derde gesprek volgt begin januari. Samen met Maaike hebben ook de uitwerking  met rollen en taken verder ingevuld. Daarin is ook sprake dat er een eenmalige vergoeding is voor bibliotheken om tegemoet te komen in eventueel gederfde inkomsten van cursussen en gebruik van internet-pc's. Verder zien we dat de uitvoering prima als onderdeel van het landelijk team basisvaardigheden kan worden opgepakt. 

Opnieuw reageert de Belastingdienst enthousiast. En heeft nog een aantal goede toevoegingen. Bijvoorbeeld om de netwerken van bibliotheken te testen op veiligheid en privacy.  Daar hebben zij partners voor die kunnen ondersteunen. Ook geven ze op verschillende punten aan waar zij scholing kunnen aanbieden voor spreekuurhouders.

Als uitvoerders zijn wij er nu wel uit. Het wordt tijd om de besluitvorming af te ronden.

In een eerder stadium waren de gesprekken al wel gedeeld met de VOB en eind januari wordt de VOB ingelicht over het verhaal wat er dan licht. De VOB doet ons de goede tip om een internetpeiling te organiseren en een informatiebijeenkomst. 

Februari
Begin februari praten we bij met het landelijk team 'de Bibliotheek en Basisvaardigheden' en de provinciale coördinatoren. Ook die zijn enthousiast en geven aan graag de handschoen op te pakken. Ondertussen komen de uitkomsten van de internetpeiling binnen. Er komen 105 reacties binnen die samen meer dan 130 bibliotheekinstellingen  vertegenwoordigen. Het enthousiasme is ook hier groot.

Er volgt een laatste gesprek waarbij ook de managers elkaar ontmoeten en de laatste afspraken maken. Een handruk volgt, de samenwerking is rond en de afspraak dat we snel naar buiten treden.

Vanaf dat moment zit mijn werk en nagenoeg op. De communicatie-afdelingen en een paar juristen nemen nu alles over: persberichten, media-uitnodigingen, de overeenkomst... in mum van tijd wordt alles klaar gemaakt. Maaike zorgt voor alle laatste puntje op de i.

Tussen de laatste handdruk en het persmoment zat een kleine week. Ik verschuif een afspraak in mijn zodat ik erbij kan zijn. Het geheel duurt nog geen 20 minuten. De staatssecretaris vertelt kort en puntig wat we gaan doen. Daar sta ik toch wel met bewondering naar te kijken, hoe iemand met zoveel dossiers ook hier precies het goede zegt. Lily Knibbeler van de KB zegt dat we het samen makkelijker willen maken voor de burger. Met een knipoog en een glimlach naar de slogan van de Belastingdienst dus. De overeenkomst wordt getekend, de foto's worden gemaakt en de pers te woord gestaan en iedereen vertrekt weer.

En vervolgens komt het ene persbericht na het andere binnen:
de NOS, Nu.nl,, de Telegraaf,, Algemeen Dagblad (met een goed filmpje met de staatssecretaris), Parool,   Binnenlands bestuur, Elsevier, Tros Radar en nog vele anderen.

Op de site van de KB vindt je meer inhoudelijke informatie. En dat is natuurlijk ook de plek waar dat hoort.

De komende maanden zal het landelijk team van 'de Bibliotheek en Basisvaardigheden' verdere invulling gaan geven aan deze samenwerking.

Maar voor nu: dank  aan Nienke, Wendy en Maaike voor de mooie samenwerking. Op naar vele burgers!

2 opmerkingen:

Edwin Mijnsbergen zei

Mooi verslag Mark, dank. En bemoedigend om lezen dat het soms ook vlot en slagvaardig kan. Ook wel eens fijn om ergens vrolijk van te worden. Top!

Mark Deckers zei

@Edwin: dankjewel... wat goed is, komt snel is een spreekwoord toch?