donderdag 9 juli 2015

De bibliotheeksystemen zijn dood! Leve het bibliotheeksysteem! (tenminste... in Vlaanderen) : deel 2

De onaangename werkelijkheid...
Ik ga u vandaag teleurstellen. Want ik waar zelf altijd beweerde dat het opbreken van het bibliotheeksysteem in modules - de zogenaamde decompositie - goed zou werken, geeft het rapport MxI/Partners mij ongelijk. Vandaag neem ik u mee in de technische haalbaarheidsstudie van dit onderzoek. Het gaat dan om het deelrapport van fase 3. En ik waarschuw maar vast, het is een lang stuk maar elke letter waard...

Huidige situatie
De huidige situatie laat zich vertalen in bovenstaande plaatje. Zes losse provinciale systemen die elk verbonden zijn met de grijze componenten er om heen. Dat kunnen zowel lokale als landelijke componenten zijn. Zeer vergelijkbaar met de Nederlandse situatie waarbij bij ons OpenVlacc en E-books samen als NBC+ zou kunnen worden bestempeld.

Overigens meldde ik gisteren dat het gaat om 6 provinciale systemen, maar dat is niet geheel correct. Karin Zwiggelaar van MxI/Partners meldde dat het gaat om 6 provinciale systemen en daarnaast nog 20 gemeentelijke installaties. Nog best complex dus en daarmee wordt de situatie voor Nederlanders alleen maar interessanter om te volgen.

Drie scenario's 
Het rapport geeft aan dat er drie mogelijke scenario's zijn. Het eerste scenario is het het continueren van het bestaande scenario met verschillende systemen. Je zou dan moeten zoeken naar verdere  optimalisatie tussen de systemen.

Een tweede scenario is het onderstaande.

Dit scenario lijkt sterk op decompositie van systemen waarover in Nederland vaak gesproken wordt. Losse modules die van verschillende leveranciers kunnen zijn en die onderling verbonden worden.

Tot slot het derde scenario, 2B geheten. Dat gaat uit van één geïntegreerd systeem voor heel Vlaanderen. En dat ziet er dus als volgt uit.


Afweging van scenario's

Tja, en hier zie je de Nederlandse gedachte van decompositie van systemen wel onderuit gaan. De conclusie is dan ook dat men losse modules 'niet haalbaar acht' Het scenario brengt extra risico's, regie en integratiekosten met zich mee die niet opwegen tegen de mogelijke voordelen. Het rapport geeft aan dat er geen referentie is voor een dergelijk systeem.

U snapt, dat is voor mij wel even voedsel om te herkauwen. MxI/Partners kiest heel nadrukkelijk voor scenario's met een te overzien risico. Het is voor mij te vroeg om dat scenario al helemaal weg te strepen maar een flinke waarschuwing is het wel: wie verder wil met decompositie doet er goed aan er nog eens heel goed naar te kijken.

Welk systeem?
Het wordt nog spannender want ook hier hield het rapport nog niet op. Men heeft onderzocht dat als je een geïntegreerd systeem hebt, je ook nog verschillende keuze hebt: zelf bouwen, regionale partner of een internationale partner.

Dat overzicht ziet er als volgt uit.


Dit plaatje geeft een diffuus beeld. Het toont aan dat zelfbouw geen optie is en dat er een lichte neiging bestaat voor een regionale marktpartij. Voor elk van de opties is de technische complexiteit een probleem.

Maar het rapport gaat nog verder....

Welk systeem?
In het rapport zelf wordt akelig nauwkeurig overzicht gegeven van alle systemen die zo ongeveer wereldwijd verkrijgbaar zijn. Bij de afweging lijken vier partijen de eerste keus te zijn.

Dat zijn Info, Ciblis, HKA en Ex Libris. Hun score ziet er als volgt uit.

Het rapport doet geen uitspraak over deze systemen. Daar is het nog veel te vroeg voor. Wel wordt er nog op gewezen dat er twee grote internationale partijen zijn die ook nog meegenomen kunnen worden: Polaris en Evergreen. Evergreen is een Open Source pakket en het grote zusje van het in Nederland wel bekende KOHA. 

Diepe buiging
Nou, veel informatie of niet? En dit is dan nog maar een summier uittreksel. Het is helder dat de Vlaamse jongens en meisjes niet over één nacht ijs gingen.  Een diepe buiging dus voor het vele werk. En ik denk dat we daar in Nederland maar ons voordeel mee moeten doen.

Meld ik me begin volgende week weer met het vervolg. Dan zal het gaan over hoe je hier verder mee moet en tot een goed eind moet brengen.

4 opmerkingen:

Jos Richters zei

Dag Mark,

Ben het met je eens dat we goed moeten kijken naar Vlaanderen.
Dat in Nederland gekozen is voor een modulaire opbouw van de digitale bibliotheek is gebaseerd op een rapport "informatie architectuur" dat in opdracht van de VOB is geschreven. De auteurs van dit rapport? M&I partners.
Interessant is te achterhalen op basis van welke informatie nu tot een ander (voortschrijdend?) inzicht is gekomen.
Groet,
Jos Richters

Johan Mijs zei

Dag Mark en Jos,

zoals jullie kunnen lezen op http://www.bibnet.be/portaal/Bibnet/Over_Bibnet/Onderzoek/Eengemaakt-bibliotheeksysteem gaat het om een studie in een specifieke Vlaamse context.

We hebben M&I gevraagd om op basis van een eerdere systeem-architectuurstudie een onderzoek te doen naar de beste oplossing voor de klassieke, stabiele processen in het bibliotheeksysteem. De dingen die gewoon goed moeten werken, zeg maar ...

En dat in een veranderende politieke context waarbij het niet ondenkbaar is dat we de 6 huidige provinciale bibliotheeksystemen kunnen opschalen naar een Vlaams niveau. De provincies worden namelijk gevraagd hun persoonsgebonden bevoegdheden (o.a. bibliotheekerking) af te stoten naar Vlaams of gemeentelijk niveau.

In het onderzoek wordt wel gezegd - dat is een tabel op p.6 van deelrapport 4 'Uitwerking' die Mark (nog?) niet heeft besproken - dat een aantal andere processen (bv. catalogus/ontdekken/marketing/rapportering ...) minder of niet in aanmerking komen voor een dergelijke consolidatie. Het eengemaakte bibliotheeksysteem moet dus wel open genoeg zijn om innovatie toe te laten op die 'spannendere' processen met andere gespecialiseerde tools.

Dat doen we nu al met bv. de Bibliotheekportalen catalogus (AquaBrowser) en Mijn Bibliotheek (open source), maar de ervaring leert ons dat heel veel middelen gaan naar de onderliggende koppelingen met de verschillende configuraties en merken van bibliotheeksystemen zodat tijd ontbreekt voor echte (broodnodige) innovatie. En gezien we in Vlaanderen met de provinciale bibliotheeksystemen (meer dan 80% van de bibliotheken zijn daarop aangesloten) al vrij ver staan in het opschalen, is een eengemaakt systeem een logische volgende stap.

Karin Zwiggelaar zei

Dag Mark en Jos,
Johan duidt de specifieke Vlaamse situatie waarin het onderzoek is uitgevoerd hierboven. Graag reageer ik op de opmerking van Jos over een eerder advies van M&I/Partners voor Nederland.
Je zou het rapport informatie-architectuur van medio 2007 eigenlijk nog een keer moeten lezen. Wij stelden toen inderdaad een modulaire architectuur voor, overigens net als de studie systeemarchitectuur van Vlaanderen uit 2014.
In de studie voorzagen wij ook een tweetal scenario’s voor de invulling met applicaties: behoudend (met een grote rol voor het biebsysteem in de back office) en innovatief (een kleiner biebsysteem gecombineerd met een CRM en een financieel systeem in de backoffice, modulair zo je wilt). Voor het innovatieve scenario is destijds, ik meen door Rotterdam, een proef met een aanbesteding gedaan en toen bleek dat er in de markt geen passende oplossing was te vinden.
Bij de uitwerking van de architectuur van de digitale bibliotheek zoals wij die nu in Nederland kennen, volgens mij zo rond 2009, is M&I/Partners niet betrokken geweest.
Groeten, Karin Zwiggelaar

Mark Deckers zei

@allen: dank voor jullie reacties. Uiteraard snap ik dat veel specifiek voor de Vlaamse situatie. Voor mij was het wel weer een eye-opener dat modulair op papier heel aantrekkelijk lijkt maar in de praktijk wellicht toch lastiger is dan gedacht. Zowel de Nederlandse als de Vlaamse situatie tonen aan dat het om veel meer gaat dan alleen automatisering. Denk alleen al aan de harmonisatie van veel zaken. In Nederland wordt het nu een beetje spannend met de Nationale Bibliotheek Pas en het toont aan hoe belangrijk samenwerking is om met elkaar stappen verder te zetten. Alleen als daarover een echte dialoog kan starten, zonder allerlei defensieve reflexen, kom je misschien een aantal stappen verder. En volgens mij hebben we de plicht.

Wat betreft het onderzoek uit 2007: dat lijkt me heel wijs om dat er weer eens bij te pakken. Benieuwd of dat nog ergens te vinden is op internet.