Vier manieren (en een halve) hoe het landelijk bibliotheeksysteem gratis wordt!

Op 21 juni presenteerde M&I/Partners de uitkomsten van het kostenonderzoek naar bibliotheeksystemen in Nederland. Dit als vervolg op het haalbaarheidsonderzoek naar een landelijk bibliotheeksysteem. Door deze doorrekening te doen, kon beter worden beoordeeld wat de kosten zouden zijn van een collectief landelijk systeem.

De conclusies waren tweeledig: 1) grote systemen zijn het goedkoopst en 2) de grote goedkoopste systemen blijken ook nog eens de meeste functionaliteit te hebben.

Op de website van de KB wordt gemeld:

"De gemiddelde kosten van het bibliotheeksysteem van de bibliotheken uit de steekproef (excl. back-office-taken en excl. BTW) bedragen € 0,56. Het goedkoopste systeem is € 0,37 en het duurste € 1,52 per inwoner. In het haalbaarheidsonderzoek dat in januari werd gepresenteerd werd gezegd dat landelijk een prijs mogelijk zou zijn tussen de € 0,40 en € 0,50 per inwoner. Die prijs lijkt dus zeker binnen bereik te liggen en zal leiden tot een besparing voor de hele sector.

Ik zal u wat vertellen: dat hele systeem kon nog wel eens veel goedkoper worden. En in  zeker zin misschien wel gratis. En dan bedoel ik niet het makkelijke antwoord: kan de Koninklijke Bibliotheek niet de hele rekening betalen? Ik kijk nog even een slagje verder.

Ketenverbeteringen
Maar gratis? Nou Deckers, overdrijf je nu niet een beetje?  Als dat landelijke systeem 40 cent per inwoner kost is het nog altijd € 6,8 miljoen per jaar.  Ik laat u vierenhalve manier zien hoe je  meet dan 6,8 miljoen kunt terugverdienen achter het landelijk bibliotheeksysteem.

Het rapport focust namelijk in hoofdzaak op de 'harde' financiën van het systeem: personeel, hardware, hosting en licenties. Dat zit allemaal in de rechtstreekse invloedssfeer van de ICT-systemen. Wie echter verder kijkt naar de mogelijkheden van een landelijk bibliotheeksysteem ziet dat ook bibliotheken gezamenlijk een flink aantal ketenverbeteringen kunnen doen. Ketenverbeteringen omdat het bibliotheeksysteem niet meer gebonden is aan lokale bibliotheken of provincies. Met een landelijk bibliotheeksysteem kunnen op een landelijk niveau worden afgestemd die tot op dit moment niet mogelijk zijn. Daar noem ik u vier voorbeelden van die tot aanzienlijke bedrage kunnen leiden.

Ketenverbetering 1: De verborgen kosten van verhuizingen
Eén van de handige zaken van een landelijke bibliotheeksysteem lijkt mij dat als iemand buiten zijn eigen gemeente verhuist, gewoon in het landelijke bibliotheeksysteem lid kan blijven en dat je een lid gewoon overhevelt naar de volgende bibliotheek. Ik reken u even voor wat dat op kan leveren.

Per jaar verhuizen 1,6 miljoen Nederlanders. Van die 1,6 miljoen verhuizen er 900.000 binnen hun eigen gemeenten en 700.000 buiten hun eigen gemeente. Zo'n 10% van alle Nederlanders pakt dus het boeltje op en gaat ergens anders naar toe. Laten we er eens vanuit gaan dat bibliotheekleden net zo verhuislustig zijn als gewone Nederlanders. Die 900.000 binnen uw eigen gemeente gaat nog wel goed. Die komen bij uw eigen balie en zeggen dat ze verhuisd zijn. Die 700.000 die buiten uw gemeente verhuizen, moeten in bijna alle gevallen worden uitgeschreven. Tja, en dan hopen we maar dat ze bij een andere basisbibliotheek weer lid worden. Het gaat dan om 4% van uw ledenbestand (700.000 op 17 miljoen inwoners). Dit zijn 160.000 bibliotheekleden per jaar in heel Nederland. De helft daarvan zal betalend lid zijn die elk een lidmaatschap hebben van gemiddeld 45 euro. Dat levert een jaarbedrag op van, hou uw vast: € 3,6 miljoen (80.000 x 45 euro). Elke maand dat deze betalende leden zich nog niet gelijk inschrijven in hun nieuwe woonplaats kost de bibliotheken € 300.000 aan gemiste contributie-opbrengsten en dan heb ik het nog niet over het feit dat veel betalende leden bij een verhuizing gewoon afhaken.

