woensdag 16 november 2016

Hoe de Deense bibliotheken eind 2017 één landelijk bibliotheeksysteem hebben

In Nederland wordt  onder regie van de de Koninklijke Bibliotheek onderzoek gedaan naar een mogelijk landelijk bibliotheeksysteem voor openbare bibliotheken. In Vlaanderen lopen ze nog een paar stapjes voor op Nederland en zitten ze bijna in de fase van aanbesteding. Maar in Denemarken.... daar zijn ze eind volgend jaar gewoon klaar met de uitrol.

Naast een bezoek aan Dokk1 in Aarhus, sprak ik afgelopen week ook verschillende bibliotheekcollega's in Denemarken die betrokken zijn bij dit landelijke Deense bibliotheeksysteem. `

Startsituatie
De Deense situatie lijkt wel wat op de Nederlandse: er zijn 98 gemeenten  die elk een eigen bibliotheek onderhouden. En elk van die bibliotheken heeft een eigen bibliotheeksysteem, soms geclusterd in regiosystemen. Men kent een gezamenlijk Deens bibliografisch centrum die de nationale titelcatalogus bijhoudt. En men heeft een Deense digitale bibliotheek met onder andere een ebookplatform. En tot slot: men werkt samen met schoolbibliotheken.

Nou, klinkt bekend toch?

Samen optrekken
De gemeenten in Denemarken - waar bibliotheken onder vallen - hebben een gezamenlijk ICT-bedrijf Kombit. In 2012 begon dit bedrijf een proces om gezamenlijk met bibliotheken te komen tot de invulling van een landelijk bibliotheekysteem.  Men wilde een modern bibliotheeksysteem dat zowel openbare bibliotheken als schoolbibliotheken zou integreren. Verder zocht men naar manieren om kosten te besparen  en men wilde steviger sturing kunnen hebben op de innovatie. Deze innovatie was tot op dat moment sterk afhankelijk van de 'nukken' van de leveranciers.

Klinkt nog steeds bekend? Dan wordt het toch interessant om eens te kijken hoe ze dat gerealiseerd hebben.



2012/2013: Gezamenlijk programma van eisen en intekening
Men startte een project waarbij gezamenlijk een programma van eisen werd opgesteld en waar een gezamenlijke prijs op werd afgesproken. Bibliotheken werd gevraagd om akkoord te gaan met het programma van eisen en de genoemde prijs. Als meer dan 90% van de bibliotheken zou intekenen, zou  het ICT-bureau Kombit een aanbesteding uitzetten.

2013/2014: Bouw van een nieuw bibliotheeksyteem
Inderdaad tekenden voldoende bibliotheken in en de aanbesteding volgde. Het Deense bedrijf Dantek - dat even later overgenomen werd door Systematic - won de aanbesteding. Systematic bouwde vervolgens in anderhalf jaar een compleet nieuw bibliotheeksysteem: Cicero.

2015: Pilotinstallatie bij twee bibliotheken
In 2015 startte de uitrol bij twee bibliotheken.  Na installatie volgende een periode van vier maanden waarbij kinderziektes werden opgelost.

2016/2017: Uitrol 96 bibliotheken
Na deze pilot-periode lijkt het bibliotheeksysteem voldoende uitgekristalliseerd. Elke week worden nu twee bibliotheken overgezet naar het landelijke bibliotheeksysteem. Die uitrol gaat met een militaire precisie en de leverancier Systematic heeft hiervoor een uitgekiende procedure en mooie toolkit voor bibliotheken.



Cicero: integratie met Digitale bibliotheek en Nationale Bibliotheek Catalogus.
Het systeem dat Systematic bouwde gebruikt de catalogus van het DBC (Deens Bibliografisch Centrum). Het systeem heeft dus geen eigen catalogusmodule. Verder integreert het met de ebookplatform van DDL (Deense Digitale Bibliotheek).

Synchronisatie met de basisadministratie van de overheid
De Deense bibliotheken kennen geen contributie en je kunt lid worden op vertoon van je zorgverzekeringskaart die elke Deen heeft. De ledenregistratie is via een serviceplatform gekoppeld aan de administratie van deze zorgverzekeringskaart. Alle benodigde gegevens worden gesynchroniseerd met het bibliotheeksysteem.

1.350 schoolbibliotheken
In Deense wetten is vastgelegd dat elke school een schoolbibliotheek moet hebben. In Denemarken ga je van 6 tot 16 jaar naar de 'basisschool'. Elke school heeft dus ook een bibliotheek. De samenwerking met bibliotheken verschilt overigens wel wat met die in Nederland. Scholen zijn vaak in staat die bibliotheek op eigen kracht in te richten en uit te voeren.  Maar het bibliotheeksysteem is ook in klap voor alle schoolbibliotheken.

Wel back-end, geen front-end
Bijzonder vond ik overigens wel dat in de standaardleverantie aan bibliotheek geen front-end wordt geleverd. Met andere woorden: de zoekinterface moet je er nog los bijbestellen. Dat kan bij dezelfde leverancier maar dat kan ook bij een andere partij. Die situatie lijkt een beetje op de situatie in Nederland met de NBC+.

Petje af voor de Denen
De Deense situatie is bijzonder interessant voor Nederlandse bibliotheken. Waar ik vooral met bewondering naar sta te kijken, is dat ze in 18 maanden een compleet nieuw bibliotheeksysteem hebben gebouwd. Daar is echt door tientallen programmeurs tegelijk aan gewerkt.  Het is ze gelukt om een koppeling te maken naar landelijke modules zoals een gezamenlijke catalogus en de digitale bibliotheek. En vervolgens sluiten ze nu twee bibliotheken per week aan. In exact vijf jaar tijd ronden ze het hele proces af.

Ik neem mijn petje af voor die Denen. Een bijzonder knappe prestatie en wellicht een wenkend perspectief voor Nederland.

Voor meer info:
Goede Engelse beschrijving van de Deense situatie door Systematic
Programma van Eisen van het Deense systeem (wel Deens maar je kunt er aardig door heen lezen)

Geen opmerkingen: