Deze week passeerden we in Gelderland we weer een mijlpaal in centraal collectioneren. Eerder vertelde ik al het verhaal van de nieuwe uitdaging en van de eerste week. We begonnen met 40 vestigingen, na twee weken stegen we naar 60 en deze week volgt bijna het sluitstuk met nog eens ruim 30 vestigingen. Opnieuw een brug over. In dit blogje vertel ik maar eens wat je in zo'n weekje mee maakt. En bij elke grote stap is telkens de vraag: a bridge too far?
Voorbereidingen
In de weken rondom mijn vakantie had ik alle nieuwe bibliotheekstichtingen bezocht en daar gesprekken gevoerd. Met deze bibliotheken bouw ik hun collectieplan om naar de rationeel collectiemodule. Ondertussen werkte het collectieteam zich in samen met de hulp van de betrokken bibliotheken. Overigens ging voor dit team gewoon de aanschaf door en gingen we tussendoor ook nog een beetje op vakantie. Een gezellige drukte zeg ik dan. Maar ik kan me voorstellen dat andere mensen er supernerveus van zouden worden of gillend gek.
Ook bij deze sprong moest er nog wat gesleuteld worden aan de techniek van de collectiemodule. En dan blijkt toch weer dat - ondanks het feit dat we niks nieuws in gebruik nemen - er toch nog even wat hapert. Gelukkig ontdekt Jeannet - onze technische steun en toeverlaat - toch nog snel het euvel en opnieuw zijn we toch weer precies op tijd klaar.
En dan van start...
Het collectieteam werkt op dinsdag en donderdag. Er wordt op dinsdag gestart met nog een kort overleg. We bekijken de laatste wijzigingen, geven elkaar nog wat tips en het team gaat op weg. Met 30% meer vestigingen dan de week ervoor. We houden er rekening mee dat het team wat extra uren moet werken die week.
Eigenlijk start het vlekkeloos. De techniek is bekend en werkt. Hier merk je dat we nu toch al 9 weken op weg zijn met dit team. Er ontstaat een eerste routine. Toch valt de aanschaf nog even stil. Want er blijkt iets raars met een locatiecode. HEE zou 's Heerenberg zijn, maar volgens mij kennen we die ook als Heerde... Tijdens een pauze zetten we dat recht. De codes worden aangepast. Gelukkig is voor beide vestigingen niks mis gegaan.
Even later meldt een collega dat er niet besteld kan worden voor Velp. Zij blijkt de enige met dat probleem te zijn. Blijkt een bevoegdhedenkwestie te zijn. Ook hier een palletje wat net niet goed staat.
Badr, harde kaften en deelwerken
Ondertussen wordt er ook gewoon gegrapt: het boek 'Badr' wordt aangeboden door de NBD. Met harde kaft.... Om beter mee te kunnen slaan.
Ook zit de deelwerkenlijst van Biblioservice Fryslan deze week bij de bestellingen. Voor niet-bibliothecarissen: de deelwerkenlijst is een handig boekwerkje om alle titels van boekseries (zoals de Grijze jager) in na te kijken. De vraag is: welke vestigingen willen die hebben? We vragen het de contactpersonen van de stichtingen en krijgen snel antwoord. Ik vind het overigens wel verbazingwekkend dat ze die deelwerkenlijst niet ook online aanbieden. Lijkt me wel handig.
Op donderdag blijkt dat extra werken niet nodig lijkt te zijn. De extra vestigingen lijken gewoon binnen de gestelde tijd meegenomen te kunnen worden. Dat is mooi. Ondertussen ontdekken we nog even een fout met wat bestelde DVD's voor een bibliotheek. De betreffende bibliotheek krijgt een excuusbericht van ons. Ook wij maken fouten en zeker in het begin met zoveel vestigingen zie je wel eens iets over het hoofd. Het hoort erbij en we leren ervan.
De eerste collectioneur meldt donderdagmiddag om half drie dat ie klaar is. Het jeugdaanbod heeft deze week de meeste tijd nodig. Zij hebben heel veel series die deze week nagekeken moeten worden. De eerste collectioneurs die klaar zijn, gaan de de jeugdaanschaffers helpen.
Om half vijf kent het systeem een korte storing. En heel even lijkt het erop dat we toch het avondscenario uit de kast gaan halen. Maar een kwartier later kan - opnieuw - Jeannet ons melden dat het alles weer werkt.
Om zes uur wordt de laatste bestelling genoteerd en het systeem afgesloten. Langzaam wordt het stil in de werkruimte. Volgende week opnieuw, alleen dan met een halve dag minder omdat we dan nog een stukje training erbij doen. Elke week is weer anders.
Van opstart naar monitor
En ik realiseer me dat dit project met deze stap langzaam naar een nieuwe fase gaat: van opstart naar het monitoren van de voortgang. Maar voor nu weet ik dat onze teamleden: Liesbeth Postma, Margot Dros, Gerda van den Berg, Paul Visser, Heleen Lunenborg, Jacqueline Terwijn en Jacqueline Dulos weer een knap staaltje werk hebben geleverd!
De eerste collectioneur meldt donderdagmiddag om half drie dat ie klaar is. Het jeugdaanbod heeft deze week de meeste tijd nodig. Zij hebben heel veel series die deze week nagekeken moeten worden. De eerste collectioneurs die klaar zijn, gaan de de jeugdaanschaffers helpen.
Om half vijf kent het systeem een korte storing. En heel even lijkt het erop dat we toch het avondscenario uit de kast gaan halen. Maar een kwartier later kan - opnieuw - Jeannet ons melden dat het alles weer werkt.
Om zes uur wordt de laatste bestelling genoteerd en het systeem afgesloten. Langzaam wordt het stil in de werkruimte. Volgende week opnieuw, alleen dan met een halve dag minder omdat we dan nog een stukje training erbij doen. Elke week is weer anders.
Van opstart naar monitor
En ik realiseer me dat dit project met deze stap langzaam naar een nieuwe fase gaat: van opstart naar het monitoren van de voortgang. Maar voor nu weet ik dat onze teamleden: Liesbeth Postma, Margot Dros, Gerda van den Berg, Paul Visser, Heleen Lunenborg, Jacqueline Terwijn en Jacqueline Dulos weer een knap staaltje werk hebben geleverd!
