Verdwijnt de kleine bibliotheekorganisatie?

Verdwijnt de kleine bibliotheekorganisatie? Dat is een spannende vraag voor iemand die uit een provincie komt met veel kleine bibliotheekorganisaties... Laat ik vooraf zeggen dat ik een groot fan ben van kleine bibliotheken. Ik zie hoe goed ze aansluiten bij de lokale gemeenschappen, hoe goed ze hun gebruikerskring kennen en hoe makkelijk het daardoor lokaal samenwerken is. Deze kleine bibliotheken hadden al een 'community librarian' voor het woord was uitgevonden. Maar elke medaille heeft ook een keerzijde.

De afgelopen week kreeg ik een vraag of ik een overzicht kon maken van bibliotheken naar grootte in personeel. Met andere woorden: hoeveel betaalde formatie heeft een gemiddelde bibliotheek en hoeveel variatie zit daarin? Die vraag leidde tot bovenstaande grafiekje dat ik op basis van de openbare WSOB-gegevens van 2023 kon maken. Per bibliotheekorganisatie is daar te zien hoeveel betaalde formatie zij hebben, uitgedrukt in Fulltime Equivalenten (FTE). En toen ik dat overzicht had gemaakt en daar even over doorpraatte, was de conclusie toch: het einde van de kleine bibliotheekorganisatie lijkt nabij.

Steeds minder bibliotheekorganisaties, dus steeds grotere organisaties

In 2023 waren er 133 bibliotheekorganisaties. Samen hadden die iets meer dan 5.400 betaalde formatieplaatsen. Per bibliotheekorganisaties is dat gemiddeld 40,6 formatieplaats of FTE. Maar tussen al die organisaties zit een grote verscheidenheid. De kleinste bibliotheekorganisatie is de Gelderse Bibliotheek Scherpenzeel met 1,6 formatieplaats. De grootste organisatie is de Amsterdamse OBA met 260 formatieplaatsen. En alles daar tussen in. 

Per provincie zit er nog wel een flink verschil tussen zoals u kunt zien. Daar ga ik zo nog op in. Eerst maar eens de ontwikkeling in historisch perspectief. Als we een wat langere tijdlijn uitzetten dan zien we het volgende.  

Tot begin jaren '90 stijgt het aantal bibliotheekorganisaties nog. Dat heeft alles te maken met het feit dat toen nog lang niet alle gemeenten een bibliotheek hadden. Vanaf  de jaren '90 van de vorige eeuw  het aantal bibliotheekorganisaties.  In de jaren '90 houdt die eerste daling vooral gelijke tred met de opschaling van gemeenten.

Tussen 2000 en 2010 zie je dan plotseling een scherp daling. Voor ongeveer 2005 had elke gemeente een eigen bibliotheekorganisaties. Door herindelingen en opschaling zie je na 1990 en tot begin van het nieuwe millennium het aantal bibliotheekorganisaties licht dalen omdat het aantal gemeenten afneemt. En bij een herindeling fuseren bijna altijd de twee of meerdere bibliotheekorganisaties met elkaar. 

Na 2005 verandert dat. Er wordt vlak na 2000 een proces van bibliotheekvernieuwing ingezet waarbij door het Rijk opschaling gestimuleerd wordt. De grondslag daarvoor lag bij het rapport 'Open poort tot kennis' van de commissie Meijer die een herstructurering van het bibliotheek voorstond. Daarin werd gepleit voor grotere en robuuste bibliotheekorganisaties die over gemeentegrenzen heen georganiseerd werden. Daar ontstonden de basisbibliotheken. Dat proces duurde ongeveer tot 2010.

