Hoe bibliotheken steeds meer netwerkorganisaties worden

Ik loop al een tijdje mee in bibliotheekland en heb veel zien veranderen. Bibliotheken kantelen van klassieke naar maatschappelijk educatieve bibliotheken. In veel provincies zijn destijds basisbibliotheken gevormd en heeft opschaling plaats gevonden.

Nauwelijks opschaling
Aan Overijssel is dat destijds voorbij gegaan. Daar waren drie goede redenen voor: 1) er was een stevige netwerksamenwerking tussen de Overijsselse bibliotheken, 2) er was een ontwikkeling van Kulturhusen waarbij bredere lokale organisaties ontstonden en 3) er was net een herindeling achter de rug. Dat heeft tot consequentie dat in Overijssel met iets meer dan 1.000.000 inwoners er nog bijna evenveel bibliotheekorganisaties zijn als gemeenten (24 bibliotheken, 25 gemeenten).

Bont palet aan nieuwe samenwerking
Tegelijkertijd laat bovenstaande kaartje zien dat de bibliotheken andere vormen van samenwerking hebben gevonden.

Gezamenlijk management: de directie- of MT-functie wordt gedeeld.
Kulturhus: Organisatie waarbij meerdere cultuur, zorg of welzijnsinstellingen samenwerken onder één management, al dan niet gefuseerd.
Basisbibliotheek: Eén bibliotheekorganisatie die werkt voor meerdere gemeenten. Bijna altijd een fusie van meerdere bibliotheken
Stadkamer: Hier hebben we er nog maar één van maar in Overijssel maar dat is een gecombineerde cultuurinstelling. Vergelijkbare instellingen in Nederland zijn Cultura Ede, BplusC in Leiden en het Cultuurgebouw in Haarlemmermeer.

In het plaatje zie je de hoofdvorm terug maar er zijn zeker combinaties mogelijk. Zo zit de basisbibliotheek Salland in Olst ook het kulturhus het Holstohus.

Juiste mix van samenwerking

Het landkaartje helemaal bovenaan verandert meerdere keren per jaar. Bibliotheken zijn hard op zoek naar de juiste wijze van organiseren. Zo is de bibliotheek in Enschede bezig met een onderzoek naar samenwerking met cultuurpartners in de stad. Zelf begeleid ik een aantal stichtingen die nu nog als 'stand-alone' benoemd zijn naar gezamenlijk management. Mooie initiatieven zitten nu bijvoorbeeld bij de bibliotheken in Oldenzaal, Hengelo en Hof van Twente die naast gezamenlijk management ook gaan zoeken naar gezamenlijk organiseren. Dit alles zonder fusie.

Opschalen in de bibliotheekkolom is allang niet meer een toverwoord. Belangrijk in de huidige tijd is om zowel op de kleine schaal goed te kunnen organiseren (tot op het niveau van kleine kernen) en tegelijkertijd schaalvoordeel door samenwerking te realiseren. Samenwerken met de dorpsraad maar ook samenwerken met het provinciale netwerk van biblliotheken.

Naar hybride samenwerkingsvormen: ook met burgers en techniek

Meer en meer ontstaan daar hybride samenwerkingsvormen waarbij fusies, samenwerkingen en allianties door elkaar lopen. Wie maatschappelijk rendement wil halen, heeft niet genoeg aan klassieke organisatievormen.

Kijk maar eens naar bovenstaande staatje met samenwerkingspartners uit de rapportage basisvaardigheden. Een flink rijtje professionele partners en vrijwilligersorganisaties. Alleen door open te staan voor samenwerking met al deze verschillende vormen ontstaat een flinke massa waarmee maatschappelijk effect in zicht komt.

Individuele burgers of groepen van burgers zijn dan ook steeds vaker een onderdeel van die samenwerking. En datzelfde geldt voor slimme techniek: zonder Klik en Tik en Digisterker was het niet mogelijk om stevige digitale coalities op lokaal niveau neer te zetten. Er ontstaat een driehoeksverhouding tussen professionele partners, burgers en techniek.

Het einde van de stand-alone-bibliotheek...
Een klassieke bibliotheek die alleen het bibliotheekwerk organiseert is een organisatievorm die we steeds minder zullen zien. Als die straks nog bestaat is het bibliotheek die meerdere allianties heeft en daardoor een bouwsteentje is in een breder lokaal raderwerk om samen maatschappelijke en educatieve uitdagingen aan te gaan: iedereen geletterd, iedereen digitaal vaardig, een vangnet voor iedereen om de hoek, toegang tot relevante kennis. Deventer staat hier bijvoorbeeld nog als stand-alone-bibliotheek maar is door haar wijkwinkel-alliantie al zo'n radertje.

Maar niet het einde van de bibliothecaris
De stand-alone-bibliotheek mag misschien op zijn eind lopen maar dat geldt allerminst voor de bibliothecaris. Hoewel die wellicht vroeger tussen de kasten liep, loopt zij (en soms een hij) steeds vaker tussen allerlei organisaties en groepen burgers door. Nog altijd met informatie en kennis als belangrijke brandstof.

Toch puzzelt mij deze samenwerkingen mij nog wel. Hoe zorg je dat de horizontale lokale samenwerking en de verticale bibliotheeksamenwerking allebei goed functioneren. Welke vormen passen daar het beste bij? Het is boeiende speurtocht waar ik me tegenwoordig bijna dagelijks in begeef. Puzzelt u even mee? Ik ben benieuwd wat u allemaal tegen komt.

Samenwerken als verdienmodel : de bibliotheek geeft geld aan de gemeente!

De bibliotheek Deventer bespaart 1,5 miljoen aan kosten voor de gemeenschap door samen te werken. Het betreft hier de opbrengsten van co-creatie en co-prodcuctie. Omgerekend € 15,- per inwoner. Dat was de uitkomst van een onderzoek dat ik hier een tijdje geleden al presenteerde.  Een onderzoek dat ik samen met mijn collega Peter Ribberink uitvoerde en dat gepresenteerd werd op de landelijke conferentie 'Koers bepalen' op 27 mei.

Aanbieden van 1,5 miljoen aan de wethouder
Hoewel de wereld zich zeker niet louter laat vangen in financiële cijfers, is het ook af en toe goed om er toch het vergrootglas op te leggen. Zeker als er geknibbeld wordt aan die gelden. Om die reden werd deze week een cheque aangeboden aan de betrokken bibliotheekwethouder in Deventer: Robin Hartogh Heijs.

Alice van Diepen, directeur van de bibliotheek Deventer, toog samen met vrijwillige taalmaatjes, medewerkers van het café Koek & Boek, wijkwinkelmedewerkers en collega's van de bibliotheek naar de wethouder om daar een cheque aan te bieden.

De wethouder was verheugd over de cheque en roemde de samenwerking. Meestal is het immers omgekeerd: komt een instelling vragen om geld, nu komen ze het plotseling brengen. De wethouder gaf aan de cheque wellicht maar mee te moeten nemen naar het overleg over de voorjaarsnota waar nog nader gepraat wordt over bezuinigingen. Dat de bibliotheek  hier een postief gebaar maakt is duidelijk.

Artikelen in de krant
Het Deventer Dagblad publiceerd twee dagen achter elkaar berichten over het onderzoek. Op de eerste dag ging men vooral in op het onderzoek zelf en het bedrag.

Bier, brood en een boek
Op de tweede dag - na aanbieding van de cheque - volgde een uitgebreider verhaal over allerlei vormen van samenwerken en laat vooral de veelkleurigheid daarvan zien. Een artikel waar ik zelf erg gelukkig mee was omdat het om zoveel meer gaat dan cijfers.

Creatieve oplossingen voor de toekomst
Als er bezuinigd moet worden is de reflex van gemeenteraadsleden vaak dat de bibliotheek maar creatieve oplossingen moet vinden. Zoals je kunt zien gebeurde dat in Deventer al heel vaak. Ook zonder bezuinigingen. Omdat we in de bibliotheek altijd op zoek zijn maar maximaal resultaat voor de samenleving.

Het is goed omdat elke keer te laten zien. Raadleden en wethouders worden elke vier jaar 'ververst'. Je verhaal over de bibliotheek moet je dus continue onderhouden en vertellen. In Deventer maakte ik deze week weer mee, hoe dat ook al weer gaat.

Mooi werk.

Een nieuw verdienmodel? Samenwerken levert € 15,- per inwoner op

In de afgelopen weken ‘verdienden’ mijn collega  Peter Ribberink en ondergetekende  1,5 miljoen euro voor de Bibliotheek Deventer.  Zelden zo snel zo veel geld verdiend....

Geïnteresseerd in hoe wij dat deden, zonder een bank te beroven? Lees dan even mee. Het is namelijk het bedrag dat in Deventer wordt verdiend door samen te werken met burgers en met andere partijen. Het is opbrengst van co-creatie en co-productie.

