donderdag 7 januari 2016

Op de achterkant van de sigarenkist: één landelijk bibliotheeksysteem bespaart € 2 miljoen per jaar. En dat is nog maar het halve verhaal is.


Dat het landschap van bibliotheksystemen in Nederland niet altijd even overzichtelijk is, toont bijgaande overzicht van Johan Stapel. In totaal hebben we bijna 50 installaties van bibliotheeksystemen.

Op deze plek hebben we het al vaker gehad over de mogelijkheid om de veelheid aan bibliotheeksystemen een beetje terug te snoeien en de digitale infrastructuur wat overzichtelijker te houden. Vlak voor de Kerst kreeg ik daar een paar onverwachte maar niet de minste medestanders bij: Jet Bussemaker en Sander Dekker.

Bussemaker en Dekker: Onderzoek vergroting efficiency bibliotheeksystemen

Beiden stuurden een brief naar de Koninklijke Bibliotheek als reactie op het beleidsplan van de KB 'De kracht van het netwerk'. Een afschrift van de brief ging naar alle leden van de Tweede Kamer

De minister schrijft in haar brief aan de Koninklijke Bibliotheek:
De bibliotheekbudgetten staan in veel gemeenten onder druk. In deze context is het van belang dat bibliotheken de beschikbare budgetten zoveel mogelijk kunnen inzetten voor de maatschappelijke opgaven en dat uitgaven voor ondersteunende processen zo beperkt mogelijk kunnen blijven. In de bibliotheeksector is een groot aantal verschillende bibliotheeksystemen in gebruik. Er zijn twijfels over de efficiency van deze historisch gegroeide situatie. Wij geven u in overweging, in vervolg op het rapport ‘Aansluiting landelijke digitale infrastructuur en lokale bibliotheeksystemen’, te onderzoeken in hoeverre de doelmatigheid kan worden vergroot door toe te werken naar één collectief systeem van shared services. De Wsob geeft daar een aanzet voor. Op basis van de netwerkbepalingen verwacht de wet namelijk dat deelnemers aan het bibliotheeknetwerk ondersteunende processen zodanig inrichten, dat daarmee de collectiviteit van het netwerk wordt versterkt
Rekenen we het vast uit op de achterkant van een sigarenkistje?

Nu verwacht ik zelf dat de KB op dit punt wel met onderzoek zal komen. Dat zal ongetwijfeld uitgevoerd worden door prima bureaus en het zal ongetwijfeld een goed verhaal opleveren.

Maar kunnen we het ook vandaag al berekenen? Is er met een beetje goede wil al niet snel een berekening te maken over die efficiency? De rapporten uit Vlaanderen bevatten onder andere een openbaar rapport over de kosten van het bibliotheeksysteem in verschillende provincies. Hierboven ziet u een tabel met gegevens uit dat rapport.  Daarin kunt u lezen dat in Vlaanderen het bibiotheeksyteem (licenties, personeel, apparatuur etc.) € 0,76 per inwoner kost.

Ik heb geen reden om aan te nemen dat de kostenstructuur in Nederland lager ligt dan die in Vlaanderen. Ik heb zelfs het vermoeden dat het iets hoger ligt. Maar laten voor de aardigheid maar eens uitgaan van die € 0,76 per inwoner.

Bibliotheeksystemen kosten € 13 miljoen en daarvan zou je € 2 miljoen kunnen besparen
Nederland kent  17.000.000 inwoners. Wie dat vermenigvuldigt met € 0,76 per inwoner komt uit op een bedrag van nagenoeg € 13 miljoen per jaar.

Is er heel veel te verdienen bij samenvoeging naar één systeem? De Vlaamse rapporten zijn daar heel voorzichtig in en kiezen dat ook niet als uitgangspunt. Wat we wel kunnen leren is dat de uitgaven sterk verschillen van plek tot plek. Op de ene plek is dus veel meer te besparen dan op de andere plek.

 Ook in ander verband - de samenwerking tussen universiteitsbibliotheken en OCLC Worldshare, een soortgelijk traject - toont aan dat besparing verdraaid lastig te realiseren is.

Mijn conclusie is dat die besparing dus beperkt zal zijn. Ik schat in dat je jaarlijks maximaal 15% kunt besparen op die  € 13 miljoen. Het kan wat meer zijn, het kan wat minder zijn.

Wie dat doorrekent komt op een besparing van maximaal € 2 miljoen per jaar.

Die € 2 miljoen per jaar is  een structureel bedrag waar je niet aan voorbij kunt  maar ook een bedrag waar je 160 stichtingen voor op één lijn moet zien te krijgen die lang niet allemaal dezelfde besparing hebben. Mijn verwachting is dan ook dat je op basis van deze besparing lang niet iedereen over de streep krijgt.