Provinciale verschillen zijn historische verschillen

Dat de omvang van de bibliotheekorganisaties zo verschilt per provincie zoals we in de eerste grafiek zagen, is vaak historisch verklaarbaar. Overijssel, de provincie waarbij 59% van de bibliotheken nog kleiner zijn dan tien formatieplaatsen, kende vlak voordat de herstructurering werd ingezet een herindeling in 2002. Daarbij ging men van zo'n 50 gemeenten terug naar 25 gemeenten. Het jaar daarop begon de herstructurering. Nog een keer fuseren vonden de bibliotheken in het oosten van het land, terecht, even niet zo'n goed idee. Daarbij kwam dat men met veel onderlinge samenwerking en de opkomst van Kulturhusen de toekomst goed geborgd had. 

In Groningen groeide men historisch naar één bibliotheekorganisatie voor de hele provincie. Totdat het Groninger Forum in beeld kwam en het handiger was om stad en ommeland te splitsen en er weer twee organisaties ontstonden die wel nauw samenwerken.

En zo kent elke provincie wel zijn eigen verhaal. Factoren die bij die verschillen een rol spelen zijn de bestaande provinciale structuur, de verhouding tussen stad en platteland, en ja, misschien ook wel een beetje hoeveel geld welke gemeente voor het bibliotheekwerk over had.  

Grotere organisaties om de verbrede functie te borgen

De snelle daling kwam dus vooral door die herstructurering tussen 2000 en 2010. Maar ook de laatste jaren zien we nog steeds een verdere daling van het aantal bibliotheekorganisaties. 

De daling die we nu zien, komt voort uit twee ontwikkelingen. Van jaar tot jaar zijn er altijd nog wel een paar gemeenten die fuseren en bibliotheken volgen die fusie. Dat is een klein deel van de verklaring. Want het merendeel van de daling wordt veroorzaakt door zelfgekozen fusies van bestaande bibliotheekorganisaties, opschaling naar multifunctionele organisaties of beide. 

Die beweging is vrij eenvoudig te verklaren. De omvang van het takenpakket van de bibliotheken werd in de afgelopen tien jaar snel omvangrijker met allerlei maatschappelijke en educatieve programma's. En dat in een tijd dat er niet evenredig veel geld bij kwam of zelfs werd bezuinigd. Die verbreding vraagt om meer specialisatie: denk aan extra consulenten voor onderwijs of programmeurs en projectleiders rond basisvaardigheden. Voor een kleine organisatie is dat minder eenvoudig te organiseren dan voor een grotere. 

Hoeveel inwoners voor één formatieplaats?

Nu zou je kunnen denken dat kleine bibliotheekorganisaties wellicht inefficiënte organisaties zijn. Dat is niet waar. Sterker, die kleine organisaties moeten al die taken vaak met minder formatie uitvoeren dan grotere organisaties. Ik zeg vaak, want het is geen wet van meden en perzen. 

Met dezelfde gegevens waar ik de eerste grafiek mee maakte, kun je namelijk ook op een rijtje zetten hoeveel FTE bibliotheken krijgen per 1.000 inwoners. Met andere woorden: hoeveel personeel heb je nodig voor een bibliotheek? Dat zie je in bovenstaande grafiek. 

Gemiddeld had een bibliotheek in 2023 één betaalde formatieplaats per 3.291 inwoners. Het merendeel zwermt voor één formatieplaats tussen de 3.000 en 5.000 inwoners. Aan de bovenkant - de organisaties met meer dan één fte er 2.000 inwoners - zitten eigenlijk allemaal multifunctionele culturele organisaties die ook andere medewerkers hebben meegeteld. Dat vertroebeld de uitkomsten wel wat omdat zij (veel) meer doen dan alleen bibliotheekwerk. 

Aan de onderkant - de organisaties met minder dat één formatieplaats per 5.000 inwoners, zitten bibliotheken die relatief weinig personeel hebben per 1.000 inwoners. En raad eens: daar zitten vooral kleine bibliotheken. Die bibliotheken zijn dus niet alleen klein maar hebben ook nog eens relatief weinig personeel voor hetzelfde takenpakket. Het personeel in kleine bibliotheken levert dus een gigantische prestatie.

