Vandaag gaan we het eens hebben over hoe men nu in Vlaanderen verder gaat. Want ik hoor u denken: leuk zo'n rapport, maar gaan ze er ook echt wat mee doen? Dat lijkt zeker het geval te zijn. Het rapport geeft een planning van wat er de komende jaren moet gebeuren. Die ziet u hierboven. Aangezien het de Vlaamse overheid is die aan zet is - en niet de vijf provincies - kan besluitvorming relatief eenvoudig. Draagvlak kon nog wel eens een ander vraagstuk zijn maar daar kom ik nog op terug.
Medio 2019 operationeel
Als je bovenstaande planning volgt zou er eind 2016 een aanbesteding hebben kunnen plaatsvinden voor één bibliotheeksysteem in Vlaanderen. Het document 'deelrapport fase4: Uitwerking meest haalbare scenario' geeft hiervoor al een aardige aanzet. Zo is hier bijvoorbeeld in terug te vinden wat allemaal beschreven moet worden om de aanbesteding in gang te zetten (het zogenaamde lastenboek). Voor migratie wordt anderhalf jaar uitgetrokken, waarna in 2019 de reguliere beheerfase zou kunnen starten.
Voorbereidingsfase?
Parallel aan de aanbestedingsfase zit ook de voorbereiding. Voor mij is nog wel een vraag of in die voorbereidingsfase ook niet flinken stappen moeten worden gezet in het uniformeren van onderstaande processen.
Hoewel de besluitvorming voor de aanschaf van een systeem wel op centraal niveau genomen kan worden is bovenstaande uniformering iets waar vele bibliotheken een mening over zullen hebben en die flink veel extra tijd kunnen vragen. Kijk maar naar het traject voor de Natonale BibliotheekPas in Nederland.
Het rapport schrijft bijvoorbeeld over de uniformering van het lenersbestand:
Door consolidatie van de lenersadministratie ontstaat er één Vlaams lenersbestand. Indien gewenst zal geregeld moeten zijn dat de bibliotheken in eerste instantie alleen hun eigen leden zien. Het eengemaakt lenersbestand biedt in principe mogelijkheden de dienstverlening aan het publiek buiten de grenzen van de eigen bibliotheek aan te bieden, bijvoorbeeld door gastgebruik (lenen in andere bibliotheek). Verschillen in reglementen tussen de gemeenten maken dat echter voorlopig nog lastig te realiseren, tenzij zij daar afspraken over gemaakt hebben. Ook de verschillende soorten passen belemmeren het gebruik van de diensten van een andere dan de eigen bibliotheek. Op termijn zou de lenersadministratie zo ingericht kunnen worden dat een lener diensten kan gebruiken van:
- één bibliotheek (waar hij ingeschreven is);
- een cluster van bibliotheken (die onderlinge afspraken hebben);
- alle bibliotheken (als dat zo zou afgesproken worden).
Het lijkt er dus op dat men kiest voor een getrapte en groeiende vorm van samenwerking en dus niet voor een afgedwongen landelijk samenwerkingsmodel.
Nieuwe rol voor Bibnet
Het rapport staat ook goed stil bij de nieuwe verhoudingen die ontstaan doordat er een landelijk systeem komt. Het rapport geeft aan dat
'wanneer de Vlaamse overheid de provinciale bevoegdheden overneemt deze dan bij deze overdracht ook moet zorgen voor het eigenaarschap en de operationele continuïteit van de provinciale systemen en hun beheerteams die dan nog een tijdje moeten blijven werken, Vervolgens zal gewerkt moeten worden aan een centrale beheerorganisatie voor het nieuwe Vlaamse bibliotheeksysteem waarin het logisch lijkt die vanuit de huidige provinciale teams te laten ontstaan.'Vanuit de provinciale teams wordt dus organisch een nieuw team geformeerd. In de haalbaarheidsstudie zelf wordt gemeld dat bovenstaande nog een flink opdracht voor Bibnet zal zijn. Hierbij zal het van het uiterste belang zijn dat de afstand tussen Bibnet en de lokale bibliotheken kort is en de inzet ransparant en dienstbaar.
Een ander deel van het succes van de migratie zal zijn hoe men omgaat met het verschil tussen 'innovatieve' bibliotheken en 'volgende' bibliotheken. Met name de innovatieve bibliotheken zouden het beklemmend kunnen vinden om in (nog) grotere systemen te komen en daardoor minder vrijheid te hebben voor vernieuwing. Dit wil men oplossen door nadrukkelijk (extra) ruimte te maken voor experimenten en vernieuwing, juist ook met die voorlopers.
Een ontmoeting met Bibnet
Naar verwachting volgen er nog één of twee blogjes over dit rapport. Ondertussen heb ik een afspraak met Bibnet en zal ik ze deze week treffen in Brussel en praten we bij. Mijn doel daarbij is om vooral ook te spiegelen met de Nederlandse situatie. Want dat we een indrukwekkend rapport te pakken hebben, dat mag nu al wel duidelijk zijn.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten