Op 28 april 2028 hebben de Nederlandse bibliotheken één bibliotheeksysteem

De 160 basisbibliotheken van Nederland hadden in 2015 gezamenlijk 47 bibliotheeksystemen in de lucht. Het onderstaande plaatje van Johan Stapel van de Koninklijke Bibliotheek - waarvoor dank - illustreert dat.

Sommigen van ons schudden bij het horen van die aantallen meewarig hun hoofd: hoe kan het toch dat er zoveel systemen zijn? Anderen koesteren hun eigen systemen en geven aan dat dit belangrijk is voor hun eigen innovatiekracht.

2010: 65 systemen
Toen ik dit plaatje van Johan zag vroeg ik mij af hoe dit eigenlijk in het verleden was. Via internet deed ik een oproep om mij te helpen met de situatie over 2000, 2005 en 2010. Ik kreeg veel tips maar niet de gouden tip. Degene die mij het beste verder kon helpen was - opnieuw - Gerda Malepaard. Zij zette zich jarenlang in voor het landelijke aanvraagsysteem. Op basis van haar informatie kon zij reconstrueren dat er in 2010 zelfs 65 bibliotheeksystemen actief waren. 

In de afgelopen vijf jaar zijn we dus 18 bibliotheeksystemen kwijt geraakt. Dat zijn geen bibliotheken die verdwenen zijn maar wel bibliotheken die gefuseerd zijn of bibliotheken die in grotere verbanden zijn gaan samenwerken. 

2000-2010 faillissement Datapoint en vorming van basisbibliotheken

Over de vraag hoe het ging voor 2010 heb ik dus geen harde cijfers maar mijn verwachting is dat sinds 2000 het aantal wel elke elke vijf jaar met een soortgelijk aantal zal zijn gedaald. In die tien jaar ging bijvoorbeeld Datapoint failliet (volgens mij 40 installaties) en werd de vorming van basisbibliotheken opgepakt. Ga er dus maar vanuit dat er rond 2000 er bijna 100 bibliotheeksystemen actief waren.

28 april 2028: Eén systeem

Wat zou dat betekenen voor de toekomst? Laten we de lijn eens met dit tempo doortrekken. In 2020 zijn er dan nog 29 systemen, in 2025 nog 11 en in 2028 nog slechts één. Statistisch gezien zou dat 28 april 2028 moeten zijn. Het is natuurlijk een beetje speculatie. Er zijn mensen die tegen mij zeggen dat we  al sneller naar één systeem toe zouden moeten en er zijn mensen die zeggen dat er altijd verschillende systemen zullen blijven in Nederland.

Feit is dat het aantal systemen al jaren aan het dalen is.

Op vier plekken in Europa wordt gewerkt aan een landelijk systeem
Maar is het ondenkbaar dat er één landelijk systeem  zou komen? Dat is de vraag. Vlaanderen is bezig met één bibliotheeksysteem. Ierland is bezig met één bibliotheeksysteem. Noord-Ierland is bezig met één bibliotheeksysteem en Denemarken is bezig met één bibliotheeksysteem. Al die landen hebben een afweging gemaakt en kwamen tot de conclusie dat dit de beste oplossing was. In ieder geval interessant om die plaatsen eens te bezoeken.

Driepuntenplan
In juli van dit jaar deed ik - op basis van het onderzoeken in Vlaanderen - een voorstel voor een driepuntenplan: 1) PSO's die met elkaar de implicaties van het Vlaamse plan zouden bespreken, 2) de KB die een vervolgonderzoek zou doen en 3) de overheden die een premie zetten op samenwerking.

Op verschillende niveaus zie ik dit punt nu op de agenda staan. Dat doet me deugd. Niet dat één systeem een doel is maar het kan een goed middel zijn om na te denken hoe je complexe ICT-infrastructuur kunt vereenvoudigen, innovatie kunt versnellen en kosten beheersbaar kan houden.

Wie wil dat nu niet? Maar waarom pas in 2028 als we  nu toch al weten dat het zo wordt?

De bibliotheeksystemen zijn dood! Leve het bibliotheeksysteem! (tenminste... in Vlaanderen) : deel 2

De onaangename werkelijkheid...
Ik ga u vandaag teleurstellen. Want ik waar zelf altijd beweerde dat het opbreken van het bibliotheeksysteem in modules - de zogenaamde decompositie - goed zou werken, geeft het rapport MxI/Partners mij ongelijk. Vandaag neem ik u mee in de technische haalbaarheidsstudie van dit onderzoek. Het gaat dan om het deelrapport van fase 3. En ik waarschuw maar vast, het is een lang stuk maar elke letter waard...

Huidige situatie

De huidige situatie laat zich vertalen in bovenstaande plaatje. Zes losse provinciale systemen die elk verbonden zijn met de grijze componenten er om heen. Dat kunnen zowel lokale als landelijke componenten zijn. Zeer vergelijkbaar met de Nederlandse situatie waarbij bij ons OpenVlacc en E-books samen als NBC+ zou kunnen worden bestempeld.

Overigens meldde ik gisteren dat het gaat om 6 provinciale systemen, maar dat is niet geheel correct. Karin Zwiggelaar van MxI/Partners meldde dat het gaat om 6 provinciale systemen en daarnaast nog 20 gemeentelijke installaties. Nog best complex dus en daarmee wordt de situatie voor Nederlanders alleen maar interessanter om te volgen.

Drie scenario's 
Het rapport geeft aan dat er drie mogelijke scenario's zijn. Het eerste scenario is het het continueren van het bestaande scenario met verschillende systemen. Je zou dan moeten zoeken naar verdere  optimalisatie tussen de systemen.

Een tweede scenario is het onderstaande.

Dit scenario lijkt sterk op decompositie van systemen waarover in Nederland vaak gesproken wordt. Losse modules die van verschillende leveranciers kunnen zijn en die onderling verbonden worden.

Tot slot het derde scenario, 2B geheten. Dat gaat uit van één geïntegreerd systeem voor heel Vlaanderen. En dat ziet er dus als volgt uit.

Afweging van scenario's

Tja, en hier zie je de Nederlandse gedachte van decompositie van systemen wel onderuit gaan. De conclusie is dan ook dat men losse modules 'niet haalbaar acht' Het scenario brengt extra risico's, regie en integratiekosten met zich mee die niet opwegen tegen de mogelijke voordelen. Het rapport geeft aan dat er geen referentie is voor een dergelijk systeem.

U snapt, dat is voor mij wel even voedsel om te herkauwen. MxI/Partners kiest heel nadrukkelijk voor scenario's met een te overzien risico. Het is voor mij te vroeg om dat scenario al helemaal weg te strepen maar een flinke waarschuwing is het wel: wie verder wil met decompositie doet er goed aan er nog eens heel goed naar te kijken.

Welk systeem?
Het wordt nog spannender want ook hier hield het rapport nog niet op. Men heeft onderzocht dat als je een geïntegreerd systeem hebt, je ook nog verschillende keuze hebt: zelf bouwen, regionale partner of een internationale partner.

Dat overzicht ziet er als volgt uit.

Dit plaatje geeft een diffuus beeld. Het toont aan dat zelfbouw geen optie is en dat er een lichte neiging bestaat voor een regionale marktpartij. Voor elk van de opties is de technische complexiteit een probleem.

Maar het rapport gaat nog verder....

Welk systeem?
In het rapport zelf wordt akelig nauwkeurig overzicht gegeven van alle systemen die zo ongeveer wereldwijd verkrijgbaar zijn. Bij de afweging lijken vier partijen de eerste keus te zijn.

Dat zijn Info, Ciblis, HKA en Ex Libris. Hun score ziet er als volgt uit.

Het rapport doet geen uitspraak over deze systemen. Daar is het nog veel te vroeg voor. Wel wordt er nog op gewezen dat er twee grote internationale partijen zijn die ook nog meegenomen kunnen worden: Polaris en Evergreen. Evergreen is een Open Source pakket en het grote zusje van het in Nederland wel bekende KOHA. 

Diepe buiging

Nou, veel informatie of niet? En dit is dan nog maar een summier uittreksel. Het is helder dat de Vlaamse jongens en meisjes niet over één nacht ijs gingen.  Een diepe buiging dus voor het vele werk. En ik denk dat we daar in Nederland maar ons voordeel mee moeten doen.

Meld ik me begin volgende week weer met het vervolg. Dan zal het gaan over hoe je hier verder mee moet en tot een goed eind moet brengen.

Het einde van het bibliotheeksysteem is nabij.... een tragedie in twee delen : deel 2

Zo, gisteren hebben we het einde van het bibliotheeksysteem alvast beklonken. Via digitale weg kreeg ik flink wat reacties. Zoals bijvoorbeeld die van Maarten Crump:

En daar heeft Maarten natuurlijk een punt. Natuurlijk biedt het kansen. Ik vind het ook geen tragedie maar een paar leveranciers beginnen nu misschien toch wat ongemakkelijk te draaien. Ook Conny Reijngoudt reageerde via de reactiemogelijkheid met de woorden:

Ontwikkeling met kansen. Aanvullende vragen: Inmiddels rijzen de kosten om als middelgrote Bibliotheek aangesloten te blijven op de branche de pan uit. Is dit een oplossing? En hoe past deze centralisatie in de transitie waarin Bibliotheken steeds meer community's worden? Dat vraagt om flexibele systemen!