In het bibliotheekwerk wordt wel gesproken over een mogelijk normenkader dat als richtlijn zou kunnen gelden bij de wetswijziging. Daar had een norm over omvang van personeel naar mijn mening nog best bij kunnen. Denk aan één FTE per 3.000-4.000 inwoners bijvoorbeeld. 

Bibliotheken zijn al lang begonnen...

Kleine bibliotheekorganisaties hebben dus wel een opgave. Verbreden en continuïteit bieden op een heel smalle basis. Ik besloot om nog iets verder te gaan en de twintig kleinste bibliotheken eens op rij te zetten. Dat lijstje - uit 2023 inmiddels - ziet er als volgt uit. Het zijn allemaal bibliotheken met minder dan tien formatieplaatsen. 

Bij dit lijstje is een flink aantal opmerkingen wel op zijn plek. Op de eerste plaats: het is niet slecht om een kleine bibliotheekorganisatie te zijn. Veel van de bibliotheken in dit lijstje zie ik jaarlijks terug in de verschillende lijstjes die ik maak van Best Presterende Bibliotheken. Alle respect, ze houden met weinig veel ballen in de lucht. Punt. 

Wat opvalt aan het lijstje is dat het bijna zonder uitzondering bibliotheekorganisaties zijn die voor één gemeente werken en dat die gemeente kleiner zijn dan 40.000 inwoners. Heuvelland is eigenlijk de enige vreemde eend in de bijt met drie gemeenten en iets meer dan 50.000 inwoners met slechts 5,8 fte. Wie dat doorrekent weet dat Heuvelland heel weinig fte krijgt voor de omvang van het werkgebied. Beste gemeente Eijsden-Margraten, Valkenburg en Vaals: doe er wat aan.

Eén gemeente en ook nog kleine gemeenten. Die kleine omvang van gemeenten is wel een dingetje. Want ook gemeenten hebben veel meer taken gekregen sinds de decentralisaties van 2015. En de verwachting was dat dit zou leiden tot een natuurlijke opschaling van gemeenten. Daar had destijds minister Plasterk ook al een korting voor ingeboekt die uiteindelijk tot het ravijnjaar zou leiden. Want die snelle opschaling kwam er niet. Niet alleen bibliotheekorganisaties hebben dus een vraag naar hun wijze van organiseren maar kleine gemeenten evenzeer.

Verder zie je - het lijstje is van 2023 - dat veel van deze bibliotheekorganisaties of al verder gefuseerd zijn of samenwerking kennen met andere organisaties om tot voldoende organisatievermogen te komen. Waar de gemeenten dus stilstaan, zijn de bibliotheken allang in beweging. En ik kan in mijn lijstje nog best wat gemist hebben. Zo lopen her en der wel wat onderzoeken of zijn die er in het verleden geweest. Elke organisatie op dit lijstje heeft zichzelf al de vraag gesteld over de wijze van organiseren. Maar er moet zich natuurlijk ook een goede gelegenheid voordoen. En soms is het diezelfde kleine gemeente die een stokje steekt voor een andere wijze van organiseren.  Fundament - bibliotheek Losser staat eigenlijk onterecht op dit lijstje. Het klopt dat zij een kleine omvang hebben als het gaat op bibliotheekpersoneel maar zij werken lokaal breed samen en hebben veel meer medewerkers dat de 6,2 fte die hier in het lijstje staat. Ook zij hebben dus al een nieuwe organisatievorm gevonden.

Wat ik concludeer op basis van de statistieke is iets waar bibliotheken dus al naar handelen. Bibliotheken zijn zelf allang begonnen waren met het organiseren van hun eigen toekomst. En ja, daar zouden de kleine gemeenten nog wel wat van kunnen leren. Bibliotheekbestuurders durven sneller over hun eigen schaduw heen te stappen dan gemeentebestuurders.  