Focus op andere winst
Toch is dit maar het halve verhaal. Want welke winst valt er nog meer te halen uit één bibliotheeksysteem. De Vlamingen beginnen telkens hun verhaal over één systeem dat ze met al die afzonderlijke systemen telkens 3 jaar nodig hadden om elke landelijke vernieuwing weer gekoppeld te krijgen aan al die losse systemen. Versnelling van implementatie is naar mijn gevoel een grotere opbrengst dan het financiële voordeel.

Verder zou je bij één systeem ook de provinciale transportsystemen veel beter op elkaar kunnen laten aansluiten. De systemen bepalen nu vaak de grenzen van de samenwerking op dit gebied. In Gelderland en Overijssel kunnen we daar over meepraten.

Ook op collectie- en catalogusgebied zou je kunnen versnellen. Nu zie je net als bij transport dat samenwerking rond centraal collectioneren vaak belemmerd wordt door systeemgrenzen. Verder kent elk systeem zijn eigen catalogusbeheer en laden we allemaal de NBD-titels in. Daar zit winst.

En wat te denken van vraagstukken rondom Gastlenen en de Nationale BibliotheekPas of een gezamenlijke database van klantgegevens? Het lijken mij vraagstukken die een stuk vlotter kunnen gaan en goedkoper uitgevoerd met één systeem.

Wie dus wil berekenen waar winst zit in tijd, geld en kwaliteit zal dus breder moeten onderzoeken dan alleen de kosten van het bibliotheeksysteem.

Zien jullie nog meer punten waar je naar zou moeten kijken als je dit onderzoekt? Ik hou me aanbevolen. Helpen we onszelf en  het ministerie snel aan de juiste informatie.

Mede namens Jet en Sander, alvast dank!

8 opmerkingen:

Johan Hoenink zei

Ha Mark,
Denk inderdaad dat besparing niet al te groot zal zijn (tenzij we een veel goedkoper systeem weten te maken/vinden). Ben ook wel benieuwd wat migratiekosten naar een "eengemaakt" systeem zijn. Laten we eens uitgaan van € 50.000,- per systeem (conservatieve schatting) x 60 systemen dan is terugverdientijd 1,5 jaar.
Ook ben ik wel benieuwd wat bij het systeem hoort: is dat inclusief zelfbedienings- en betaal apparatuur?

Mark Deckers zei

@Johan: Dank voor je reactie! De besparing zal van bibliotheek tot bibliotheek sterk verschillen. Er zullen bibliotheken kunnen zijn die nauwelijks iets besparen (die het nu al heel goedkoop regelen) tot waar de besparing wel tot de helft kan zijn van wat men nu betaalt. Voor die bibliotheken zal het toch heel veel geld zijn. Geld dat flink schaars is.

Je inschatting van migratiekosten vindt ik wat lastiger. Kleinere systemen zullen zeker voor zo'n bedrag over kunen maar over grotere provinciale systemen twijfel ik nog wel. Ik denk dat dat echt nog wel wat hoger uitvalt.

En tot slot je vraag over wat er onder valt: In het Vlaamse onderzoek is gekeken naar het bibliotheeksysteem, centrale servers c.q. hosting en personeel. Randapparatuur is niet meegenomen in berekeningen en dat lijkt me ook terecht.

Peter Nugteren zei

Tja, hoi Mark, laat ik me ook maar in de discussie smijten... Mijn volstrekt ongenuanceerde en wellicht ongefundeerde persoonlijke meningen erin gooien. Was dit al op Facebook aan het doen - waarom dan niet hier?

Copy/paste:
ik ben geen tegenstander van dat ene übersysyteem - ik zie enkele voordelen. Maar wel uitermate kritisch.
A) Omdat het duurder en ingewikkelder wordt - ook in langjarig onderhoud - dan berekend (zie ook jullie opmerkingen over wisselende voordelen/verliezen).
B) Uniforme tarieven en regels overwegend een utopie blijven zolang ook het fysieke bibliotheekwerk/subsidiëring niet weer een landelijke taak wordt en ik denk dat bij zo'n enkelsysteem die uniformiteit broodnodig is wil je het onderste uit de kan halen.
C) omdat we al jaren zuchten onder het feit dat de concurrentie onder onze leveranciers te gering is - en vervolgens gaan we nog een paar zeldzame leveranciers de strot omdraaien. Niet slim.
D) omdat we met één systeem en tariefs- en regeluniformiteit ook lokale identiteiten van bibliotheken om zeep kunnen helpen - waar ik juist die lokale identiteit zoveel belangrijker vind dan die 'Hema-achtige' corporate identity zoals die door KB wordt nagestreefd. Zoals we gaan zien zal Hema de volgende VenD worden. Omdat het de winkels aan lokaal karakter ontbreekt.
Just my two pennies...

Mark Deckers zei

@Peter: Mijn grote dank! Altijd blij met iemand die het achterste van zijn tong durft te laten zien. Om volstrekt ongenuanceerd terug te reageren ;-): Nou laten we dan maar stoppen met samenwerken....