Dat is een scherpe opmerking. Laten we eens kijken wat we kunnen doen. 

Het vorige blog sloot ik twee prangende vragen af. De eerste: hoe zorg je er nou voor dat leveranciers van systemen zich ook werkelijk andere systemen gaan bouwen?  En de tweede  als je in Nederland één groot systeem hebt, heb je dan nog wel concurrentie tussen systemen?

Ik begin maar eens met de tweede: de concurrentievraag.

OCLC en HKA: in 2017 een cloudsysteem voor Openbare Bibliotheken
In november 2013 maakte OCLC bekend dat HKA door hen was overgenomen. In het persbericht werd al melding gemaakt dat de kennis van OCLC rond cloudtechnieken gebruikt zou gaan worden voor Openbare Bibliotheken. In mei woonde ik een bijeenkomst bij van OCLC waarin ze aangaven dat het WorldsharePlatform (zeg maar het cloudsysteem) in vier stappen gereed zou worden gemaakt voor Openbare Bibliotheken. En daarbij werd als streven genoemd om in 2017 zo'n systeem te hebben.  Het goede nieuws: er is een partij die klaar is voor toekomst. Het slechte nieuws: hoe hoe je dat flexibel?

Monopoliepositie of concurrentie?
Het mogelijkerwijs ontbreken van die concurrentie is voor sommige bibliotheekdirecteuren een reden om tegen grootschalige landelijke systemen te zijn. Ze hebben echter ongelijk.

Monopolieposities bestaan  in de markt nauwelijks meer. Zelfs bibliotheken hebben tegenwoordig concurrenten. Wel zijn er grote systemen met internationale concurrentie.

Over deze materie schreef het NISO (een toonaangevende Amerikaanse organisatie voor standaardisatie in ICT) een stevig artikel (verplichte kost voor ICT-managers) over de toekomst van internationaal opererende bibliotheeksystemen. Concurrentie zal bij landelijke systemen niet meer op lokale of provinciale schaal plaats vinden maar op internationale schaal.

Het artikel vergelijkt de volgende cloud/SaaS-oplossingen voor bibliotheken en geeft daarbij onder ander dit overzicht van cloud- en multi-tenant-systemen.

Als ik er snel door heen kijk zijn Intota van Serial Solutions en Alma van Ex Libris mogelijke concurrenten (als je uitgaat van shared data service) Daar staat natuurlijk tegenover dat men in Nederland al jaren heeft geïnvesteerd in OCLC en dat afscheid daarvan dezelfde overstapkosten uit voortvloeien als bij een lokale of provinciale overstap naar een ander systeem. Tegelijkertijd is al bekend dat de UKB-wereld overstapt op Worldshare van OCLC. Met andere woorden: OCLC heeft een prima positie maar wordt wel degelijk scherp gehouden door concurrentie.

Flexibiliteit
Vraag is natuurlijk wel hoe flexibel grote systemen zijn. Dat heeft niet eens zozeer te maken met de systemen zelf als wel hoe je daar als gebruikers mee omgaat. Daarbij moet ik altijd denken aan een zwerm spreeuwen: optimaal wendbaar en toch een eenheid. Elke spreeuw kiest zijn eigen weg en is toch een spreeuw.

Ons systeem moet zich volgens mij op dit manier gaan gedragen. En binnen veel cloud-systemen is het prima mogelijk om systemen klein in te richten en toch optimaal samen te laten werken.

Naast de grote bovengenoemde systemen ook nog wel een aantal Open Source systemen waarin door wereldwijde programmeurs wordt gesleuteld. Zo wees Lotte Sluyser terecht op het bibliotheeksysteem Koha. Hoewel dit soort systemen zich vaak niet leent voor gezamenlijk gebruik van bestanden, zie je Koha zich als klein systeem langzaam ontwikkeld heeft tot netwerksysteem. Ik hou bij zo'n systeem nog wel wat slagen om de arm, maar je moeten ogen nooit sluiten voor bijzondere alternatieven.

En de omgekeerde weg kan natuurlijk ook, als OCLC lichte webinterfaces bouwt zou er zomaar een kleinschalig schoolsysteem op kunnen doemen. Iets waar momenteel weer een baaierd aan systemen voorbij komt.

Wie daar nog wat meer over wil weten, refereer ik nog even naar zes waarnemingen van mij uit 2012.