Ketenverbetering 2: Van provinciaal transport naar interprovinciaal transport
Als je een landelijk bibliotheeksysteem hebt kun je natuurlijk ook opnieuw kijken hoe en waar je boeken uit andere bibliotheken bestelt en welke transportroutes je daarvoor hanteert. Als je nu een boek bestelt bij een andere bibliotheek wordt het in 99 van de 100 keer vervoerd met een busje van een Provinciale OndersteuningsInstelling (POI).  Die busjes rijden in bijna alle gevallen alleen in de eigen provincie. Dat heeft vooral te maken met het feit dat veel bibliotheekprocessen op de provinciale schaal georganiseerd zijn. En veel van die bibliotheekprocessen zijn weer gekoppeld aan het (provinciale) bibliotheeksysteem.

Om een voorbeeld te geven: ik werk voor Rijnbrink die als POI werkt voor Overijssel en Gelderland. Onze busjes rijden binnen beide provincies maar in beide provincies hebben we een eigen overslagplaats en eigen transportroutes. De busjes rijden allebei langs de grenzen van Overijssel en Gelderland maar ieder in zijn eigen provincie. Dat hangt samen met de verschillende bibliotheeksystemen in de verschillende provincies en de afspraken die in de netwerken gemaakt zijn. Deventer wisselt dus niks uit met Twello (5 km afstand) maar wel met Steenwijk (80 km afstand). Lochem wisselt niks uit met Holten (10 km afstand) maar wel met Ammerzoden (120 km afstand) Wie de routes opnieuw zou inrichten over meerder provincies moet dus tot efficiëntere transportregio's kunnen komen.

Ik weet niet helemaal hoeveel kosten er in dit transport zitten. Mijn beredeneerde schatting is dat er zo rond de 10 miljoen euro per jaar in omgaat. Wie dat een slagje efficiënter kan maken door over verschillende provincies efficiëntere routes in te richten, heeft dus al snel tonnen zo niet een miljoen te pakken.

Ketenverbetering 3: Collectiebeheer
In het verlengde van provinciaal transport zitten onze lokale collecties. Lokale collecties die in een flink aantal provincies al worden ingevuld door provinciale collectieteams. Waar vroeger nog per stichting of zelfs per vestiging werd gecollectioneerd, wordt nu op provinciaal niveau de collectie aangeschaft. Daarbij wordt tegelijk onderlinge afstemming tussen collecties meegenomen. De ene bibliotheek heeft wat meer van dit onderwerp en de andere bibliotheek van dat. Of men schakelt over naar routed collecties voor kleine collecties die toch ververst moeten worden in titelaanbod.

Die provinciale collectieteams werken nu op provinciaal niveau omdat.... precies, omdat de systemen ook op dit niveau zitten. Kijk, bibliotheken die nu nog niet gezamenlijk aanschaffen hebben daar natuurlijk al hun eerste winst zitten maar bibliotheken die op provinciaal niveau zitten, kunnen kijken of ze (op onderdelen) niet op een nog hoger niveau dit kunnen organiseren. Uiteraard moet er voeling blijven met lokale situaties maar ik kan me wel voorstellen dat je rond toptitels die iedereen wil hebben echt wel naar een bijna geautomatiseerde aanschaf kunt.

Betrek vervolgens NBD|Biblion bij dit vraagstuk want ook daar zit nog een fikse winst. Nu laden alle 45 bibliotheeksystemen eerst de besteltitels in die de NBD aanbiedt om vervolgens het bestelbestand weer 45 keer terug te sturen naar de NBD. Laat de NBD lekker de titels gelijk in het landelijk systeem aanbieden. Scheelt veel werk met heen en weer sturen van bestanden.

Ik doe een gooi met wat je zou kunnen besparen. Stel dat het huidige collectiebudget van alle bibliotheken rond de 45 miljoen euro ligt en de personeelskosten voor het aanschafproces rond de 4,5 miljoen euro.  Samen 50 miljoen. Stel dat je op beiden 5% zou kunnen besparen door efficiënter werken. Reëel? Lijkt mij wel. Dan is dit 2,5 miljoen euro op jaarbasis.