Die € 1,5 miljoen gaan we overigens binnenkort aanbieden aan de wethouder van Deventer.  Dit gebeurt tegelijk met de aanbieding van de jaarrekening. De bibliotheek verantwoordt zich dus niet alleen over de subsidie die men heeft gekregen maar legt verantwoording af wat het ‘multiplier-effect’ is van geïnvesteerde subsidie.

Op het congres ‘Koers bepalen’ dat op 27 mei onder auspiciën van VOB, Stadkamer en Rijnbrink plaatsvond zijn deze resultaten gepresenteerd. De hele presentatie treft u aan onder dit artikel.  

Aanpak

Hoe hebben wij die € 1,5 miljoen verdiend? Samen met het MT van de Bibliotheek Deventer hebben we de top-10 van samenwerkingsonderdelen gemaakt. Die top-10 bestaat uit onder andere de mogelijkheid om met partners onbemand open te gaan, samenwerking met vrijwillige burgers, de samenwerking met sociale partners in de wijkwinkel, het werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, shared services op het gebied van Personeelszaken, ICT en financiën.  Allemaal verschillende soorten samenwerkingen.

Vervolgens hebben we berekend wat de bedragen zijn die bespaard zijn door deze wijze van samenwerken. Daar hebben we vervolgens de kosten vanaf getrokken die de huidige werkwijze kost. Het verschil is de winst van samenwerking. Die top-10 levert voor de Bibliotheek in Deventer € 1,5 miljoen . Minstens, want dit is ‘slechts’ de top-10… En overigens, het bedrag is een jaarlijks terugkerend bedrag.

In de berekeningen is ook rekening gehouden met de kosten van samenwerking. Samenwerken is namelijk niet geheel gratis. Het vraag substantieel extra tijd in het MT. Er moet structureel op gestuurd worden en het levert meer overleg op met partners. Ook die extra is verdisconteerd in de berekeningen.

€ 1,5 miljoen, voor Deventer € 15,- per inwoner: wie durft nog te zeggen dat samenwerking niks oplevert?

Samenwerken als wezenlijk organisatieprincipe

Samenwerken doe je niet voor het geld. Samenwerken met instellingen en burgers past ook heel erg bij de bibliotheek en bij deze tijd. Van collectie naar connectie, zeggen we vaak. En connectie betekent dan ook burgers aan burgers verbinden. Ook is de bibliotheek allang geen stand-alone-organisatie.

Veel bibliotheken kunnen hun ambities niet realiseren omdat geld schaars is. Wie gaat denken 'zonder geld of met weinig geld' zal zien dat er toch nog veel mogelijk is. Het gaat dan om zoeken naar de juiste partijen die elk een deel bij elkaar kunnen leggen.   

Want in tegenstelling tot de begrensde subsidie, is de waarde van samenwerking nog sterk beïnvloedbaar. Wie goede partners vindt, kan volgend jaar voor veel meer geld aan samenwerking 'op de begroting' hebben staan. Zo samenwerken met de samenleving biedt dus nog heel veel mogelijkheden. Niet alleen achterkijken dus maar vooral vooruit kijken. Niet alleen een jaar van tevoren de finaniële begroting opstellen maar ook de  samenwerkingsbegroting.

Als Deventer niet zou samenwerken: 6 vestigingen sluiten

Ook hebben we een snelle scan gemaakt wat het betekent als Deventer zou stoppen met samenwerken. Stoppen met samenwerken betekent hetzelfde als een bezuiniging van € 1,5miljoen (50% van de subsidie).  Voor Deventer zou dit betekenen dat van de 8 vestigingen er nog slechts 2 over zouden blijven.  Moet ik nog vragen aan Deventernaren of samenwerking wel nodig is? Ik denk dat ik het antwoord wel kan raden: een volmondig ja.

Zelf berekenen?

Met onderstaande presentatie zullen vele bibliotheken in staat zijn, zelf hun opbrengst te berekenen. Wie toch meer informatie of ondersteuning wil, mag altijd contact opnemen.

Jaarlijks verantwoorden?

Tot slot: de directeur van de bibliotheek in Los Angeles overlegt elk jaar een cheque aan de gemeente van alle uren die vrijwilligers ‘schenken’ aan de bibliotheek. De bibliotheek legt op deze maatschappelijke verantwoording af. Ik kan mij voorstellen dat bibliotheken in bredere zin verantwoording afleggen op deze wijze: hoeveel samenwerking, hoeveel mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, hoeveel enthousiaste burgers die vrijwillig  meedoen.

In een tijd waar geld zeer schaars is, is samenwerken met instellingen en burgers een bijzonder interessant verdienmodel.