Mijn reactie met meer nuance: ik onderken dat al je punten inderdaad van belang zijn. En daarmee zie je dat een dergelijk onderzoek dus breder zal moeten zijn dan alleen techniek of alleen geld. Wens ik je verder een onguanceerd goed weekend toe ;-).

jan de waal zei

Volgens mij is er al bijna een systeem en dat is Wise van HKA/OCLC . Laat mensen maar eens meer onderling met elkaars bibliotheeksystemen kennis maken. Gewoon een maandje of twee werken bij een andere bibliotheek om zodoende het andere systeem te leren. Dan zijn alle vooroordelen wel verdwenen, Ga eens praten met mensen van Middenbrabant (OB Tilburg) die kunnen vergelijken. Om landelijk iets te bouwen lijkt mij verstrekt overbodig en verspilling van geld, allemaal om een soort politieke correctheid in stand te houden. Alle adviezen van allerlei bureaus, die een mooie betaalde klus binnen halen, kunnen natuurlijk niet adviseren dat het perfecte systeem er al is. Het vreemde is er is wel landelijk geld maar dat mag dan weer niet in commerciele partij (HKA) gestopt worden en dan gaan we maar iets overbodigs bedenken. Ik ben niet voor provinciale systemen, waar de zwakste schakel bepaald hoe het systeem werkt en waardoor allerlei vernieuwingen die in het systeem zitten, pas jaren later ter beschikking komen. Dat moet ook anders.
Natuurlijk moet je wel scherp blijven of de juiste ontwikkelingen in het systeem blijven, maar laten we het dan vergelijken met andere landen. In 2020 zit 70% van de bibliotheken in de cloud met hun bibliotheeksysteem

Mark Deckers zei

@Jan: welkom hier weer! En dank voor de suggestie, ik noteer hem. Overigens wie de Vlaamse rapporten heeft gelezen, komt dicht bij jouw opzet uit. En ik spreek overigens binnenkort mensen in Tilburg. Ook de suggestie die je daar doet, zal ik meenemen!

Frans Bergfeld zei

Hoi Mark,

Om nog maar een element toe te voegen. Een systeem is een middel en geen doel. Als we allemaal hetzelfde doel voor ogen hadden wat we over, pak 'm beet, 10 jaar bereikt willen hebben dan zou je daar denk ik best één goedkoper systeem voor kunnen bouwen. Door de lokaal verschillende invullingen van bibliotheekwerk hebben we niet één doel voor ogen. We zijn ook heel verschillend ingericht, in omvang, in combinatie met partijen waar we mee samen werken of zelfs mee gefuseerd zijn. Dus de ene bibliotheek wil met zijn systeem ook de muziekschool kunnen bedienen omdat ze daarmee gefuseerd is, terwijl een andere bibliotheek daar niet aan mee zal willen betalen omdat er misschien niet eens meer een muziekschool is in het werkgebied. Daarbij vraag ik me af of het doel wat we nu over 10 jaar bereikt willen hebben over vijf jaar nog steeds de stip op de horizon is, of dat we dan weer hele andere doelen hebben die systeemaanpassingen vergen. En als we nu al allemaal hetzelfde zouden willen (wat niet zo is) of dat dan ook zo blijft met het verstrijken van de tijd. Het systeem helpt je je doelen te realiseren (en soms werkt het systeem tegen). Dat wordt niet per sé beter als het systeem groter wordt.

De gedachte dat één centraal systeem beter en goedkoper is klopt denk ik vooral in theorie. De praktijk is een stuk weerbarstiger, grote centrale systemen zorgen doorgaans voor grote bijna onoplosbare problemen waar ook (bijna) niemand zich verantwoordelijk voor voelt. Er zijn wel een paar voorbeelden bij de overheid te vinden van mislukte centrale systemen in het recente verleden...

Frans Bergfeld

Mark Deckers zei

@Frans: dank voor je reactie! Mooie aanvulling. Dat het lokaal verschillend is,kan ik onderschrijven. Je zult dus moeten zoeken naar wat het geheel als stelsel dus beter of goedkoper maakt. Vandaar dat een onderzoek wel op zijn plek is. Als we dat al wisten, warenwe het nu natuurlijk al aan het doen. En dat het niet eenvoudig zal zijn om op één lijn te komen, wisten we natuurlijk ook al wel. Verder noem jij maar ook anderen de angst voor grote systemen en de mislukkingen van dit soort systemen in het recente verleden bij de overheid. Volgens mij ligt er een mooi onderzoeksrapport van wat de overheid daar nou van moest leren. Dat lijkt me in deze situatie wel een hele goede om er als leidraad eens naast te leggen. Want ik denk dat je die zorg serieus moet nemen als je verder zou willen.