Ketenverbetering 4: Schoolbibliotheken 
Zo, beste bibliotheekdirecteuren. Het schiet al aardig op met dat gratis bibliotheeksysteem. Maar we gaan nog even verder.Want het landelijk bibliotheeksysteem kent als standaardfunctionaliteit een schoolbibliotheeksysteem. Geen losse module maar bij de prijs inbegrepen!

Want zeg nou eerlijk: was u al klaar met die schoolbibliotheken voor basisscholen? En was u al begonnen  aan de Bibliotheek op school voor het voortgezet onderwijs? Precies: we hebben hier nog veel werk te verzetten en dat gaat de komende tijd nog veel geld kosten.... Tenminste als het in uw eigen systemen met aparte licenties moet gebeuren. Als dit standaard in een landelijk bibliotheeksysteem zit, zijn er besparingen te verwachten voor kosten die u anders had moeten betalen.

Enig idee om welk bedrag dat gaat? Dat is lastig te becijferen want de systemen liggen qua licentiekosten ver uit elkaar. Sommige systemen zijn geïntegreerd in het bibliotheeksysteem, andere systemen zijn stand-alone en moeten daarna nog op andere manieren gekoppeld worden. Zo'n 40% van de basisscholen doet mee aan de Bibliotheek op school. Nog zo'n 60% te gaan dus. Of we dat allemaal halen is de vraag maar dat we een systeem nodig hebben met weinig rompslomp is mij wel helder. Anders redden we dat helemaal niet.

De duurste licentie voor schoolbibliotheken is volgens mij 7 cent per inwoner. Laat ik daar eens vanuit gaan. Als heel Nederland met dat systeem zou werken, zou het gaan om € 1,2 miljoen licentiekosten per jaar. Daar komen vast nog kosten bij maar als ik dat nou eens als het bedrag voor heel Nederland gebruik, gewoon all-in. Ik vermoed dat we met elkaar nu ongeveer al de helft hiervan betalen. Blijft de helft over die later nog zou komen. Dat zou dan zo'n besparing van 6 ton per jaar zijn.

Blijft nog over dat we ook nog aan de slag gaan met de Bibliotheek op school voor voortgezet onderwijs. Vooruit ik tel daar ook nog een ton voor. Kom ik uit op 7 ton toekomstige besparingen per jaar.

Ketenverbetering 4,5: Back-office-kosten
Eentje die deels wel in het M&I-rapport zit maar is weggehaald uit de vergelijking is die van de back-office-kosten. Daar zitten met name de personele kosten achter allerlei processen achter: ledenadminstraties, financiële afhandeling e.d. De kosten daarvan blijken per bibliotheek flink te verschillen. Kijk maar eens naar bovenstaande grafiek. In de prijsvergelijking zijn die back-office-taken eruit gehaald, terwijl daar tussen de hoogste en de laagste toch zo'n € 2,50 per inwoner verschil zit en zo'n € 0,30 per inwoner tussen het gemiddelde en de laagste. Slim inregelen van de back-office-taken kan dus wezenlijk besparen. Maar de vraag is of je daarvoor moet wachten op een landelijk systeem. Vandaar dat ik hem maar als een halve optie aanduid.

Een gratis systeem?
Wie snel heeft geteld ziet dat we hier een bedrag te pakken hebben dat met gemak alle kosten van het landelijke systeem zou kunnen dekken. Is het daarmee gratis?  Nee, natuurlijk niet. Maar het toont wel aan dat we verder moeten kijken dan alleen de eerste directe besparing en dat er daarna nog veel meer mogelijk is. En daarmee zou je prima iets kunnen financieren dat nu nog veel geld kost.

Ergo: een beetje samenwerken en dat systeem hoeft niets meer te kosten.

Het mijnenveld van de bibliotheeksystemen?

Op dinsdag 24 januari presenteerde Marc van den Berg, sectorhoofd innovatie en ontwikkeling en plaatsvervangend directeur van de Koninklijke Bibliotheek, de uitkomsten van het onderzoek naar een landelijk bibliotheeksysteem. Hoewel ik over dit onderwerp al veel geschreven heb, past het mij dit keer niet om er artikelen lang op in te gaan. Waarom niet? Nou, omdat ik deel uitmaakte van het team dat het onderzoek deed en zelfs aan de wieg van dit onderzoek heb gestaan. Met andere woorden: een kritische houding kunt u hier van mij niet verwachten.