Verdwijnt de kleine bibliotheekorganisatie?

Toch is opschalen lang niet de enige optie. Zeker niet. We zagen het al bij de opmerking over het mooie Fundament in Losser.  In het rapport 'De robuuste bibliotheek' van Berenschot uit 2023 werden vier scenario's geschetst als bedrijfsmodel voor de toekomst. 

In het rapport wordt bij elk bedrijfsmodel wat nadere uitleg gegeven. En uiteraard zijn er combinaties mogelijk. Regionale samenwerking bijvoorbeeld met tegelijkertijd een gecombineerde instelling. En naast deze toch was massieve organisatiemodellen zijn er natuurlijk nog tal van andere samenwerkingsvormen mogelijk. De bibliotheken Wierden, Tubbergen, Borne en Dinkelland die op het lijstje staan hebben daar bijvoorbeeld ervaring mee en zijn de afgelopen tien jaar opgeschoven van gezamenlijk management naar steeds intensievere samenwerking in de hele organisatie  

Er dus niet 'one size, fits all'. Wat de beste vorm is voor een bibliotheek, is op elke plek verschillend en vraagt altijd alle zorgvuldigheid. Wat je wel ziet, is dat veel organisaties in beweging zijn en opnieuw zoeken naar de juiste vorm en schaal. Ik denk dat dat een hele gezonde beweging is. 

Zorgplicht als nieuw ijkpunt voor de omvang en wijze van organiseren

Wat is nu de conclusie van dit alles? Veel is historisch verklaarbaar maar de historie hoeft niet het beste te zijn voor de toekomst. En veel bibliotheken nemen op veel plekken zelf de handschoen al op. De maatschappij verandert en dus verandert de bibliotheek. 

Daar komt nog bij dat er een wetswijziging aan zit te komen die gemeenten een zorgplicht oplegt voor het bibliotheekwerk. En middelen beschikbaar stelt te versterking van het bibliotheekwerk. Wie bovenstaande ziet, snapt dat het slim is van het ministerie om kleine gemeenten licht te bevoordelen bij het verstrekken van die middelen. 

Eén van de voorwaarden die de zorgplicht gaat opleggen is dat er een meerjarenplan van de gemeente komt voor bibliotheekwerk. En het kan bijna niet anders dat elke gemeente en bibliotheek bij dat proces even stilstaan bij de juiste wijze van organiseren in de komende jaren. Is de huidige opzet nog passend? Biedt het voldoende mogelijkheden om de verbrede en verdiepte rol vorm te geven?  Is het robuust genoeg en biedt het voldoende continuïteit? 

Met andere woorden, ik verwacht dat dit proces bibliotheekorganisaties opnieuw zal laten nadenken over de schaal en wijze van organiseren. En zoals gezegd: bibliotheken pakken die handschoen op veel plekken al op. Dat is fijn. Maar dat is niet het enige. Het gaat op veel plekken - zeker bij kleine gemeente - vaak ook gewoon om meer geld. Makkelijk werden er allerlei taken bij gedaan waar niet altijd het geld bij volgde. De bibliotheek organiseerde het wel en de overheid zei: 'dankjewel dat je dit weer gratis hebt opgelost'. Ook daar zitten grenzen aan.

Gebruik het momentum

Werk aan de winkel dus. De meeste zijn al begonnen. En nee, opschalen en fuseren is zeker niet de enige vorm. Ik blijf houden van de lokale schaal, eigenheid en ondernemerschap. Maar ik zie tegelijkertijd dat groei van functies en het bieden van continuïteit ook dwingen tot blijven nadenken over die juiste vorm. En daarbij geldt dat als zich een kans voordoet om daarover na te denken, dat je dat dan ook serieus moet doen. 

De zorgplicht en het meerjarenplan gaan zo'n moment worden. Gebruik het moment goed om samen met gemeente en partners nog eens goed te kijken naar de mogelijkheden.