maandag 23 juni 2014

Het einde van het bibliotheeksysteem is nabij.... een tragedie in twee delen : deel 1

Nog even en het eind van de bibliotheeksystemen is nabij. Is dat taal voor onheilsprofeten? Ik denk het niet. Het is in ieder geval dichterbij dan we denken. De afgelopen week werd ik offcieel geattendeerd op het rapport van Maurits van der Graaf van Pleiade. Eigenlijk verplichte kost voor elke bibliotheekdirecteur die nog een beetje visie op ICT wil hebben. Zeker als dat tot de conclusie leidt dat u uw bibliotheeksysteem wel weg kunt doen. In twee delen ga ik u uitleggen wat er gebeurt.

Lesje bibliotheeksystemen
Maar eens even beginnen bij het begin. Voor iedereen die iets minder thuis is bibliotheeksystemen leg ik de basisprinicpes nog maar even kort en versimpeld uit.

Een bibliotheeksysteem bestaat uit meerdere bestanden die aan elkaar worden gekoppeld. Zo is er een titelbestand met daarin keurige titelbeschrijvingen. Er is een exemplarenbestand waarin we aangeven welk boek bij welke titel hoort met welke chipcode of barcode. Er is een ledenbestand waarin we ledengegevens bijhouden en een bestellingenbestand waarin we onze bestellingen opslaan die we hebben doorgegeven aan onze leverancier.

Tot zover goed te volgen, denk ik.

Stille revolutie
Nu heeft zich de afgelopen jaren iets voltrokken wat een eerste aanzet zou kunnen zijn van een stille revolutie. Of die uitbreekt bepaalt de branche zelf.

Het blijkt namelijk dat elk van deze bestanden: exemplaren, titels, bestellingen, leden en transacties minstens voor een deel ens soms in zijn geheel ook op landelijk niveau beschikbaar is gekomen.



Voor bestellingen geldt dat de NBD eigenlijk al jarenlang onze schaduwboekhouding doet: zij hielden onze bestellingen bij, wij hielden onze bestellingen bij. Waarom dubbel werk en niet gewoon vertrouwen op het bestand van de NBD. Ik streep het Bestellingen-bestand vast weg.

Voor titels en exemplaren hebben we de afgelopen jaren flink gewerkt aan synchronisatie met de GGC en open zoekindex onder de naam NBC+. Met een beetje goede wil en wat doorwerken, strepen we ons exemplaren en titelbestand ook weg.

Dan houden nog over het ledenbestand  en het transactiebestand. Voor dit leden en transactiebestand moet je kijken naar de ontwikkeling van het IAM en de tools die nodig zijn om te komen tot een Nationale Bibliotheekpas. Dat is nog niet helemaal een sluitend transactiesysteem, maar wie hier energie op zet zou met een paar jaar toch een heel eind kunnen komen.

Kortom, het einde van het bibliotheeksysteem is nabij. Of blijft u gewoon alles dubbel doen?

Rapport Pleiade
Pleiade komt in haar rapport tot dezelfde conclusie.

Het rapport gebruikt onder ander bijgaande plaatje om te laten zien hoe in het Nederlands bibliotheekwerk gegevens 'rond worden gepompt': ze worden in verschillende systemen doorgekopieerd en daarmee houden wij verschillende systemen met dezelfde functie in stand.

 
Het rapport concludeert dan ook:
"De NBC+ vervangt de OPAC’s. Er zijn bijvoorbeeld nu 25 verschillende implementaties van de Aquabrowser met ieder een eigen index en integratielaag circa 60 bibliotheeksystemen met vaak een eigen publiekscatalogus. Dit wordt dus nu vervangen door één API met daarachter één index en één integratielaag, die alle OB’s kan bedienen. Met andere woorden: de NBC+ betekent een belangrijke efficiëntieslag voor de OB’s in Nederland."
Een conclusie die wat mij betreft net iets te stellig is: het KAN een belangrijk efficiëntieslag worden voor bibliotheken in Nederland. Want dan moet er nog wel wat gebeuren. Bibliotheken zullen dan moeten stoppen met dingen dubbel doen en daarmee hun eigen systemen kleiner maken.

In de conclusie van het rapport stelt Pleiade dat er twee opties zijn
Een vereenvoudiging van de lokale ILS systemen: De consequentie voor de lokale ILS systemen is dat deze vereenvoudigd kunnen worden en zich uitsluitend op transacties zouden kunnen focussen (‘light weight ILS’en’). De bezitsregistratie kan dan in de toekomst plaatsvinden door een link te leggen met de exemplaren en de bibliografische beschrijving in de NBC. M.a.w. een lokaal systeem heeft nog maar beperkte functionaliteit nodig en zou daardoor goedkoper voor de OB’s kunnen zijn.

Een multitenant ILS systeem voor alle OB’s: in een andere visie wordt gesteld dat er nu erg veel zaken op nationaal niveau worden geregeld: de nationale discovery omgeving, een nationale bibliotheekpas met een daar achterliggende nationale lenersadministratie en een identity en access management functie, het gecentraliseerde acquisitieproces van fysieke informatie door NBD BIBLION en de centraal aangekochte licenties van Ebooks door de inkoopcommissie. Het lijkt dan ook een logische stap om een nationaal, multitenant ILS systeem voor de Openbare Bibliotheken in te richten. Één bibliotheeksysteem voor alle OB’s zou veel efficiënter werken en daardoor aanzienlijk veel geld besparen.
 
Ik onderschrijf dezen uitkomsten van harte. Sterker nog, ze lijken verdacht veel op de visie van de Overijsselse bibliotheken uit 2011.

Twee prangende vragen...
Aantrekkelijke opties. Maar hoe zorg je er nou voor dat leveranciers van systemen zich ook werkelijk dit gaan doen? Want leer mij systeemleveranciers kennen: die bouwen uit zichzelf geen kleinere systemen. Hoe krijg je dit soort leveranciers op de knieën? Een een tweede vraag: als je in Nederland één groot systeem hebt, heb je dan nog wel concurrentie tussen systemen?

Morgen geef ik antwoord op die twee vragen. Maar ik voorspel u vast: het einde is nabij.

4 opmerkingen:

Hans ter Heijne zei

Interessant Mark ...

Con zei
Deze reactie is verwijderd door de auteur.
Con zei

Ontwikkeling met kansen. Aanvullende vragen: Inmiddels rijzen de kosten om als middelgrote Bibliotheek aangesloten te blijven op de branche de pan uit. Is dit een oplossing? En hoe past deze centralisatie in de transitie waarin Bibliotheken steeds meer community's worden? Dat vraagt om flexibele systemen!

Anoniem zei

Als het de openbare bibliotheken van Den Haag en Rotterdam al niet lukt om (delen van) het door jou geschetste systeem te (laten) ontwikkelen hoe zal het dan op landelijk niveau gaan?