Maar mijn mond houden kan ik toch ook niet. Ik zal er een paar woorden aan wijden en paar dingen aanwijzen waarvan ik denk dat het interessant is om daar het lampje eens op te zetten.

Mijnenveld?
Sommige mensen zeggen dat de wereld van de bibliotheeksystemen een mijnenveld is. In ieder geval een gebied waar het voorzichtig manoeuvreren is. Bibliotheken die zelfstandig automatiseren (ik werkte ooit bij zo'n bibliotheek) ontlenen namelijk een bepaalde mate van autonomie aan zo'n systeem.  Dan gaat het om het gevoel dat men het helemaal zelf kan inrichten en innovaties ook volledig zelfstandig kan uitvoeren. Ja, ook alles zelf betalen. Dat ook. En nooit toegeven dat je meer betaalt dan een ander uiteraard.

Verder sturen de bibliotheeksystemen heel veel processen in bibliotheken. Het gaat zoals een systeem het wil. Een overstap naar een ander systeem betekent dan ook dat ontzettend veel processen opnieuw bekeken moeten worden. Daar worden we als bibliotheken redelijk 'merkentrouw' van en roepen we al snel: 'mijn systeem is de beste'. Sommige mensen zeggen zelfs dat de bibliotheeksystemen kenmerken hebben van fundamentalistische geloofsrichtingen.

En tot slot: elke bibliotheek heeft er een mening over, terwijl ze lang niet altijd zelf de contractpartner zijn met een leverancier. Dat is vaak weer een provinciale ondersteuningsinstelling die dit in opdracht van een groep bibliotheken doet.

Simpel is het dus niet. En binnen dat mijnenveld geeft het rapport aan dat bibliotheken een collectief systeem mogelijk is en dat dat het operationeel zou kunnen zijn vanaf  2019. De keurig geformuleerde eindconclusie luidt dan ook:

"Op basis van dit onderzoek concluderen de onderzoekers dat een landelijk bibliotheeksysteem voor Nederland technisch, bestuurlijk-organisatorisch en financieel haalbaar is. Met een landelijke bibliotheeksysteem kan het netwerk van openbare bibliotheekorganisaties voordelen behalen, in het bijzonder het versnellen van innovatie en het behalen van efficiency- en ketenverbetering binnen de branche. Voorwaarde is dat de bibliotheken bereid zijn processen en functionaliteiten te harmoniseren zodat alle bibliotheken gebruik maken van een ‘standaard’ systeem." 

Iemand noemde het een 'wollige' conclusie. Dat zal, maar wie bovenstaande veld ziet, moet die opinie denk ik toch bijstellen. De conclusie beweegt binnen de meest maximale ruimte die op dit moment mogelijk is. En laten we wel wezen,  Denemarken en Vlaanderen gingen ons al voor. Onmogelijk is het zeker niet. Maar het vraagt wel wilskracht en stuurmanskunst.

Een basissysteem mét schoolbibliotheken en een impliciete keus voor vernieuwing
In het rapport worden vier scenario's geschetst om te komen tot een landelijk systeem: 1) houden zoals het is, 2) modulaire opbouw, 3) basissysteem en 4) breed bibliotheeksysteem.  Beredeneerd wordt uitgelegd waarom gekozen wordt voor een basissysteem. Overigens wordt wel benoemd dat ook schoolbibliotheken al binnen dit systeem vallen. Dat is dus geen aanvullende functionaliteit. Iets waar veel bibliotheken op dit moment óf veel voor betalen óf waar men kiest voor een niet geïntegreerde oplossing vanwege de kosten.

Dat basissysteem is impliciet ook een keus voor vernieuwing. Tijdens het proces waren er bibliotheken die aangaven dat systemen vooral ook ruimte moeten bieden voor allerlei nieuwe functies.  Een enkele bibliotheek was zelfs zo stellig dat deze aangaf in het geheel geen bibliotheeksysteem meer te willen. Dat lijkt me met bijna 80 miljoen uitleningen (160 miljoen transacties) wellicht te vroeg maar duidelijk is dat er allerlei nieuwe functies bijkomen. De vraag is echter: komen die in het bibliotheeksysteem of naast en gekoppeld met het bibliotheeksysteem.