Wat moet er gebeuren?
Mooi, het einde van het bibliotheeksysteem is nabij. We kunnen de concurrentie in stand houden op internationale schaal. Nu nog even regelen hoe we dit als branche gaan oppakken. Want laten we wel wezen: met 160 bibliotheekdirecteuren snel een beslissing nemen, is natuurlijk een hachelijke zaak. Ik doe u twee makkelijke stappen die u in 2014 nog kunt realiseren. Houdt u nog een paar jaar over om de rest te regelen.

Stap 1: Intentieverklaring
Zeggen dat het tandje minder kan en het ook daadwerkelijk doen zijn twee verschillende dingen. En onze systeemleveranciers zullen elke kans aangrijpen om toch grote systemen in stand te houden. Kortom, er is een stevig statement nodig voor onze leveranciers: 'Wij willen kleinere en goedkopere systemen en geen grotere en duurdere'.

Tegelijkertijd moeten we elkaar binden om - als het landelijk kan - het ook landelijk te gaan doen. Alleen dan haal je met elkaar de besparingen. Anders heb je nog dubbele systemen.

Zo'n statement leggen we vast in een intentieverklaring. We spreken twee dingen af: 1) we beloven de landelijke bestanden te gebruiken waar het kan en 2) we kopen een kleiner en goedkoper systeem dan ons vorige systeem. En daarmee roepen we nze leveranciers op om nu in samenhang met de landelijke infrastructuur te bouwen. Elke bibliotheek, groep bibliotheken of PSO die eigen systeem heeft, kan tekenen. Zij zijn immers degenen die bepalen of er geld wordt uitgegeven aan lokale systemen.

Uiteraard moet daar vervolgens een stevig actieplan voor komen maar dat plan komt er niet als we niet de intentie hebben het ook echt te gaan doen. En: iedereen die tekent bij stap 1, mag meekijken of meedoen bij stap 2.

Stap 2: Onderzoek en plan van aanpak multi-tenant of lichtgewicht systemen
Het Pleiade-onderzoek is uitgevoerd in opdracht van het SIOB. De KB zal deze uitkomsten dus mee nemen. Tegelijkertijd is het onderzoek aangeboden aan de VOB omdat het deel uitmaakt van de speerpunten voor de branche. Hier zijn dus twee partijen aan zet: de KB voor de landelijke infrastructuur en de branche om goed aan te geven wat nodig is om stappen terug te doen in eigen systemen. Dat onderzoek is wel relevant, want zoals in het artikel van het NISO is omschreven zijn er nog wel wat keuzes te maken in de keuze van ontwikkelen en vorm van de infrastructuur. Maar er zijn opties te over.

Het bibliotheeksysteem is dood, leve het bibliotheeksysteem
Dit zouden mijn twee eerste stappen zijn. Ik ruil ze graag in tegen betere, maar volgens mij is dit niet verkeerd. Volgens mij valt er nog veel te winnen.

Het bibliotheeksysteem is dood, leve het bibliotheeksysteem! De toekomst kan mij niet snel genoeg beginnen.

Het einde van het bibliotheeksysteem is nabij.... een tragedie in twee delen : deel 1

Nog even en het eind van de bibliotheeksystemen is nabij. Is dat taal voor onheilsprofeten? Ik denk het niet. Het is in ieder geval dichterbij dan we denken. De afgelopen week werd ik offcieel geattendeerd op het rapport van Maurits van der Graaf van Pleiade. Eigenlijk verplichte kost voor elke bibliotheekdirecteur die nog een beetje visie op ICT wil hebben. Zeker als dat tot de conclusie leidt dat u uw bibliotheeksysteem wel weg kunt doen. In twee delen ga ik u uitleggen wat er gebeurt.

Lesje bibliotheeksystemen
Maar eens even beginnen bij het begin. Voor iedereen die iets minder thuis is bibliotheeksystemen leg ik de basisprinicpes nog maar even kort en versimpeld uit.

Een bibliotheeksysteem bestaat uit meerdere bestanden die aan elkaar worden gekoppeld. Zo is er een titelbestand met daarin keurige titelbeschrijvingen. Er is een exemplarenbestand waarin we aangeven welk boek bij welke titel hoort met welke chipcode of barcode. Er is een ledenbestand waarin we ledengegevens bijhouden en een bestellingenbestand waarin we onze bestellingen opslaan die we hebben doorgegeven aan onze leverancier.

Tot zover goed te volgen, denk ik.

Stille revolutie
Nu heeft zich de afgelopen jaren iets voltrokken wat een eerste aanzet zou kunnen zijn van een stille revolutie. Of die uitbreekt bepaalt de branche zelf.