Op dit moment werkt de KB bijvoorbeeld aan een marketingplatform dat hier natuurlijk goed op kan aansluiten. Niet in datzelfde systeem maar wel afgestemd op elkaar.

Kosten
Er wordt in het rapport wel iets gezegd over een mogelijke prijs van het bibliotheeksysteem. Die zou tussen 40 en 50 cent per inwoner kunnen zitten. Maar daar worden nog allerlei opmerkingen bij gemaakt en zelfs dat dat nader onderzocht moet worden.

Interessanter naar mijn mening is het om nog eens goed naar de bijlage te kijken. Daar zit een vrij aardige analyse in van de kosten van biblliotheeksystemen. Gemiddeld besteden bibliotheken € 1,- per inwoner aan het bibliotheeksysteem (in totaal € 17.000.000,- in heel Nederland). Maar er zit een stevige variatie in naar onder en boven. Hoe groot die exact is, is niet bekend omdat in het onderzoek dat niet voor alle bibliotheken is onderzocht. Het is interessant om die calculatie nu voor de eigen organisatie te gaan maken en bovenstaande schema daarbij te gebruiken. Daarmee voorkom je dat je veel verborgen kosten vergeet.

Wie dus € 1,- per inwoner vergelijkt met die 40 tot 50 cent ziet dus dat er voor de sector als geheel  toch wat te winnen moet zijn. De kunst is dan om het voor iedereen interessant te maken. Ook voor partijen die wellicht aan de onderkant van deze prijs zitten. Maar dat er wat te winnen valt, mag duidelijk zijn.

Vlaanderen
Ondertussen is men in Vlaanderen aan de aanbesteding begonnen. Die moet ergens rond de zomervakantie afgerond worden. Stel dat het in Nederland nu aan het eind van dit jaar of ergens in 2018 helder is dan wordt het ook nog interessant om nog eens naar samenwerking met Vlaanderen te kijken. Want zou het interessant zijn om bijvoorbeeld IBL en collectiebeheer ook grensoverschrijdend te laten gaan. Niet de collectie Nederland maar de collectie Nederland en Vlaanderen dus. Hoe groter de netwerkcollectie is, hoe beter de dienstverlening zou moeten kunnen zijn.

Interactief proces
De Koninklijke Bibliotheek heeft al aangekondigd dat er een vervolgtraject komt. Om met de woorden van de website te spreken:

"Er moet nog een aantal onderwerpen helder worden voordat bibliotheken zich kunnen committeren: de invulling van de regievoering, de precieze uitwerking van de noodzaak tot standaardisering, de financiering van een collectief systeem en de richtprijs en de voorwaarden waaronder bibliotheken kunnen deelnemen."

Het traject was tot nu toe vormgegeven met een brede stuurgroep en een brede projectgroep. De projectgroep waar ik aan deelnam was een mooie mix van kwaliteiten van bibliotheken, POI's en KB. Al pratend kwam je bijna altijd tot goede of acceptabele oplossingen. Daarnaast zijn verschillende informatiesessies georganiseerd waar telkens 50 tot 70 bibliotheken aan deelnamen en die met goede aanvullingen kwamen in het onderzoek. Ik heb daarvan genoten. En ik kijk dus ook wel uit naar het vervolg.

Denemarken, Vlaanderen en nog een handje Europese regio's gingen ons al voor. Ik ken de tijd nog dat er meer dan 100 bibliotheekinstallaties waren (zo eind jaren '90 van de vorige eeuw). Dat zijn er nu nog maar 45. Bibliotheken werken meer samen dan ooit als het gaat over allerlei programma's zoals Bibliotheek op school en Basisvaardigheden. Alle bibliotheken gebruiken een landelijk logo of hebben een goede reden om ervan af te wijken. We delen een mooi gezamenlijk systeem voor ebooks waar best wat aan te verbeteren valt maar waar iedereen in kan en gebruik vna kan maken.  Tja, zo bekeken is het geen mijnenveld maar een mooie kans.

Het is aan de sector zelf: zien we samen een kans en hoe moet die er uit zien?  De ruimte is er. De vraag of we hem samen in willen vullen. Ik doe graag weer mee om die vraag te beantwoorden.

Download hier het rapport en de bijlagen