Het blijkt namelijk dat elk van deze bestanden: exemplaren, titels, bestellingen, leden en transacties minstens voor een deel ens soms in zijn geheel ook op landelijk niveau beschikbaar is gekomen.

Voor bestellingen geldt dat de NBD eigenlijk al jarenlang onze schaduwboekhouding doet: zij hielden onze bestellingen bij, wij hielden onze bestellingen bij. Waarom dubbel werk en niet gewoon vertrouwen op het bestand van de NBD. Ik streep het Bestellingen-bestand vast weg.

Voor titels en exemplaren hebben we de afgelopen jaren flink gewerkt aan synchronisatie met de GGC en open zoekindex onder de naam NBC+. Met een beetje goede wil en wat doorwerken, strepen we ons exemplaren en titelbestand ook weg.

Dan houden nog over het ledenbestand  en het transactiebestand. Voor dit leden en transactiebestand moet je kijken naar de ontwikkeling van het IAM en de tools die nodig zijn om te komen tot een Nationale Bibliotheekpas. Dat is nog niet helemaal een sluitend transactiesysteem, maar wie hier energie op zet zou met een paar jaar toch een heel eind kunnen komen.

Kortom, het einde van het bibliotheeksysteem is nabij. Of blijft u gewoon alles dubbel doen?

Rapport Pleiade
Pleiade komt in haar rapport tot dezelfde conclusie.

Het rapport gebruikt onder ander bijgaande plaatje om te laten zien hoe in het Nederlands bibliotheekwerk gegevens 'rond worden gepompt': ze worden in verschillende systemen doorgekopieerd en daarmee houden wij verschillende systemen met dezelfde functie in stand.

 

Het rapport concludeert dan ook:

"De NBC+ vervangt de OPAC’s. Er zijn bijvoorbeeld nu 25 verschillende implementaties van de Aquabrowser met ieder een eigen index en integratielaag circa 60 bibliotheeksystemen met vaak een eigen publiekscatalogus. Dit wordt dus nu vervangen door één API met daarachter één index en één integratielaag, die alle OB’s kan bedienen. Met andere woorden: de NBC+ betekent een belangrijke efficiëntieslag voor de OB’s in Nederland."

Een conclusie die wat mij betreft net iets te stellig is: het KAN een belangrijk efficiëntieslag worden voor bibliotheken in Nederland. Want dan moet er nog wel wat gebeuren. Bibliotheken zullen dan moeten stoppen met dingen dubbel doen en daarmee hun eigen systemen kleiner maken.

In de conclusie van het rapport stelt Pleiade dat er twee opties zijn

Een vereenvoudiging van de lokale ILS systemen: De consequentie voor de lokale ILS systemen is dat deze vereenvoudigd kunnen worden en zich uitsluitend op transacties zouden kunnen focussen (‘light weight ILS’en’). De bezitsregistratie kan dan in de toekomst plaatsvinden door een link te leggen met de exemplaren en de bibliografische beschrijving in de NBC. M.a.w. een lokaal systeem heeft nog maar beperkte functionaliteit nodig en zou daardoor goedkoper voor de OB’s kunnen zijn.

Een multitenant ILS systeem voor alle OB’s: in een andere visie wordt gesteld dat er nu erg veel zaken op nationaal niveau worden geregeld: de nationale discovery omgeving, een nationale bibliotheekpas met een daar achterliggende nationale lenersadministratie en een identity en access management functie, het gecentraliseerde acquisitieproces van fysieke informatie door NBD BIBLION en de centraal aangekochte licenties van Ebooks door de inkoopcommissie. Het lijkt dan ook een logische stap om een nationaal, multitenant ILS systeem voor de Openbare Bibliotheken in te richten. Één bibliotheeksysteem voor alle OB’s zou veel efficiënter werken en daardoor aanzienlijk veel geld besparen.
 

Ik onderschrijf dezen uitkomsten van harte. Sterker nog, ze lijken verdacht veel op de visie van de Overijsselse bibliotheken uit 2011.

Twee prangende vragen...
Aantrekkelijke opties. Maar hoe zorg je er nou voor dat leveranciers van systemen zich ook werkelijk dit gaan doen? Want leer mij systeemleveranciers kennen: die bouwen uit zichzelf geen kleinere systemen. Hoe krijg je dit soort leveranciers op de knieën? Een een tweede vraag: als je in Nederland één groot systeem hebt, heb je dan nog wel concurrentie tussen systemen?

Morgen geef ik antwoord op die twee vragen. Maar ik voorspel u vast: het einde is nabij.